消込という作業を知っていますか。経理などの業務をおこなっていない限り、聞いたことがない人がほとんどでしょう。会社にとって消込とは絶対におこなわなくてはいけない作業なのです。

本記事では消込について解説いたします。作業の流れや注意点などについても解説しているので、ぜひ参考にしてください。

1. 消込とは？

消込とは売掛金や買掛金などの債権・債務の勘定科目の残高を消していく作業のことです。
たとえば、売掛金の入金があったとします。売掛金の入金があるということは、それにともなう支払明細が存在することになるため、正しい金額が入金されているか、そもそも売掛金が入金されるのは正しいのか、などは支払明細を見ればチェック可能です。
そのチェックの際に入金されているデータを消していくことで、売掛金が請求どおりに回収できているか、残りの売掛金のデータと実際の入金にずれがないか、遅れが出ている回収はないかなどを確認することができます。これが消込と呼ばれる作業の流れです。

1-1. 入金消込と支払消込の違い

商品代金が入金されたときにおこなう消込を「入金消込」といい、その反対で代金を支払ったときにおこなう消込を「支払消込」といいます。いずれも、支払いがされたときに消込作業をおこなうため、忘れないようにしましょう。

1-2. 売掛金や買掛金の消込仕訳

売掛金の入金や買掛金の支払いをおこなったときの仕訳処理について、それぞれ解説します。

売掛金の消込仕訳

まずは売掛金発生の仕訳処理をおこないます。その後で、売掛金の支払いが確認できたら、消込処理をおこないましょう。
商品10万円分を掛売りして、後日口座に売掛金が振り込まれた場合はこのように仕訳します。

売掛金を借方と貸方双方に記載して相殺する、と考えると覚えやすいでしょう。もし売掛金が発生しなければ、下記のようになります。

買掛金の消込仕訳

買掛金も、売掛金と同様の考え方で処理できます。
まずは買掛金発生の仕訳処理をおこないましょう。その後で、売掛金の支払いが確認できたら、消込処理をおこないます。

仕入れ10万円分を買掛けして、後日取引先の指定口座に買掛金を振り込んだ場合は下記のとおりです。

売掛金を借方と貸方双方に記載して相殺する、と考えると覚えやすいでしょう。もし売掛金が発生しなければ、下記のようになります。

2. 消込の作業の問題点や注意点

消込の作業にはいろんな問題点や注意点があります。もちろん、会社において欠かせない作業ではあるのですが、問題点について理解しておかないと大きなミスを生む可能性もあるので注意してください。

2-1. 会社の規模が大きくなると作業が煩雑になる

消込作業自体は非常に単純です。しかし、会社の規模が大きくなると入金や出金の件数がどんどん増えていきます。当然ですが、消込が多くなってしまい、作業も煩雑になっていきます。

その結果、月次決算に消込が間に合わない可能性が出てきてしまい、月次決算の締めが遅れる原因になってしまうのです。これが消込の問題点です。正確にいえば、消込をおこなわなくてはいけないにもかかわらず、それを簡略化できるシステムなどが導入されていないのが問題となります。

消込の作業はエクセルを用いておこなわれることが多いようです。エクセルには計算や関数、フィルタ機能などが備わっており、請求先ごとに入金日を管理したり金額管理したりすることができます。マクロを使用すれば、繰り返しおこなう作業を自動化することも可能です。

このようにエクセルは便利ではあるのですが、取引先が多くなるとデータそのものの数が増えてしまうので、管理が難しくなってしまいます。エクセルで消込の作業をおこなうのには、限界があると考えてください。

2-2. ヒューマンエラーが起こる

さきほどの問題点に付随しているのですが、エクセルを使って自動的に計算をおこなったとしても、入力ミスをなくすことはできません。最終的に金額が間違っていないか、正しい箇所に記載されているかなどを確認するのは、あくまでも人間です。そのため、ヒューマンエラーがどうしても起こってしまうのです。

そしてマクロなどを設定すると、管理が複雑になるため対応できる人が限られてしまいます。その結果、消込という毎月おこなわなくてはいけない業務が属人化してしまう可能性があるのです。

属人化すると、その人が体調不良などで長期間休んだ際に、業務をおこなえる人がいなくなってしまいます。消込の作業は後に回せるというものではありません。その月に発生した入金や出金に関わる消込作業は、その月におこなわなくてはいけません。

エクセルは便利ですが、属人化しやすいという欠点も抱えています。システムを導入すれば、消込作業が属人化する心配もありません。ある程度消込作業の規模が大きくなってきたらシステムの導入を検討する必要があるでしょう。

2-3. 技術や経験が必要

エクセルを使った消込作業は複雑な部分が多くあります。そのため、ミスなく消込作業をおこなうためには、技術や経験を持った従業員が必須です。しかし、そういった人材を常に会社に抱えておけるわけではありません。

本人の都合によって退職されてしまう可能性もあります。そうなると会社で消込作業をおこなえる人がいなくなり、別の人がなんとか消込をやろうとしてもミスが出てしまう可能性があります。退職するまでの間に引き継ぎをおこなったとしても、ミスなくおこなえるレベルまで技術力が上がるとは考えづらいでしょう。

このように消込にはいろんな問題点や注意点があります。それらをすべて解決するためには、システムの導入が欠かせません。もちろん、システムの導入にもデメリットはあります。しかし、エクセル作業によるヒューマンエラーのリスクやそもそも消込ができない可能性と比べると、デメリットは小さいです。

現在、エクセルで消込をおこなっている会社の方は、システムの導入を検討してみてください。

3. 入金消込システムを導入するメリット

さきほどからシステムを導入をすれば消込が楽になると説明してきました。具体的にシステムを導入するとはどういったことなのでしょうか。

システムの内容はさまざまですが、一般的には入金データを収集する作業や入金情報の照合、仕訳情報の入力、売掛金残高の確認などの作業がすべて自動でおこなえるようになります。エクセルだとこれらの作業は手動でおこなうしかありません。

もちろん、システムだからといってすべてが自動でおこなえるわけではありません。しかし、エクセルと比べるとかなりの作業が自動でおこなえるようになります。

具体的なメリットについて解説いたします。

3-1. ヒューマンエラーが減る

自動でおこなえる作業が増えれば増えるほど、ヒューマンエラーは減っていきます。自動化できた作業に関してのみヒューマンエラーが減るように思われますが、実はそうではありません。

手動で作業をしていると当然ですが疲労が蓄積していきます。疲労はミスを誘発するので、簡単な作業でもミスを起こすようになります。しかし、消込作業が自動化すれば、従業員の負担が減るため、疲労の蓄積が少なくなり、手動でおこなわなくてはいけない作業についてもヒューマンエラーが減るのです。

影響は消込作業以外の業務にも表れるでしょう。従業員の負担を減らすことで、会社のすべての作業においてヒューマンエラーを減らすことが可能なのです。

3-2. 経営状況を把握しやすくなる

システムを導入すると、お金の流れがすべてデータ化されます。データ化されれば、それを参考にして経営状況を見直すことが可能になります。

今までは経営状況を見直そうとすると、お金の流れを一から洗っていく必要がありました。しかし、データ化していれば現状の把握が非常にしやすくなります。その結果、キャッシュフローを見直したり、それを改善したりすることがしやすくなるのです。

これらがシステムの導入のメリットです。まだ、システムを導入をしていない会社にとっては、具体的にどれくらい楽になるのかわかりづらいかもしれません。実際に運用してみると、エクセル作業との差は歴然なので導入を検討してみてください。

4. 消込は専用のシステムを活用して確実に効率よくおこなうのがおすすめ

消込は会社にとって欠かせない作業です。常に発生する作業であるため、どのようにして効率良くおこなっていくかを考えなくてはいけません。もちろん、消込をおこなえる人を増やすのも効果的ですが、最も簡単なのはシステムの導入です。

エクセルでの作業には限界があります。今までミスがなかった会社でも、今後もずっとミスがない状態が続くとは限りません。早めにシステムの導入を検討するのは、リスク回避の意味でも重要です。