契約書の管理でもう悩まない!|重要性と方法まで細かく解説 | jinjerBlog

契約書の管理でもう悩まない!|重要性と方法まで細かく解説

膨大な量の契約書の管理が追いつかない、そのような悩みを抱えている管理者も多いでしょう。契約書が適切に管理されていない企業では、業務効率が悪化するだけではなく、最悪のケースでは契約書の紛失など重大なトラブルも起こりかねません。

管理する契約書の数を減らそうにも契約書には法的な保管義務があります。長期間に渡って管理するためには管理体制のルール化が必要です。

この記事では契約書の管理にお困りな方に向け、契約書管理の重要性や適切な管理方法を解説していきます。

自社の電子データの管理方法が電子帳簿保存法に即しているか知りたい方へ

電子帳簿保存法

2021年5月の「電子帳簿保存法」改正案公布によって、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されました(猶予期間あり)。

これにより、デジタル社会の実現に向けて法整備が進み、今まで電子化できなかった書面が電子化できるようになります。

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1.契約書管理の理想とは

契約書管理の理想とは以下の項目が保たれている状態です。

● コンプライアンス体制が強固
● 契約の締結から保管までの手順が明確で簡単
● すぐに欲しい契約情報にアクセス可能

ここでは各項目について解説します。自社の現状と比較し、契約書管理の課題を洗い出しましょう。

1-1.コンプライアンス体制が強固

まずはじめに意識することは契約書管理のコンプライアンス体制です。契約書には自社の資産(お金やモノ)の流れが記載されており、このような書類は法律上の「重要書類」として扱われます。また、契約相手の会社情報・個人情報も記載されているため、情報の流出や書類の紛失・消失は絶対に防がなければなりません。

紙の契約書の場合、書類の持ち出しによる紛失や火災・水害による消失が考えられます。これらのリスクを排除するためには契約書の電子化が有効です。法律上は電子契約書であっても要件を満たせば原本として扱えるため、積極的な導入を検討しましょう。

一方、契約書を電子化して管理する際は「オープン過ぎる状態」にしないことが重要です。不特定多数の人が全ての契約書を容易に閲覧できてしまう状態は好ましくありません。契約書ごとにステータスを設定し閲覧制限を設けるなどの対策が必須です。

1-2.契約の締結から保管までの手順が明確で簡単

1枚1枚の契約書を適切に管理するためには、契約の締結から保管までの手順が明確にルール化されている必要があります。契約書の管理が上手くいかない要因のひとつが管理部門と現場の契約書の扱いに関する認識の齟齬です。管理部門と現場が統一されたルールで契約書を管理することにより、スムーズな業務遂行が可能となります。

なお、この点に関しても契約書の電子化、および電子契約システムの導入は有効です。「誰が」「どのような契約を」「どの程度の進捗で」進めているのかが一元管理できるため、現在社内で進行している契約の所在が把握しやすくなります。

1-3.すぐに欲しい契約情報にアクセス可能

欲しい契約情報にすぐにアクセスできることも契約書管理の重要な要素です。例えば、ある契約を進めていく上で過去の契約情報を参照する必要が生じたとします。ここで必要な情報がすぐに見つかれば、相手にとってより良い提案を迅速におこなうことが可能です。一方、必要な情報が見つからなければ契約が破談になってしまうことも考えられます。

「ビジネス機会の損失」や「自社に損害を与えるトラブルの防止」のためにも、必要書類へのアクセスは簡単かつ迅速におこなわれる必要があります。契約書管理の利便性を高めることは業務効率改善に加えて自社の利益にも直結することを覚えておきましょう。

2.契約書が適切に管理されていないと生じる問題

契約書が正しく管理されていない場合、企業の正常な事業活動に支障をきたすことが予想されます。企業にとって甚大な損害に繋がることもあるかもしれません。ここでは契約書の管理不全で起こり得る問題・トラブルを紹介します。

2-1.トラブル時に迅速な対処ができない可能性

契約内容を巡ってトラブルが発生した場合、該当の契約書をすぐに参照できないと迅速な対処ができません。契約書は契約に関するルールに当事者が同意したことを示す書類であり、問題に対する責任の所在を明らかにするための証拠です。証拠の確認に時間が掛かってしまうと、一方的に不利益な対応を迫られる恐れもあります。

2-2.別部署が契約内容を確認したい際の不正確な情報伝達

契約書管理が属人化してしまうと、他部署が契約内容を確認したいときに正しい情報が共有できません。一定のルールに基づいた一元管理ができていないと契約書の所在確認に時間が掛かるばかりか、有効期限のチェック漏れといった業務上のトラブルに繋がるリスクもあります。

2-3.原本の紛失、重複契約の発生

不適切な契約書管理は、原本の紛失や重複契約といった重大なトラブルにも発展しかねません。仮に契約内容からトラブルに発展した場合、原本が紛失してしまっては一切の反論ができなくなってしまいます。そればかりか、情報漏洩を指摘されて更なるトラブルに発展する可能性もあります。

また、過去の契約内容が参照できなければ同様の契約を二重で締結してしまうリスクも高まります。特定の得意先に対して複数の部署が関わっている場合などは特に注意が必要です。

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3.契約書管理の具体的な方法・手順

社内で契約書の管理体制を確立するための具体的な手順を解説します。管理体制を確立した後はそれを維持するための社内ルールの周知も重要です。

3-1.管理体制を整理

始めに社内の管理体制を整理し、新たな管理体制の枠組みを決めましょう。ここでは「誰が」「何処で」「どの書類を」管理するかを明確に定めます。契約書管理に関わる業務内容や課題を洗い出し、目的を持って枠組みを作ることが大切です。

契約書を本社で一括管理する場合であれば、一般的には総務部や経理部、法務部といった管理部門が管理を担当します。また、企業によっては各部署・各事業部単位で契約書の管理を集約するケースもあります。いずれの方法でも契約書を管理する担当部署、担当者を明確に定めることが重要です。
契約書によっては鍵付きのキャビネットへの保管が必須になるのでよく確認しましょう。

3-2. 原本を適切に集約

次に管理担当者の元に該当する契約書を全て集約します。なお、既に保管の義務がない契約書の原本を大量に溜め込んでいるケースも珍しくありません。集約と同時に契約書の棚卸をおこない、不要な原本は適切に処分しておけば後の作業がスムーズになります。

各支社や支店から契約書を集める際は発送方法にも注意を払いましょう。契約書は重要書類ですので、万が一にも紛失があってはなりません。配送記録が残るレターパック、特定記録郵便や簡易書留、受け取り時に署名・押印が必要な手段で送付すると確実です。

3-3. アクセスしやすいよう分類・区別

集約された契約書を予め決めておいた分類に従って仕分けしていきましょう。なお、ここでの分類は後述する管理台帳の管理項目にも関わります。

分類の方法として以下のものが代表的です。

●名称別分類(契約者の名称で分類する方法)
●テーマ別分類(契約内容で分類する方法)
●プロジェクト別分類(各プロジェクトや事業所単位で分類する方法)
●数学的分類(契約締結日や有効期限等の日時別で分類する方法)

複数の分類方法を組み合わせ「大分類」「中分類」「小分類」と仕分けることで体系的な管理が可能です。

3-4. 台帳に記載する管理項目の明確化

契約書管理台帳に記載する管理項目を明確にしましょう。契約書管理台帳は社内における全ての契約書の情報を集約し一元化するためのものです。紙媒体であっても電子媒体であっても、契約書を検索する際は管理台帳のデータを参照します。

契約書管理台帳の主な項目は以下の通りです。

● 契約書の種類(書類名)
● 契約の管理部門
● 契約の担当者名
● 契約書番号
● 契約書名
● 締結年月日
● 契約終了日
● 契約の有効期限
● 相手方の担当者名
● 自動更新の有無
● 原本の保管場所

記載項目に特定の決まりはありませんので、自社の都合に合わせて必要な項目を追加していきましょう。

3-5. 整理された状態の台帳の社内共有

契約書の分類作業や管理台帳の入力作業が終了したのち、社内に向けて管理台帳の共有と新しい契約書管理フローの周知をおこないます。

大事なことは全社員が新たなフローに従った契約書管理を実行することです。枠組みだけ確立しても実際に運用されなければ以前の状態に戻ってしまいます。不適切な書類管理をおこなっている社員には指導をおこない、適切な管理体制の定着を目指しましょう。

4.電子化で圧倒的に楽になる契約書管理

契約書管理は電子化することにより業務の負担を大幅に減らすことができます。電子契約書を原本として扱うには電子署名やタイムスタンプなどの電子的な仕組みが必要なため、専用システムの導入を検討するとよいでしょう。ここでは契約書を電子管理するメリットを解説します。

4-1.膨大な保管スペースが不要

電子化の大きなメリットは物理的な保管スペースが不要になることです。電子契約書は要件を満たせば原本として扱うことが認められています。その場合、紙の契約書の保管義務はありません。書類保管のためオフィスを圧迫していたスペースを有効活用できます。

電子契約書の保存要件についてはこちらの記事をご覧ください。

電子帳簿保存法とは?|満たさなければならない要件をご紹介!

4-2.検索が圧倒的に楽

全ての契約書を電子化すれば必要とする情報へのアクセスも容易です。スキャンして読み取って出力された電子契約書はただの画像データですが、契約書電子化システムの中には画像の文字列を自動的に読み取る機能を備えたものもあります。このような管理システムであれば、文字情報から特定の契約書を検索することも可能です。

4-3.台帳記入、期限の自動アラート

文字列読み取り機能を備えた管理システムであれば、契約書をスキャンしただけで自動的にデータベース化できます。従来のように契約書ごとに管理台帳へマニュアル入力する必要はありません。また、更新期日が近づいた契約書をアラートで知らせる機能を備えたシステムがあり、これらの機能を活用することで作業効率の飛躍的な向上が期待できます。

4-4.権限管理設定でガバナンス強化

契約書管理システムでは従業員ごとに操作範囲の限定や閲覧権限を設定可能です。Excelのような誰でも容易にアクセス・編集ができるアプリケーションで契約書を管理していた場合、情報の公開範囲が限定できないうえ、必要な情報を誤って削除されてしまう恐れもあります。

契約書のような重要書類を適切に管理するためには、書類の重要度に応じてアクセス制限を掛けることが重要です。契約書管理システムの導入は社内ガバナンスの強化にも繋がります。

5.コンプライアンスのためにも契約書管理可能なシステムの導入を推奨

コンプライアンスが重要視される現代では契約書も適切に管理されなければなりません。契約書は各種トラブルへの対処や税務調査時の資料としても使われます。必要に応じて迅速に情報へアクセスできるよう、社内における管理体制を整備することが大切です。

また、ペーパーレス化が進む現在では契約書の電子化に対する需要も高まっています。契約書管理システムや電子契約システムの中にはIT導入補助金が利用できるものもありますので、積極的に導入を検討していきましょう。

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