電子契約のワークフロー機能の導入メリットとは?選定ポイントも解説 | jinjerBlog

電子契約のワークフロー機能の導入メリットとは?選定ポイントも解説

昨今、「ペーパーレス」や「はんこレス」が日本中で進んでいます。

電子契約サービスは、これまで扱ってきた紙媒体に代わって大活躍してくれるでしょう。

また、電子契約サービスの導入によって、社内ワークフローも大きく変わります。ワークフロー機能を活用すれば、従来よりも業務効率を改善できるだけでなく、会社の内部統制を大幅に強化できます

今回は、電子契約サービスのワークフロー機能の活用による内部統制強化について、システムを選ぶポイントと合わせて詳しく解説します。

「ワークフロー機能」の選定ポイントをお調べ中の方へ

こちらの資料では、ワークフロー機能のメリットや活用シーンだけでなく、選定ポイントや社内運用に乗せるまで確認すべき項目をチェックリストにして紹介しておりますので、ぜひダウンロードしてご確認ください。

【導入チェックリスト付き】ワークフロー機能ガイドブック」資料でお悩み解決!

・ワークフロー導入のメリット、実現できること
・ワークフローの導入事例
・ベンダー選定のチェックポイント、社内体制整備のガイド など

1.電子契約サービスとワークフロー

これまで紙媒体で扱ってきたものを電子ファイルに変えることで、業務効率の大幅な改善が期待できます。

また、電子ファイルの特性上、場所を問わず必要な作業がおこなえるのもポイントです。

電子契約サービスとワークフローについて、まずはそれぞれの特徴について見ていきましょう。

1-1.電子契約サービスとは

電子契約サービスとは、これまでは紙で作成していた契約書に対して、実物の印鑑で押印をするのではなく、電子署名やタイムスタンプによってこれまでと同じように契約を締結するためのシステムです。

紙ではなく実体のない電子ファイルとして契約書を扱うので、締結したあとの書類データはサーバ内やクラウド上で場所を取らずに保管できます。

また、検索も容易で、ほかのシステムと連携することでさらに便利になります。

電子契約サービスとは一つのものを指しているわけではなく、さまざまな企業が開発および提供をおこなっています。

その特徴はそれぞれで異なり、テンプレートを活用することで慣れない電子契約をサポートしてくれたり、承認や稟議もおこなえるワークフロー機能が備わっているものまでさまざまです。

1-2.ワークフローとは

ワークフローとは、社内でおこなわれる承認や稟議をスムーズにおこなうためのシステムです。

また、ワークフロー機能とは、書類を送付する前に社内承認を得るためのワークフローを設定できる機能を指します。

1-3.ワークフロ―機能を活用するメリット

これまで紙の申請書や伝票でおこなってきた承認業務を、システムで管理することでペーパーレス化を実現することはもちろん、

ワークフロー機能は、上手く活用することで、社内統制をより強固にできる特徴があります。具体的には下記2点です。

①承認ルートの固定化

承認担当者を指定して、承認順番を固定できます。

例えば、元々の承認順番が①申請者の上司→②管理部長→③法務部長で固定されていた場合、承認担当や承認順番を変えることなく、電子契約のワークフローに置き換えることが可能ですので、稟議承認の抜け漏れがなくなります。

②未承認契約書の誤送信リスクの排除

ワークフロー機能を介さず契約締結する場合、社内承認を得ないまま未承認の契約書を相手方に送付できてしまいます。バックオフィス側でそのようなリスクを統制するために、ワークフロー機能を活用して承認を強制化することで防ぐことが可能です。

企業規模が大きく、作業依頼や実施、結果確認、報告、承認など関係者が多いほど、上記2点の社内統制強化の恩恵を受けることとなるでしょう。

「ワークフロー機能」の選定ポイントをお調べ中の方へ

【導入チェックリスト付き】ワークフロー機能ガイドブック」資料でお悩み解決!

・ワークフロー導入のメリット、実現できること
・ワークフローの導入事例
・ベンダー選定のチェックポイント、社内体制整備のガイド など

【公式】https://e-signing.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード

2.ワークフロー機能が付いた電子契約サービスの選定ポイント

ワークフロー機能付きの電子契約サービスは、今やさまざまな企業が開発や提供をおこなっています。そのため、慎重に検討することが大切です。

ワークフロー機能付き電子契約サービスを検討する際のポイントを3つご紹介します。

2-1.承認順の任意設定機能

ワークフロー機能によって承認順番の設定ができるのか、かつ書類ごとにできるのか確認しましょう。下記のようにAとBで違う契約書で違う承認ルートを経なければならない場合は多いはずです。柔軟に運用するためにも書類ごとに承認ルートが設定できるかどうかは大切な選定ポイントの一つです。

(例)
A契約書:Cマネージャー→D部長→E取締役という順番で承認が必要
B契約書:Fマネージャー→G部長→H取締役という順番で承認が必要

2-2.承認条件の指定機能

書類の承認条件も柔軟に設定できるかどうか確認しましょう。
例えば「全員必須」「指定した2名のうち1名のみ必須」などの条件です。下記のように同じ部署内の指定メンバー全員承認必須や1名のみの承認必須など、運用ルールに柔軟性を持たせたい場合、承認条件を指定できるととても便利です。

「上長の承認」→「管理部A・B・C全員の承認」→「法務部長の承認」
「上長の承認」→「管理部A・B・Cいずれか1名の承認」→「法務部長の承認」

2-3.ツールによる一元管理

一つのツールで契約書作成~保管まで完結できるかも大切な選定ポイントです。各フローごとに利用ツールが分断されて二重管理にならないよう注意が必要です。

よくありがちな各フローでツールが分断されている例をご紹介します。

契約書作成(メール)・稟議(ワークフロー)・契約締結(電子契約サービス)・契約書管理(ファイルサーバー)

理想は契約書作成⇒稟議ワークフロー⇒契約締結・契約書管理が一つの電子約サービスで完結することです。二重管理が減り、書面での契約フローを変えずに済みます。

3.おすすめの電子契約サービス4選

はじめて電子契約サービスを導入する場合、どれが最適なのかわからないかもしれません。

今回は、多くの企業で採用されている信頼性の高い電子契約サービスを4つご紹介します。

3-1.ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、jinjer株式会社が提供をおこなっている電子契約サービスです。

2021年8月から、新たにワークフロー機能が使用できるようになりました。

企業の規模に合わせて、最適なプランを選べるのが特徴で、ライトプラン・ベーシックプラン、プロプランの3種類があります。

どのプランでもアカウント数に制限はありませんが、使用できる機能が異なります。

ワークフロー機能は、ベーシックプラン(月額30,000円~)およびアドバンスプランに備わっています。

電子契約の他社サービスではややプランの価格が高い傾向にありますが、ジンジャーサインでは標準実装、月額30,000円から利用できるため、比較的導入検討がしやすい設計になっています。

社内規模や業種、業務内容に合わせて検討してみてください。

また、無料トライアルが利用でき、2週間で3通まで電子契約がおこなえます。

3-2.クラウドサイン

クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が提供する国内最大の電子契約サービスです。

弁護士が監修をおこなっている電子契約サービスですので、非常に扱いやすく信頼性の高い作りとなっています。

クラウドサインは、基本的には電子契約をおこなうためのサービスです。

ワークフロー機能は、オプションで追加することで利用できるようになります。

数ある電子契約サービスのなかでもトップクラスで信頼できる電子契約サービスとワークフロー機能が組み合わされば、とても頼もしい存在となるでしょう。

また、ユーザー1名のみの登録となる無料プランもあります。

3-3.GMOサイン

GMOサインは、GMOインターネットのグループ企業であるGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が手がける電子契約サービスです。

手厚い電話サポートが特徴で、初めて電子契約サービスを導入する方でも安心して利用できるでしょう。

ワークフロー機能はオプションで月額55,000円の「セキュリティ・内部統制パック」内に付随して利用できます。

そのほか、動画コンテンツやウェビナーなども展開しているのは嬉しいポイントです。

お試しフリープランなら、ユーザー数1名のみで5件まで電子契約がおこなえます。

3-4.NINJASIGN

NINJASIGNは、株式会社サイトビジットが手がけている電子契約サービスです。

数ある電子契約サービスのなかでも、使いやすさに長けているのが特徴です。弁護士が監修をおこなっていますので、高い信頼性があります。

ワークフロー機能はProプラン(月額50,000円~)以上で利用可能です。

無料のプランもありますので、本格的に導入する前にまずは試してみましょう。

4.ワークフロー機能付きの電子契約サービスなら内部統制を強化可能!

電子契約サービスを導入することで、これまでの契約に関する業務は大きく変わります。

ワークフロー機能付きの電子契約サービスであれば、より多くのシーンで会社の内部統制の強化に役立ってくれるでしょう。

自社に最適な電子契約サービスの導入を、ぜひ検討してみてください。

「ワークフロー機能」の選定ポイントをお調べ中の方へ

【導入チェックリスト付き】ワークフロー機能ガイドブック」資料でお悩み解決!

・ワークフロー導入のメリット、実現できること
・ワークフローの導入事例
・ベンダー選定のチェックポイント、社内体制整備のガイド など

【公式】https://e-signing.jp/にアクセスしてPDFを無料ダウンロード