ハンコ出社は本当に必要?ハンコを電子化するメリットや方法について解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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ハンコ出社は本当に必要?ハンコを電子化するメリットや方法について解説

「日本はデジタル後進国」という印象をより強めたのが、コロナ禍における「ハンコ出社」です。不要不急の外出を避けるべきとされる中、ハンコをもらうためだけに出社を余儀なくされる社員が後を絶ちませんでした。
「実印を押す」ということは、企業にとってそれほどまでに重要なことなのでしょうか?

本記事では、「ハンコ出社は必要か」という問題や、ハンコを電子化することで得られるメリットを解説します。

【押印業務の「めんどう」を大幅削減】脱ハンコのメリットと進め方を解説

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押印業務は、契約書をはじめ、さまざまな書類で発生します。直接書類を確認して押印する必要があるため、業務負荷がかかり不満に感じる人が多いです。
その不満の解決策として、社内の「脱ハンコ」を推し進める企業も増えています。
とはいえ、「脱ハンコを進めるメリット・デメリットがわからない」「具体的な方法がわからない」というかたも多いのではないでしょうか。

そこで今回、「脱ハンコ」に関する世の中の動きやメリット、具体的な導入方法についてまとめた資料を用意しました。
「脱ハンコに対する、世間の反応を知りたい」「具体的なやり方や考え方を知りたい」という方におすすめの資料です。
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“押印業務

1. ハンコ出社とは?脱ハンコが進まない理由

ハンコ出社に疑問を抱く社員達

ハンコ出社とは、書類にハンコを押すためだけに出社することです。
日本のビジネス業界では、なぜハンコが重視されるのでしょうか?脱ハンコ、すなわち電子化が難しいといわれる理由を考察してみましょう。

1‐1. 代表取締役名義のハンコ押印が必要なため

ハンコを電子化すると、現在全社で共有している「代表取締役印」の使用が困難になります。
基本的に法人との契約では、会社の最高権力者である「代表取締役」の名前が使われるのが一般的です。
とはいえ、全ての書類を代表取締役が処理しているわけではありません。代表取締役の知らないところで、社員達は書類に代表取締役の名前を記載し、共通の印で押印しています。

電子化では、本人が認証を行うことが必要となります。
すなわちハンコを電子化すると、代表取締役名義で作った書類については、代表取締役自ら認証を行わなければなりません。膨大な書類について、代表取締役が一つひとつクリック処理するのは、現実的とはいえないでしょう。
電子書類で署名・押印が必要となった場合、「誰の名義で、どのように処理するか」は電子化の大きな壁のひとつです。

1‐2. ハンコを押すことが「承認」の意味を持つため

日本企業では、社員が立案した案件について「ハンコで承認する」というビジネス文化があります。これは多くの人の手・目を経ることで、間違いやトラブルを無くそうという、リスクマネジメントのひとつです。

管理者全員のハンコが1つでも欠けていれば、社員は管理者の元に行きハンコをもらわなければなりません。たとえ非効率でも、ハンコがそろわないと認可が下りたことにならないためです。
こうしたハンコによる承認フローが残っていると、なかなかハンコの廃止には踏み切れません。ハンコ認証に代わる業務フローが必要です。

1‐3. 社内インフラが整っていないため

「脱ハンコ」を実現するには、「ハンコを押す」というフェーズだけを電子化しても意味がありません。書類の作成から保管まで、電子化に対応する仕組みが必要です。
しかし、いまだに多くの企業が紙ベースで業務を行っています。特に中小規模の企業ではその傾向が強く、デジタル化に向けた社内インフラ整備が進んでいません。
企業規模が小さいほど、デジタル化に多くの予算をかけても採算が合わないケースがあります。紙ベースの業務・ハンコ文化が面倒でも、それを維持していくしかないのです。

2. ハンコを電子化しないことによるデメリット

判子出社のデメリット

産業界全体のデジタル化が進む昨今、ハンコ文化を残しておくことにメリットは少ないと考えられます。
ハンコを電子化しない場合、どのようなデメリットが生じるのかを見ていきましょう。

2‐1. 業務効率が悪い

物理的なハンコを維持するということは、紙ベースの業務を維持するということです。PCを使って書類を作っても、いちいちプリントアウトしたりまとめたりを行わなければなりません。
また、契約を紙ベースで行う場合、書類の郵送が必要となります。契約書をプリントアウトして、押印・封筒に入れて、切手を貼って郵送、という手間があるのです。電子化すれば短時間で終わることが、何日もかかってしまいます。
郵送による未達・紛失のリスクもあり、業務効率がよいとはいえません。

2‐2. 企業の意思決定のスピードが低下する

ハンコによる承認制度を持つ企業は、管理者全員のハンコがそろうまで業務に着手できません。意志決定が遅く、市場のニーズの移り変わりが激しい昨今には、非常に不利といえるでしょう。
企業が市場で優位に立つには、競合他社に先駆けて流れをつかむことが大切です。よいアイデアが浮かんだ場合は、他社よりも早く実行しなければなりません。

しかし、ハンコ承認という業務フローが残っている場合、計画の起案から実現までに多くのロスタイムが発生します。初動が早くても実行が遅れ、他社の後塵を拝することとなるでしょう。

2‐3. ムダなコストが発生する

ハンコを残すということは、紙ベースでの業務を続けるということです。印刷代・ハンコ代・インク代など、さまざまなコストがかかります。
また、文書の種類によっては、印紙税の納付が義務付けられているものもあります。額面が大きかったり枚数が多かったりすれば、それなりにまとまったコストとなるでしょう。
全ての業務をペーパーレスに移行すれば、不要な税金を納める必要もありません。

このように、電子化しないデメリットは多くあります。しかし、法的観点を含めた運用ルールの整備やシステム選定はハードルが高く、検討が進まない企業も少なくありません。そこで、ハンコ出社の問題点とその解決策をまとめた資料を用意しました。現状のままで運用していくことのリスクや省庁の押印廃止に関する動きをまとめているので「ハンコの電子化について、より詳しく知りたい」という方におすすめです。ハンコ出社をやめたい方向けの資料ですので、興味のある方はぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

3. ハンコを電子化するための方法とは?

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ハンコを電子化したいと考えたとき、どのような方法があるのでしょうか?具体的に見ていきましょう。

3‐1. 電子ハンコを作る

電子ハンコ(電子印鑑)とは、デジタル化された印鑑のことです。PCで作成した文書にそのまま押印できるため、紙で出力する必要がありません。
電子ハンコの種類は、「実印の陰影を画像化した印鑑」「作成者、タイムスタンプ情報が付与された印鑑」の2種類に大別できます。信頼性が高いのは、もちろん「作成者、タイムスタンプ情報が付与された印鑑」です。
また、自社で電子ハンコを作りたいときは、インターネット上の無料ツールを活用できます。またMicrosoft Officeを使っている場合は、ExcelやWordで作成してもよいでしょう。

ただし、電子ハンコを作っても業務フローがアナログのままでは意味がありません。「書類発行のオンライン化」「契約締結のオンライン化」など、紙でのやり取りが不要な業務フローを浸透させる必要があります。

3‐2. 電子契約サービスを導入する

電子契約サービスとは、契約フローの全てをオンライン上で行えるサービスです。契約書の作成から送付・保管まで一気通貫で行えるため、紙による出力はいりません。コストカット・業務のスピードアップにつながり、業務効率の大幅な改善が期待できます。

例えば、電子サインサービスを導入すれば、以下のようなことがオンライン上で可能です。

・契約書の作成
・契約書の保管
・オンラインでの認証
・契約の締結

3‐3. ワークフローシステムを導入する

ワークフローシステムとは、企業や組織の意志決定を行う「稟議」をオンライン上で行えるようにするサービスです。クラウド型ならデバイスを問わずシステムにアクセスできるため、承認のスピードアップが期待できます。テレワーク中でも「ハンコ出社」する必要がなく、社員への負担を軽減できるでしょう。

ワークフローシステムは細かい条件設定・書式設定可能なものも多く、自社用にカスタマイズしながら運用を行えるのがメリットです。

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4. ハンコ出社は非効率!署名・契約の電子化を進めよう

電子署名

ハンコ文化を維持し続けることは、デジタル化の流れに逆行します。企業競争がグローバル化・デジタル化している今、不利に働くシーンが増えていくかもしれません。

契約や承認のフェーズを電子サインでデジタル化すれば、契約・意志決定のスピードは大幅に上がり、コストもカットできます。社員はムダな業務に手を取られたり、ハンコをもらうためにわざわざ出社したりする必要がありません。
業務効率向上・社員のモチベーションアップにつながりやすく、企業にとってのメリットは大きいといえるでしょう。

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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