「電子決裁とはどういうもの？」

「電子決裁は紙の決裁とどう違う？」

「電子決裁を導入するメリットは？」

上記のような疑問をお持ちではありませんか。

電子決裁なら、書類の承認から決裁に至るまで電子化し、作業効率の向上が可能です。

今回は、電子決裁の概要や紙との違い、導入のメリットなどを解説します。選び方も紹介しているので、導入する際の参考にしてください。

1. 電子決裁とは？

電子決裁とは、電子文書を用いた決裁処理を指します。印鑑や紙を用意せずに、パソコンやスマホから決裁できるため、場所や時間を問わず作業できることが利点です。

印鑑を押す作業だけではなく、書類の承認から保管に至るまで電子化できます。

1-1. 電子決裁は行政や地方自治体でも取り入れられている

電子決裁の普及は、民間企業だけでなく行政機関や地方自治体にも広がっています。
具体的な事例として、茨城県庁の取り組みが挙げられます。茨城県は平成30年4月から電子決裁率100％を目指し、各部局でルール作りを行いました。その結果、取り組み開始時の電子決裁率13.3％からわずか4ヶ月後の平成30年7月には99.1％を達成しています。このように、行政や地方自治体においても電子決裁の導入が急速に進んでおり、効率化や透明性の向上が実現されています。

1-2. 電子決裁移行加速化方針とは

日本政府はデジタル政府構想の一環として、電子決裁の普及を推進しています。近年、行政手続きの電子化が本格的に進められています。具体的には、2016年12月に成立した官民データ活用推進基本法により、データ流通環境の整備や行政手続きのオンライン利用の原則化が義務付けられました。さらに、2017年5月には世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画とデジタル・ガバメント推進方針が策定され、行政全般のデジタル化が加速しています。

このような背景の中で電子決裁移行加速化方針が策定されました。この方針は、行政手続きのスピードアップとペーパーレス化を目指し、公文書の作成、保存、管理、移管を一貫して電子的に行うことを目指しています。企業の経営者や管理職、IT部門の担当者にとって、電子決裁システムの導入は業務効率化とコスト削減の大きなチャンスと言えるでしょう。

2. 電子決裁と紙の決裁の違い

電子決裁と紙の決裁の違いは、主に手順の簡単さにあります。

紙の決裁では、まずパソコンで稟議書を作成し紙書類に印刷してから印鑑を押さなければいけません。さらに上位者の押印を待ち、通知を待ってから担当者へ受け渡す工程が必要です。

一方で電子決裁は、パソコンで稟議書を作成したらオンラインで申請できます。上位者による承認や閲覧もオンラインで完結するため、簡略的かつスムーズな作業が可能です。

3. 電子決裁を導入するメリットは大きい！

電子決裁を導入するメリットは、以下の通りです。

1. ペーパーレス化によってコストを削減できる
2. 決裁の効率が向上する
3. 過去の情報を簡単に確認できる
4. ミスに迅速に対処できる
5. 文書の不正を防止できる

それぞれ詳しく解説します。

3-1. ペーパーレス化によってコスト・費用を削減できる

電子決裁を導入すれば、ペーパーレス化によるコスト削減を期待できます。ペーパーレス化とは、今までの契約や手続きで必要としていた書類を電子化することで、紙媒体の書類を減らすものです。

書類を電子化すれば、紙代やインク代などのカットが可能になります。さらに、紙の書類を保管するスペースが不要になり、別の空間として活用できます。

決裁書のファイリングや必要な書類を探す手間もありません。書類の印刷・配布・整理などにかかっていた人件費を削減できる点もメリットです。

3-2. クラウド化により決裁の効率が向上する

電子決裁を導入すると決裁の効率が向上します。担当者がオンライン上で書類を確認し、承認作業まで完了できるからです。

担当者に紙媒体の書類が回るのを待つ必要がなく、結果的に決裁のスピードが向上します。オンライン上で承認の進捗情報を確認し、業務の停滞を防げることも利点です。

3-3. 過去の情報を簡単に確認できる

電子決裁なら、過去の情報を簡単に確認できます。オンライン上に情報が保存されており、日付やタイトルから目当ての書類を検索できるためです。

紙媒体の書類だと、保管場所にある複数の書類の中から目当てのものを探さなければいけません。いつでも参照できるようわかりやすく管理する必要もあります。

電子決済を導入することで書類の確認が簡単になり、作業時間の短縮にもつながるでしょう。

3-4. ミスに迅速に対処できる

電子決裁は、書類のミスに迅速に対処できるメリットもあります。

書類には、記入ミスや記入漏れなどのミスが発生しがちです。ミスがあれば回収して修正し、決裁者に再度確認を依頼しなければならず、手間と時間がかかります。

オンライン上の書類なら、ミスがあってもいつでも部分的に修正でき、書類の受け渡しの手間がかかりません。ミスに迅速に対処できるため安心です。

3-5. 文書の不正を防止できる

電子決裁を導入するメリットとして、文書の不正を防止できる点が挙げられます。閲覧・承認の権限設定や、編集履歴の記録を確認できるためです。

権限設定をすることで、権限を持つユーザー以外は閲覧や承認ができなくなります。承認や決裁をする人物以外が書類に影響を与えることはできません。外部からの不正も防ぐことが可能です。

また編集履歴が残り、だれがいつ編集したかがわかるため、勝手な内容改変を抑制できます。

紙と比較して、電子決裁は不正がしにくい仕組みといえるでしょう。

4. 電子決裁システムの導入方法・選び方

電子決裁を導入する大まかな手順は、以下の通りです。

• セキュリティの高い環境を用意する
• 電子決裁を導入するためのシステムを選ぶ

電子決裁は、インターネットを通じて文書を閲覧するものです。ハッキングなどの不正により文書が流出する危険性があるため、セキュリティの高い環境を用意しましょう。
また、電子決裁の導入には専用システムが必要です。専用システムを用意せずに導入しても、紙媒体の書類を電子データに変換し、オンライン上で閲覧や承認作業をするだけにとどまります。
複雑な決裁フローや承認ルートをスムーズに進めるためにも、効率的な電子決裁を実現できるシステムを用意しましょう。環境やシステムの準備が整ったら、目的に合った電子決裁を選んでください。その中でも電子決裁システムの選び際のポイントを5つ紹介します。

4-1. 組織の規模に合わせる

電子決裁システムを導入する前に、組織の規模を再確認しましょう。組織の規模を考慮せずにシステムを選ぶと、機能性や料金の面で不具合が出る可能性があります。

規模ごとにおすすめのシステムのタイプをまとめました。

組織の規模	おすすめのタイプ	概要
大規模	オンプレミス型	・通信回線やシステム本体などをすべて社内で構築し運用する利用形態 ・カスタムの自由度が高く業務変更などに柔軟に対応できる
小規模	クラウド型	・オンライン上にある共用サーバーにアクセスしシステムを運用する利用形態 ・月額料金が1ユーザーごとに決められているため安く済む可能性がある

組織の規模に合わせ、適したタイプの電子決裁システムを選ぶことが大切です。

4-2. システム連携に対応しているかを確認する

電子決裁システムを選ぶ際は、システム連携に対応しているかを確認しましょう。

現時点で運用している業務システムがあるなら、そのシステムの連携に対応したものを選ぶことがベストです。連携に成功すれば利便性が高まるだけでなく、業務効率の向上にもつながります。

システム連携ができないと、システム間のデータ連携に手間がかかったり、二重管理によって負担が大きくなったりするので注意しましょう。

電子決裁を円滑に使用できるよう、運用しているシステムと連携できるかをチェックしてください。

4-3. ワークフローの運用しやすさを重視する

電子決裁システム選びでは、運用のしやすさを重視しましょう。

導入後に利用する従業員が使いこなせるかを考え、なるべく操作が簡単なシステムを選ぶことがポイントです。高性能な電子決裁システムでも、使いこなせなければ業務効率化の実現が難しくなります。

運用サポートがあるシステムは教えてもらいながら運用できるので、不安がある場合はサポートが充実したシステムを選ぶとよいでしょう。

4-4. セキュリティの安全性を確認する

セキュリティの重要性は、電子決済システムを選ぶ際に特に注目すべきポイントです。企業が取り扱う機密情報が漏洩するリスクは、経営に重大な影響を及ぼすため、厳重なセキュリティ対策が必要です。特に、電子決済システムでは電子署名や暗号化機能が導入されているかを確認する必要があります。電子署名は、送信者の身元を保証し内容の改ざんを防ぐための重要な機能であり、暗号化技術はデータ通信の安全性を確保するために欠かせません。さらに、システムの提供者が国際的なセキュリティ標準に準拠していることも評価ポイントとなります。このような具体的なセキュリティ機能の確認と選定が、企業の安全な情報管理を実現し、事業の信頼性向上に繋がります。

4-5. 無料デモを受けられるか確認する

無料デモは、電子決裁システムの導入検討時に重要です。導入前に実際の使い勝手を確認するため、無料デモを利用することを強く推奨します。無料デモを通じて、企業の特定のニーズに対してシステムがどれだけ適合するかを事前に確認できます。例えば、各種決裁プロセスがどの程度効率化されるか、ユーザーインターフェースが直感的で使いやすいかを評価できます。また、導入後のサポート体制についても実際に体験することで、選定時の安心感を得られます。電子決裁システムは複雑な業務に対応するため、デモを活用して失敗のリスクを最小限に抑えましょう。”

5. 電子決裁システムの導入事例

電子決裁システムの導入事例は、以下を参考にしてください。

会社	課題	導入の結果
A社	・紙書類の削減を実現したい ・決裁期間の長期化を解決したい	スムーズな決裁を実現し書類を保管するスペースを削減できた
B社	非効率な決裁業務による店舗運用のボトルネックが懸念される	1週間かかっていた決裁が2日ほどに短縮され店舗運用の強化に繋がった
C社	・決裁期間の長さを感じる ・決裁者の承認作業が膨大である	決裁期間が大幅に短縮され決裁者の負担を大きく抑えた

上記をみると、決裁期間の短縮にメリットを感じる会社が多いとわかります。業務の負担が大幅に軽減されるだけでなく、時間に余裕が生まれ注力するべき作業に集中できるのも利点です。

決裁業務の負担を感じる人や、紙書類のコストが気になる人なら、電子決裁システムの導入により大きな結果を得られるでしょう。

6. 電子決裁に関わるよくある質問

電子決裁システムを導入するにあたり、まだまだ不安を抱えていらっしゃる方もるかと思います。ここではそんな方のために、電子決済導入時のよくある質問を紹介します。

6-1. 稟議にも対応していますか？

多くの電子決裁システムは、稟議書の作成や承認プロセスにも対応しています。具体的には、稟議書作成機能やワークフロー機能を活用することで、手続きを効率化し、承認フローのスピードアップと透明性の向上が期待できます。このようなシステムの導入により、紙ベースの煩雑な手続きから解放され、操作ミスの削減や承認プロセスの可視化が実現されます。企業の経営者や管理職、そしてIT部門の担当者にとって、電子決裁システムの活用は業務効率化の重要な一歩となります。

6-2. 電子決裁率はどのくらいですか？

2024年現在、具体的な電子決済率はシステムや企業の導入状況によって異なりますが、政府関連機関の推進により、電子決済システムを導入する企業は増加しています。特にIT部門が効率化を追求する中で、電子決済の需要が高まっています。実際に、電子決済システムを導入した企業では、7割以上の文書が電子化されており、そのプロセスが大幅に簡略化されています。これにより、企業の経営者や管理職は業務効率の向上を実感しています。導入事例として、IT部門が中心となって社内の申請プロセスを電子化し、処理時間を30％削減した企業も存在します。電子決済システムの選定は慎重に行うべきであり、信頼性や使いやすさ、コスト効果などを考慮することが重要です。このような取り組みが業務の生産性向上に寄与しています。

6-3. 電子決済との違いは？

電子決裁と電子決済は異なります。電子決済はオンラインでの金融取引に関するもので、クレジットカードや電子マネーを利用した支払いを指します。一方、電子決裁は文書や手続きの承認プロセスを電子的に行うことを指します。似た言葉にはなりますが、全く別の意味を示しますので正しく理解しましょう。

6-4. 電子決裁は国からも推奨されていますか？

日本国政府は、デジタル政府構想の一環として電子決裁システムの普及を推進しています。この取り組みは行政手続きの迅速化、透明性の向上、業務効率化を図るための重要な施策です。具体的には紙ベースの決裁を電子化することで手続きの高速化とコスト削減が期待できます。

7. 電子決裁を導入して決裁を楽にしよう

電子決裁は、電子文書を用いた決裁処理です。電子決裁を導入すると、決裁作業の効率化が期待できます。

効率化の結果、ペーパーレス化や注力すべき作業へ集中できるメリットも生まれるでしょう。

決裁の負担を感じている場合は、この機会に電子決裁の導入を検討してみてください。