社員管理とは、企業にとって重要な要素の一つです。従業員管理と呼ばれているケースもあります。企業が成長していくためには、社員管理がとても重要となります。社員管理を効率よく実施するためには、社員管理システムの導入がおすすめです。

本記事では、社員管理システムに搭載されている機能や導入手順について詳しく紹介します。

1. 社員管理システムとは？

社員管理システムとは従業員について効率的に管理するシステムを指します。

企業が事業を大きくさせていくには、経営資源を効率よく管理することが極めて重要です。経営資源には、ヒトとモノ、カネ、情報が挙げられます。さらに、これらに加えて時間や知的財産といった目には見えない非金銭的な要素も経営資源に含まれます。

社員管理システムを導入することで、経営資源のうち、ヒト、つまり従業員をシステムによって効率的に管理可能です。
社員管理をシステム化させて効率よくおこなうことで、重要な経営資源であるヒトの働く環境や生産性について詳しく把握できるようになるでしょう。

社員管理は、さらに人事管理と労務管理の2種類に分類できます。

1-1. 人事管理

近年の日本では少子高齢化が進んでおり、そのために労働人口の減少が問題視されています。限られた人材をいかにして活用させていくか、戦略人事の考え方がますます重要です。

人事管理には、新卒者や中途者の採用、人材育成、人事評価、人事配置、モチベーション管理といったものが含まれます。社会の変化に合わせて、時代のニーズも移り行きます。そのため、特に人事管理の人材育成については、時代の移り変わりに柔軟に対応していく考え方が必要です。

1-2. 労務管理

働き方改革や新型コロナウイルスの流行による在宅ワークの推進など、近年では働き方も変化しつつあります。労務管理とは、社員の健康や安全を守りつつ、はつらつと業務に取り組める環境を作るための策定や管理のことをいいます。

業務内容や就業規則、勤怠管理、給与管理といったものが労務管理です。他にも労働環境の改善や社会保険、福利厚生、健康管理といったものも労務管理に含まれます。

特に近年では在宅ワークやフレックスタイム制、時短勤務制度といった多様な働き方が広く認知されたこともあり、実践する場合は複雑化した労務管理に取り組まなければいけません。
関連記事：労務管理の基礎知識！目的や仕事内容、勤怠管理・人事管理との違いを徹底解説

2. 社員管理システムに搭載されている機能

社員管理システムをはじめ、業務の効率化を目的としたさまざまなシステムは、現代では多くの企業が開発および提供をおこなっています。そのため、開発している企業によって、システムに細かな特徴の違いがあるのがポイントです。

細部の違いはあれど、社員管理システムに多くの場合搭載されている機能について、人事管理と労務管理の観点からいくつか紹介します。

まず、人事管理の観点では、人事管理や人事評価といった機能が挙げられます。人事管理は、社員一人ひとりに対する基本情報や経歴、資格、給与に加えて、現在所持しているスキル、評価といった内容をまとめて管理するためのものです。

社員一人ひとりに対する人事評価は、極めて重要な機能の一つです。上司や人事担当者からの一方的な視点だけでなく、進捗の管理や所持しているスキルの活用、社内や社外に置ける人対人のコミュニケーションなど、これらを人事評価の機能でまとめて管理します。

続いて、労務管理のための機能について見ていきましょう。最初に挙げられるのは給与管理です。社員一人ひとりに対する給与額の計算や支払い、給与明細の作成、手当の補助などを行います。

次に勤怠管理です。勤怠管理には、社員の出退勤情報やシフトの作成、休暇申請、残業の管理などが含まれます。他にも、扶養家族や年末調整、マイナンバーといった情報の管理も労務管理に含まれる重要な要素です。

3. 社員管理システムを導入するメリット

社員管理システムを導入するメリットとして以下が挙げられます。

• 給与自動計算や人事評価を効率的に進められる
• 社員情報をスムーズに共有できる
• アクセス制限によって情報の漏えいを防げる
• 適材適所のマネジメントが可能になる

給与自動計算や人事評価を効率的に進められる

社員管理システムには給与の自動計算機能や人事評価機能など、従業員を管理するうえで必要な機能が備わっています。そのため、社員管理システムを導入することで、給与計算や人事評価などをひとつのシステムで効率的に進められます。

社員情報をスムーズに共有できる

社員管理システムを使用すれば、社員情報を複数の担当者で共有可能です。社員管理システムのなかでもクラウド型のシステムであれば、インターネットが繋がればどこでも閲覧可能なため、テレワークをはじめとした多様な働き方に対応できます。

アクセス制限によって情報の漏えいを防げる

紙で従業員の情報を管理していると、書類の紛失による情報の漏えいリスクが考えられます。一方、社員管理システムであればアクセス制限やパスワード設定などのセキュリティ対策を施すことで、情報の漏えいリスクを減らせます。

適材適所のマネジメントが可能になる

社員管理システムで一元管理している従業員の情報は、マネジメントに活用可能です。社員管理システムに集約された情報を特定の条件で抽出することで、従業員の能力や経歴に応じた適材適所のマネジメントが可能になります。

4. 社員管理システムを導入するデメリット

社員管理システムはさまざまな業務を効率化する一方で、システム選定までに時間がかかる可能性があります。社員管理システムにはさまざまなシステムがあるため、どのシステムを導入するかを十分に検討する必要があります。十分な検討をせずに導入してしまうと、使いづらくシステムが定着しないといった結果になりかねません。

そのため、システム導入を先導する担当者は、システムが定着するまで業務負担が発生する可能性があります。

5. 無料と有料の違い

社員管理システムのなかには無料で使用できるシステム、有料でなければ使用できないシステムがあります。無料の社員管理システムの場合、コストをかけずに使用可能ですが、登録できる従業員の人数や機能に制限が設けられているのが一般的です。そのため、社員管理システムを最大限活かせないかもしれません。

社員管理システムのメリットを最大化するのであれば、コストはかかるものの有料のシステムを選びましょう。

6. おすすめの社員管理システムの選び方

先述のとおり、社員管理システムはさまざなな企業で開発および提供されています。選択肢は多岐にわたりますので、自社にあったものを選ぶことが大切です。また、より業務を効率化するのであれば他システムと連携できる社員管理システムがおすすめです。

これらを踏まえて、社員管理システムを選ぶ際は次のような点を意識しましょう。

• 導入の目的とあっているか
• 他システムと連携できるか
• クラウド型orオンプレミス型かを選ぶ

6-1. 導入の目的とあっているか

なぜ社員管理システムを導入したいのか、どのような部分が今自社に足りていなくて、システムで改革ないしはフォローしたいのかをはっきりとさせましょう。

例えば、社員管理システムには、必要な多くの機能を取り入れたものが存在します。社員の人数が多く、幅広い社員管理が必要な場合には多くの機能を取り入れた社員管理システムが推奨できるでしょう。

一方で、そこまで社員数が多くないのであれば、多くの機能があったとしても宝の持ち腐れになってしまうかもしれません。今どういった問題があって、システムの導入でどう解決したいのかをはっきりさせることがとても重要です。

6-2. 他システムと連携できるか

社員管理システムは、社員一人ひとりに関する情報を一元管理できるのがポイントです。同時に複数の業務効率化システムを稼働させたいのであれば、それぞれのシステムで連携が行えるか確認しましょう。

連携が可能であれば、相互にデータのやり取りが簡単に行えるため、よりスムーズな業務効率化が期待できます。

6-3. クラウド型orオンプレミス型

社員管理システムをはじめとした業務効率化システムは、クラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。これらは、システムの本体を他社に設置、あるいは自社に設置するのかという点で異なります。

クラウド型は、システムを提供している企業に本体を設置しておき、インターネットを介して利用するタイプです。他社にあるものを利用するだけなので、オンプレミス型と比較して導入費用が少額で済みます。

しかし、他社に本体があるために自社に合わせたカスタマイズは難しく、またインターネットを介する都合上セキュリティ面が懸念されます。

オンプレミス型は、自社にシステムの本体を設置します。導入にあたってコストがかかるだけでなく相応の維持費が必要です。しかし、自社に合わせて開発およびカスタマイズすることもできます。システムは自社だけで完結しているため、セキュリティ面も安全です。

7. 社員管理システムの導入手順

社員管理システムを導入するにあたって、その手順を見ていきましょう。

まずは、重要となる導入の目的を決めます。社員管理をシステム化させることで、自社が抱えるどのような問題を解決したいのかを明確にします。

合わせて、目的や自社の規模に合わせて、システムの種類も決定しましょう。そこまで多くの社員がいないのであれば、クラウド型でも十分に活躍してくれます。細かいカスタマイズが必要であれば、オンプレミス型も検討できます。

以上2点をふまえたうえで、実際に導入するシステムを選定します。導入するシステムが決まったからといってすぐに本格的な導入はできません。まずは、システムの機能や操作方法について社内で共有します。

次に、システムの試運用をおこないます。1ヵ月や半年といったように期限を設けてシステムを試しに稼働させてみましょう。

試用期間が過ぎた段階で問題がないと判断されれば、いよいよ本格的な導入が始まります。

8. 社員管理システムの導入で経営資源を効率よく活用する

労働人口の減少が進むなか、今ある人材を効果的に活用することはとても重要です。そのために、社員管理システムは広く活躍してくれるでしょう。ぜひ、社員管理システムを導入して、限りある経営資源を効率よく活用してみてください。