社員に対して、それぞれが持つスキルやこれまでの実績をふまえて査定をおこなう制度のことを人事考課といいます。人事考課は適格に実施することで、社員のモチベーションやロイヤリティの向上の他、さまざまな効果が期待できるのがポイントです。

本記事では人事考課制度の実施に欠かせない人事考課表の書き方について、例文と合わせてわかりやすく解説します。

1. 人事考課表とは？

人事考課は、評価基準を設けて社員に対して査定を実施し、その結果を得る制度です。得られたその結果は、社員の給与や賞与などに反映させることができ、社員は確かな手応えのもとで業務に取り組めるようになります。

人事考課表は、人事考課制度を実施するために欠かせないものです。いわば小学校などでもらえる通知表のようなもので、その社員に対する評価について記載されています。

フォーマットはこれといって決められたものがあるわけではなく、企業によって異なります。基本的には、評価項目と上司や人事担当者の記入欄、社員自身のための記入欄が設けられていることが多いです。

人事考課表を作成することには、いくつかの目的が挙げられます。

まず、過去のものと比較できる形で残しておくことで、その社員の成長を確認できます。これは、他者からの視点だけでなく、社員自身のための記入欄があることも重要です。自分の記入欄には評価を振り返って感じたことを記載しますが、過去のものを見返すことで自身の成長が実感できます。

また、上司や人事担当者、社員の双方の記入欄があることでお互いに極端な評価をせず、適切におこなえているか確認できるのもポイントです。

2. 人事考課表を書くときのポイント

人事考課表を書くときのポイントについて見ていきましょう。まずは、上司や人事担当者がコメントや所見を書く際のポイントについてです。

社員に対して評価を記入する際、重要となるのが客観性です。主観的な考え方に基づいた評価は、公平なものとはいえません。客観的な視点を持ち、社員のスキルや実績、そして情意に対して評価しましょう。

抽象的な表現は少ない方がよいですが、具体的なことを記入する際にも注意が必要です。このとき、誰か別の社員の名前を挙げて比較したり、否定したりするような表現は避けましょう。人事考課は、誰かと比べるのではなく、企業が掲げる目的や理念、ビジョンに基づき、社員一人ひとりに対して評価する制度であるためです。

客観的な視点を持つことは大事ですが、淡々と評価を記入するのもあまり思いやりがある書き方とはいえません。ポジティブな内容とネガティブな内容をバランスよく記載し、ネガティブな内容を見直してポジティブな内容を生かすように記載することで、今後につながるような人事考課表を作成できます。

2-1. 社員が自分の人事考課表を書く際に担当者として求めること

人事考課表は上司や人事担当者ばかりではなく、社員自らが記入することもあります。人事考課表を有意義なものにするために、担当者としてどのような書き方を求めるのかについて見ていきましょう。

まずは、できるだけポジティブな表現をするように心がけることが大切です。人間の脳はネガティブな思考に陥りやすく作られており、特に日本人は物事を楽観的に捉えにくいとされています。

大きな失敗をしたり、目標が達成できない状態が続いたりすると、自分に対して極端に悪い評価をしてしまいがちです。反省も大事かもしれませんが、それよりも今後どうしていくかを考える方が重要です。

また、自分のことを記入する際も客観的な表現が必要です。自分はこういった実績を残したので相応の評価が欲しい、ではなく、取り組みのもとこういった結果に至ることができました、といったように事実をシンプルに記入しましょう。

加えて、数字などを用いて具体的かつ簡潔に記入することも大切です。

3. 人事考課表を書くときに役立つ例文

人事考課表を書くときに役立つ例文について、職業別に見ていきましょう。

3-1. 営業職編：数字を活用してわかりやすく記載

営業職は、その成果が数字で見えやすい職種であるのがポイントです。そのため、その数字を中心として記入することで、わかりやすくフォローもしやすい人事考課表が作成できます。

上司が書く場合の例

今回の査定期間において、目標達成率が前期の113％というのは素晴らしい結果である。部署内で積極的にコミュニケーションを図り、担当者間でフォローし合いながら取り組んでいた点も評価に値する。

一方で、契約解除率は前期よりも6％増えている。今後は、これまでの取り組みを大事にしながら顧客に対するヒアリングなどにも力を入れる必要があるだろう。

社員が自分で書く場合の例

今回の査定期間においては、前期と比較して目標達成率113％を達成した。部署内で全員がお互いに声を掛け合ってフォローし合えた成果だといえる。

しかし、既存顧客については契約解除率が前期よりも6％増える結果となった。今後は、既存顧客に対するフォロー体制の見直しを実施し、より力を入れていく。

3-2. 事務職編：取り組みについて具体的に記載する

営業職とは異なり、事務職はその成果を数字で確認するのが難しい職業です。事務職に限った話ではありませんが、成果を数字で確認するのが難しい職業は、どのような取り組みに力を入れていたのか具体的に記載するとよいでしょう。

上司が書く場合の例

業務のなかで主に扱っているファイルの整理が実施され、以前よりも必要なデータを探しやすくなった。これにより、全体として作業効率の改善にもつながった。加えて、電子契約を導入したが、これまでよりも処理が円滑におこなえるようになり、顧客からもありがたい言葉をもらっている。

実施した取り組みの最適化を検討しながら、今後もモチベーション高くさまざまなアイデアの実現に取り組んでもらいたい。

社員が自分で書く場合の例

業務の効率化を目的として、ファイルの整理を実施した。内容が重複しているファイルを統合し、ファイルの数も最低限になるようまとめた。さらに今期から電子契約を導入し、さらなる効率化を図った。

3-3. 企画職編：数字と実績を合わせて具体的に記載する

企画職については、取り組んだ企画とそれによる成果に基づいて数字を使いながら具体的に記載することが可能です。

上司が書く場合の例

昨年度の初め頃からこれからアウトドア需要が少しずつ増えてくると予想し、現在20〜30代のユーザーが多く利用する複数のSNSコンテンツを用いたリサーチ方法で、うまく形にしてくれた。その結果、年間売上に8ヵ月で到達できたことは大いに評価する。

一方で、遅れている一部のプロジェクトについては、業務の効率化や場合によってはスケジュールの見直しを大々的に検討する必要があるだろう。

社員が自分で書く場合の例

昨年度の初め頃から視野に入れていたアウトドア需要の増加に対する予想に対し、本年度はそれを形にするべく企画に取り組んだ。20〜30代を対象にSNSコンテンツを用いたリサーチに基づき◯点の企画を考案した。これらの製品化などによって年間売上目標としていた105％に8ヵ月で到達した。

4. 人事考課表はポイントを押さえて作成することが重要

人事考課制度を実施することで、企業はさまざまなメリットが得られるでしょう。そのためには人事考課表の作成を効果的におこなうことが求められます。スキルや実績に基づいて具体的なことに触れながら、これからの課題について記載することで有意義な人事考課表を作成できるでしょう。