人事考課システムに搭載された主な機能や導入手順を紹介
更新日: 2024.1.26
公開日: 2023.6.6
OHSUGI
適格な評価基準に基づいて査定を実施し、その結果をさまざまな人事に役立てるのが人事考課です。人事考課を最適な形で運用するには、そのための体制作りが欠かせません。そこでおすすめなのが、人事考課システムです。
本記事では人事考課システムについて、搭載された主な機能や導入手順を詳しく紹介します。
人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。
しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。
本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
組織マネジメントに課題感をお持ちの方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。
1. 人事考課システムとは？
人事考課を実施する際、重要となるのが評価基準とそれに基づいた社員への評価をまとめた人事考課表です。また、それに伴って社員一人ひとりが今どのようなスキルを持っているのか、どういった実績があるのかをまとめることも重要です。
これらを効率よく行うためにサポートしてくれるのが、人事考課システムです。上記の内容をまとめるとなると、エクセルを活用する手段も考えられます。人事考課のために最適化されたシステムの方が、より効果的に運用できるでしょう。
人事考課システムを使用すれば、人事考課を実施するためにかかる人事担当者をはじめとした関わる社員全員の負担の軽減が期待できます。効果的な人事考課の実施をサポートすることで、社員からの納得度も上昇するでしょう。
2. 人事考課システムの主な機能
さまざまな企業が人事考課システムの開発と提供を行っています。備わっている機能はそれぞれ細かい点が異なりますが、主なものについて見ていきましょう。
2-1. 人事情報をまとめる
人事考課を実践するには、対象となる社員に関する情報をまとめる機能が欠かせません。そのため、人事考課システムの基本となるシステムの一つです。
人事考課は、その対象となる社員が多いほどに運用するための負担は増えていきます。特に、部署や支店が複数ある場合はなおさらです。人事考課システムを使用すれば、多くの人事情報をまとめて管理できます。
社員一人ひとりについて、職務経歴や異動の履歴、取得している資格、人事考課結果などをまとめて記録できて、いつでも必要なときに速やかに確認することが可能です。
2-2. 目標に対する進捗管理
人事考課では、適格な評価基準を設けておき、それに対してどれだけ達成しているかによって査定を行います。人事考課システムには、評価基準の一つである目標とそれに対する進捗状況を管理する機能が備わっていることが多いです。
この機能を活用することで、人事担当者の状況把握がしやすくなり、またデータとして管理や分析も容易となります。
進捗状況の確認だけでなく、目標を達成するために必要な過程を登録しておき、次に行うべきアクションを共有することも可能です。これにより、目標を達成するためのサポートも行えます。
2-3. 人事考課表として扱える評価シートの作成および管理
人事考課を実施するのは、小学校などでいうところの通信簿にあたる人事考課表の作成が欠かせません。人事考課システムやそれに準ずる人事評価システムには、人事考課表や同様のものとして扱える評価シートの作成および管理のための機能が備わっています。
システム上で人事考課表や評価シートを配布し、さらに回収、集計ができるため、人事考課がどれぐらい進んでいるかを確認するのにも役立つでしょう。
2-4. 評価とそれに基づいた分析
人事考課システムのなかには、高度な分析が行えるMBOやOKR、360度評価に対応したものが存在します。これらは、人の視点だけで行うよりも公平かつ客観的な視点で分析を行うのに役立つでしょう。
評価データを効果的に分析することで、レポートの作成や今後の人材育成にも活用できます。
2-5. 他システムとの連携
企業を手助けしてくれるシステムは、人事考課システムだけではありません。他にも、労務管理や採用管理、勤怠管理、給与計算など、さまざまな角度から企業をサポートするシステムが多数存在します。
このような業務効率の改善が期待できるシステムは、連携することでさらなる効果を発揮します。例えば、採用管理システムと勤怠管理システムをそれぞれ人事考課システムと結びつけることで、採用情報と勤怠情報を負担なく人事考課と結びつけることが可能です。
3. 人事考課システムの選び方
人事考課システムにはさまざまな種類があります。選ぶ際のポイントについて見ていきましょう。
3-1. 目的に基づいて選ぶ
人事考課システムに限らず、業務効率の改善を目的としてシステムを導入する際は、その目的を明確にしておくことが極めて重要です。目的を明確にしておけば、どのようなシステムを選べばいいのか、その後どれぐらいの規模で運用していくかが決めやすくなるでしょう。
人事考課システムを導入する際の目的として、周辺業務の効率化や人材管理全般の効率化、人事評価の透明化などが挙げられます。
3-2. 既存のシステムとの相性
人事考課システムをはじめとした業務効率の改善を目的としたシステムは、互いに連携することでその効果を大きくできるのがポイントです。既に導入している他のシステムとの相性も踏まえた上で人事考課システムを選ぶとよいでしょう。
3-3. 企業規模に相応しいか
業務効率化システム全般にいえますが、導入するシステムが企業規模に相応しいかどうかはとても重要です。小規模向けのシステムを多くの社員を抱える企業が導入すると、十分に効果を実感するのは難しくなるでしょう。
また、せっかく優れたシステムを導入しても、企業規模に対して過剰過ぎるのであれば、費用がかかり過ぎてしまいます。
3-4. セキュリティ面について
人事考課を運用するためには、企業に勤める社員の個人情報を管理する必要があります。人事考課システムなら社員に関する情報を一元管理できますが、それは社員の個人情報を一カ所にまとめてしまうことを意味します。
そのため、セキュリティ面については十分に注意しなければいけません。セキュリティ面を加味する際は、システムの導入タイプに注目してください。選択肢としては、社内にサーバーを構築して運用するオンプレミス型と外部に設けられたクラウドサーバーを利用するクラウド型の2つがあります。
前者のほうが、自社にサーバーを置くことでセキュリティ面で信頼性が高いとされています。一方で、よほど信頼できる企業であれば、導入コストの低いクラウド型にもメリットがあります。
4. 人事考課システムの導入手順
人事考課システムを導入するにあたって、その手順について確認しましょう。
まずは、既存の評価制度について確認しましょう。人事考課システムは、導入することで何もかもうまくいく魔法のようなものではありません。どのような形で運用するかを決めていくために、まずは自社で今どのような評価制度が設けられているかを確認してください。
続いて、現状の課題について確認します。ひいては、その課題解決が導入の目的となるでしょう。
次に、今の評価制度と現状の課題をふまえて、自社に最適な人事評価システムを選定します。ここまできたら、導入プロジェクトを立ち上げましょう。
5. 企業に最適な人事考課システムを導入しましょう
人事考課を効果的に運用するためには、人事考課システムの導入が欠かせません。最適な形で人事考課システムを活用するために、企業の現状について改めておさらいしてみましょう。企業に最適な人事考課システムの導入と運用を目指してください。
人事評価制度は、健全な組織体制を作り上げるうえで必要不可欠なものです。
制度を適切に運用することで、従業員のモチベーションや生産性が向上するため、最終的には企業全体の成長にもつながります。
しかし、「しっかりとした人事評価制度を作りたいが、やり方が分からない…」という方もいらっしゃるでしょう。そのような企業のご担当者にご覧いただきたいのが、「人事評価の手引き」です。
本資料では、制度の種類や導入手順、注意点まで詳しくご紹介しています。
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クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。
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