新入社員の入社手続きで総務担当が押さえるべき5つのポイントとは? - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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新入社員の入社手続きで総務担当が押さえるべき5つのポイントとは?

新入社員を雇いはじめる際に入社手続きでおこなう労務管理業務は、非常に膨大にあります。
こうした入社手続きを行うのは、一般的に総務担当者です。

こちらの記事では、入社手続きにおいて総務担当者が押さえるべき5つのポイントについて解説いたします。

そのほかにも、マイナンバーや源泉徴収票など各種対応書類についても紹介しているので、総務担当者の方はぜひご覧ください。

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1. 入社手続きで総務担当に必要な心構え

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入社手続きは、内定後に新入社員が初めて会社とおこなうやり取りであるため、新入社員が持つ会社のイメージを損なわないためにもミスは禁物です。

しかしながら、入社手続きにおいて総務担当がおこなう業務は、非常に複雑で難しいものです。
ミスを起こさないためにも、次の2点を心得ておくようにしましょう。

1-1.書類管理は厳重におこなう

入社手続きでは個人情報を非常に多く取り扱うため、書類管理を厳重におこないましょう。
情報漏洩をさせないだけでなく、各書類がどこに保管されているのか把握しておくことが大切です。

1-2.入社手続きの重要性を認識する

一連の入社手続きを無事に完了させないと、さまざまなデメリットが生じてしまいます。
たとえば、給与振込先申請書の対応が遅れてしまうと、社員への給与支払いが遅れてしまうことも考えられます。

スムーズに入社手続きを完了させるためにも、いま一度、手順や必要書類を確認するようにしておきましょう。

2. 入社手続きで総務担当が押さえるべき5つのポイント

入社手続きはさまざまな分野にまたがって行われるので、総務担当者はどのような業務を行うべきかをしっかり把握しておく必要があります。

ここでは、総務担当が入社手続きで行うべきポイントを5つ紹介いたします。

2-1. 労働条件をチェックする

総務担当の主な仕事は、社員が気持ちよく働ける環境を整えることです。新入社員と会社との間で労働条件の認識に差があっては、新入社員が安心して働けなくなってしまう恐れがあります。

そうした事態を防ぐためにも、総務担当は労働条件をしっかり確認しておくことが重要です。

正社員なのか契約社員なのかといった雇用形態、労働日数や労働時間、給与、休日といった重要な点はとくに慎重にチェックします。

これらの情報は、新入社員と会社が交わす雇用契約書や労働条件通知書、さらに採用通知書等に記載する必要があることも覚えておきましょう。

2-2. 新入社員への書類送付と回収

総務担当が行うべき別の仕事は、新入社員へ必要書類を送付し、提出書類を回収するというものです。

入社手続きに必要な書類は、必ず早めに送付するようにしましょう。必要書類の送付が遅れると、求職者は不採用になったと勘違いしてしまうかもしれません。

せっかく多大の時間と費用をかけて人材を採用したのに、入社してもらえないことになれば大きな痛手です。

送付する必要書類の中には内定通知書や入社承諾書などが含まれているので、漏れがないよう慎重に作業することが重要です。

加えて新入社員から必要な書類を回収するのも総務担当の役割です。新入社員は労働者として、税金や保険の手続きをしなければなりません。税金や保険の手続きには個人情報が記載された書類が多く必要です。

総務担当は社員の個人情報を扱う機会が多くなるので、書類や情報を正しく管理できるようにしておくべきです。

個人情報が外部に漏れたとなれば会社の信頼にかかわるので、提出された書類は慎重に扱うようにしましょう。

2-3. 労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の作成

労働基準法によれば、会社は全社員に対していくつかの帳簿を作成しておかなければなりません。

まずは労働者名簿です。社員の性別や住所、入社・退職の年月日など記載内容も細かく決められています。

続いて賃金台帳です。正社員、パート・アルバイトといった雇用形態にかかわりなく、すべての労働者の賃金の記録が必要です。

勤怠管理を行うための出勤簿は保管すべき期間も決められているので、労働基準法に則した運用を行うべきです。

2-4. 保険や税金の手続き

総務担当は新入社員のための保険や税金の手続きも行う必要があります。

労働者が安心して働き続けるために必要な手続きであることに加え、納税の義務を果たすためにも重要な仕事です。

保険や税金の手続きは、社員が入社した後数日以内に行わなければならないこともあるので、総務担当は速やかに手続きを進めていく必要があります。

2-5. 備品の準備

こうした手続きの他にも、新入社員が使用する備品を準備するのも総務担当の仕事です。新入社員が入社初日から使用するものはたくさんあります。

もし会社が制服の着用を求めているのであれば、社員一人ひとりのサイズに合った制服を準備しておかなければなりません。社員証のある企業ならば社員証、営業職の社員には名刺が必要です。

どちらも入社初日に渡しておくのがベストです。デスクワークのある企業であれば、当然社員一人ひとりのデスクやパソコン、事務用品などがなければなりません。

新入社員がスムーズに仕事に取りかかれるよう、総務担当は気を配る必要があるのです。

3. 内定時に総務担当が内定者に渡す必要書類

書類

©tamayura39/stock.adobe.com

まずは内定出した後、本格的な入社手続きに入る前に総務担当が準備しなければならない書類を紹介します。

3-1. 内定通知書

内定通知書とは、企業が採用内定者に対して「内定」したことを通知する書類です。
送付する期限はありませんが、一般的に最終面接後、1週間から10日前後に送付します。

3-2. 労働条件通知書

労働条件通知書とは、企業が社員と雇用契約を結ぶ際に送付する書類です。
労働基準法第15条によって、本書を労働契約の締結の際に明示するよう定められています。
入社日に渡しても問題ないですが、入社に対する社員の不安を取り除くためにも、入社前に渡しておくとよいでしょう。

必ず記載しなければいけない項目は、以下の5項目です。

・労働契約の期間に関する事項
・就業の場所及び従業すべき業務に関する事項
・始業・終業時刻、休憩、休日などに関する事項
・賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締め切り・支払いの時期に関する事項
・解雇の事由を含む退職についての事項

このほかにも、口頭で伝えなければならない労働条件もあるため注意しておきましょう。

4. 入社手続きで総務担当が対応する必要書類

入社手続きで総務担当が対応しなければならない書類は非常に多くあります。
一つでも対応を誤ると、入社手続きが遅れてしまう可能性があるので注意しましょう。

それでは、総務担当が取り扱うことになる必要書類について一つずつ確認していきましょう。

4-1. 雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、前の職場で雇用保険に加入していた人に提出を求めるべき書類です。

一般的に雇用保険被保険者証は会社が保管しているものなので、社員によっては前の職場に返還を求めなければならない場合もあります。

雇用保険番号は前の職場で使用していたものを新しい職場でも継続して使用するため、雇用保険被保険者証を必ず提出してもらいましょう。

新入社員が初めて雇用保険に加入する場合には、新しく加入手続きをおこなう必要があります。

4-2. 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書は、所得税を正しく申告するために必要な書類です。

配偶者や扶養家族がいる場合とそうでない場合とで控除等が変わります。

所得税の源泉徴収税額を決定して、給与計算を行う際に必要な情報を確認することができるものなので、必ず提出してもらうようにしましょう。

4-3. 年金手帳

年金手帳は、厚生年金への加入に必要となります。

年金手帳は原本ではなく写しを提出してもらいます。ただし新入社員が年金手帳を紛失してしまっている場合には、日本年金機構に再交付の申請を行わなければなりません。

なお、年金手帳は20歳になった時点で交付されるものなので、高卒で入社した社員に対しては提出を求める必要はありません。

4-4. 源泉徴収票

前職を退職した年に新しい会社に入社する場合には、前職の源泉徴収票が必要です。
中途入社だけでなく、学生時代にアルバイト収入があった場合にも必要な書類です。

年末調整を行なう際に必要となるためすぐに必要でないことも考えられますが、入社時に提出を求めるのが一般的です。

4-5. マイナンバー

マイナンバーは、雇用保険や健康保険、厚生年金などの手続きに必要となります。

新入社員がマイナンバーカードを発行している場合には、マイナンバーカードの写しのみを提出してもらいます。
発行していない場合には、マイナンバー通知カードとあわせて写真付きの身分証も提出してもらう必要があるので注意しましょう。

4-6. 住民票

住民票は、新入社員の氏名や住所などに誤りがないか確認するための書類です。

扶養家族がいる社員に関しては、世帯全員分が記載されている住民票が必要です。この点を理解していない社員がいる可能性もあるので、総務担当がしっかり認知させることが重要です。

4-7. 健康診断書

労働安全衛生法に規定されている通り、企業は新入社員に健康診断を受けてもらい、結果を提出してもらわなければなりません。

入社して3ヶ月以内の健康診断書が必要で、3ヶ月以内に健康診断を受けていない人に対しては健康診断の受診を依頼します。中途採用の場合には必ず記載されていなければならない検査項目もあるので、総務担当はそうしたポイントについても理解しておきましょう。

4-8. 身元保証書

身元保証書の提出は必須ではありませんが、多くの企業では提出を求めています。

これは社員が業務に従事する中で会社に大きな損害を与えてしまった際に、本人とともに保証人が賠償することを示した書類です。

4-9. 給与振込先申請書

給与振込先申請書は、給与をどの銀行や口座に振り込むかを社員が会社に申請する書類です。
給与振込先申請書の手続きが遅くなると給与の支払いが滞ってしまうので、迅速に対応しましょう。

4-10. 各種手当支給申請書

社員によっては通勤手当や住宅手当を申請する人もいます。
総務担当はその社員が本当に手当てを受け取る資格があるかをチェックし、手続きを進めていきます。

4-11. 健康保険被扶養者異動届

新入社員に被扶養者がいる場合、社会保険の手続きを行うために必要な書類です。
扶養控除等申告書とは異なり、扶養義務のある家族がいない場合は提出の必要はありません。

ここまで入社手続きに必要な書類を紹介しましたが、それぞれの書類を集めた後は社会保険の手続きなどを行っていかなくてはなりません。 当サイトでは、入社書類を集めた後の業務フローを詳しく説明した「入社手続きマニュアル」を無料配布しておりますので、入社手続き対応を抜け漏れなく進めたい担当者の方は、是非こちらからダウンロードしてご覧ください。

5. 入社手続きで総務担当が対応する社会保険・税金の手続きについて

入社手続きで総務担当が行う業務には、各種保険の手続きが含まれています。
各種保険は社員にとって非常に重要なものなので、スムーズに手続きが行えるようにしておくべきでしょう。

5-1. 雇用保険

新入社員のために総務担当が行うべき保険手続きの一つが雇用保険です。

雇用保険は、社員が失業したときに失業保険を受け取るために必要なものなので、必ず手続きしておく必要があります。基本的にはハローワークに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出するだけです。

前の職場で雇用保険に加入していた人に対しては、雇用保険被保険者証を提出してもらいます。

新入社員が雇用された日の翌月10日までに手続きを済ませなければならないので注意が必要です。ただし継続して31日以上雇用しない、1週間の労働時間が20時間未満の社員は雇用保険の対象とならないことも覚えておきましょう。

5-2. 健康保険・厚生年金

健康保険や厚生年金も、社員にとって非常に大切な手続きです。

年金事務所か健康保険組合・厚生年金基金に「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出して手続きを行えます。

手続き自体は難しくありませんが、新入社員を雇用してから5日以内に被保険者の資格取得届を提出しなければならない点に注意です。

さらに配偶者や扶養家族がいる場合には、「健康保険被扶養者(異動)届」の提出も併せて行わなければなりません。

5-3. 住民税の異動手続き

保険とはやや異なりますが、住民税の異動手続きも総務担当の業務の一つです。

これまで社員が普通徴収だったにもかかわらず、新しく入った会社で給与からの特別徴収として控除することを希望する場合、会社側に手続きが発生します。

「給与支払報告・特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を納付先の市区町村の住民税の担当課に提出します。

5-4. 労災保険

労災保険に関しては、新入社員が入社するたびに加入手続きをする必要はありません。
会社全体で加入する保険で、初めて従業員を雇用した日から10日以内に手続きをおこなう制度となります。

6. 総務担当がおこなう入社手続きには、スピードと正確さが求められる

総務担当は新入社員が入社する際に、非常に多くの業務をこなさなければなりません。
そのうえ、正確さが求められるものが多く、保険の手続きなどは期限も決まっているためスピードが重要です。

書類の種類はマイナンバーや年金手帳、健康診断書などさまざまで、各書類によって提出方法が異なります。個人情報も多く扱うことになるので、情報の管理にも気を遣わなければなりません。従業員が多くなったり、出入りの激しい場合はいちいちこれらの手続きをするのが大変です。そんな手間がかかる入社手続きは、電子化することで工数を減らすことができます。

参考記事▶入社手続きを電子化するメリット・デメリットを徹底解説

一つひとつの作業を丁寧にこなすことで入社手続きを正確に進めていき、気持ちよく新入社員を迎えましょう。

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野村 佳史

野村 佳史

jinjerBlog 編集長。現在は、新規事業領域のプロダクトのマーケティングを担当。記事などのコンテンツ作成から、LP作成、インタビュー取材、数値分析など幅広い業務をおこなっている。少しでも人事の方々に役立つ記事をお届けできたらなと考えています。

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