評価制度は多くの企業で導入されている従業員の人事評価をする制度です。
人事に関連するさまざまな決定に活用できるもので、評価制度の運用次第で会社の業績が変化することもあります。

しかし、導入に失敗すると従業員から不信感を持たれてしまう恐れもあります。

本記事では評価制度の性質や目的を解説します。
導入前に知っておきたい流れや注意点も一緒にみていきましょう。

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1. 評価制度とは？

評価制度とは、企業内での従業員の貢献度を評価する人事制度のひとつです。
どれくらい業績を上げたか、どんな働きぶりか、スキルは何を持っているかなど、さまざまな観点から従業員を評価します。

評価内容は処遇にも反映され、等級や報酬に影響します。評価が高ければ社内での立場が上がり、それに連動して給与も上がっていくかたちです。

加えて、人材の配置や最適化などをおこなう際の基準とされることも多く、評価制度は人事に大きく影響します。

しかし、評価制度は導入するだけでは本来の役割を果たせません。
目的や目標を設定したうえで、事業規模や業種にも合う評価内容を作り、それを活用する環境が必要です。

2. 評価制度を導入する目的

評価制度を導入する目的は企業によって異なります。一般的には、待遇や配置の決定、従業員の育成などに活用されます。

2-1. 従業員の育成への活用

評価制度の明確で公正な基準によって下された評価は、従業員の納得感を高めます。その結果、評価が上がった人はモチベーションが上がり、満足感を持ってより業務に励めるようになります。

反対に下がった人や据え置きの人は、会社が重視する能力やスキルを知り、改善に役立てることが可能です。

従業員が自主的に目標を持ち、貢献度の高いアクションを起こそうとすることは、個人の成長につながります。従業員の育成も評価制度のひとつの目的です。

2-2. 従業員の配置への活用

評価制度は、従業員の能力やスキル、実績や経験などによって、最適な場所に配置する目的でも導入できます。得意分野や経験豊富な分野に関連する部署に配置できれば、より高いパフォーマンスを発揮して業務を遂行できるでしょう。

また、役職に就かせる人材を決定する際にも活用できます。上司や役員の主観的な評価ではなく、客観的な評価によって従業員を配置することで、企業全体の業績改善にも役立つでしょう。

2-3. 従業員の処遇への活用

評価制度では、会社への貢献度や業績、役割に加えて、将来性や成長力なども考えて評価をします。
そのため、実力に応じた給与や賞与、役職などを決定する目的での導入は非常に有効です。

単純な年功序列では待遇への納得感は薄いですが、評価制度による明確な基準があれば、従業員は納得感を持って評価を受け入れやすくなるでしょう。
処遇に対する不満を減らし、モチベーションを維持する目的での導入も効果的です。

また、評価する人は基準があることで公正な評価を下しやすくなり、負担を減らすことができるでしょう。

2-4. 企業理念の明確化

評価内容に、会社の方向性や経営の方針を盛り込むことで、従業員全体に認識を広めることができます。必要な人材や能力も見えてくるため、従業員は貢献度を上げるためのアクションがしやすくなるでしょう。

従業員と経営陣が同じ方向を向くことで、会社はより理想に近づき、経営も安定しやすくなります。企業理念や経営方針の明確化のためにも評価制度は活用できます。

3. 評価制度を導入する流れ

評価制度を導入する際は、計画を立てて進めなくてはいけません。スムーズで効果的に導入するには以下の流れがおすすめです。

3-1. 現状の分析

まずは会社の現状を把握します。会社に必要な人材や能力、解決が必要な問題、将来の展望などを分析し、会社がどんな状況におかれているのか知ることから始めましょう。

3-2. 目標の設定

評価制度を何のために導入するのか、再度明確に設定します。分析結果からわかった問題解決のためや、会社の方針を広めるためなど、従業員への効果を考えながら設定しましょう。

目的がはっきりすることで、次の評価基準や評価項目が決めやすくなります。

3-3. 評価基準の設定

従業員の何を見て評価をし、どのように処遇に反映させるのか、明確な評価基準を設定します。この部分に曖昧な表現があると、評価をする人によって差が生まれて評価制度の意味がなくなる恐れがあります。

できるだけわかりやすい言葉にし、評価する人と評価を受ける人のすべてが同じ認識を持てるようにしましょう。

3-4. 評価項目の作成

評価制度を導入する目的と評価基準に合わせて、評価項目を作成します。業績・能力・情意の3つで評価をすることが多く、各区分の比重は評価制度を導入する目的によって変化させます。

評価項目は評価をするうえで非常に重要です。評価をする人の意見も反映しつつ作成しましょう。

3-5. 評価方法の検討$

評価は一般的に複数の段階に分けておこない、その段階ごとに処遇を決定します。段階と連動する処遇の規定を決定することが重要です。

5段階評価が採用されることが多いですが、企業の規模や業種によっては3段階や7段階の評価にしても問題ありません。

3-6. 従業員への通達

必要事項がすべて決まったら、導入する前に従業員に周知します。経営陣の一方的な方針で導入すると反発が生まれる恐れがあるため、いつから導入するのか、評価基準はどのようなものかなど、わかりやすく通達しましょう。

文書にすることに加えて、説明会やヒアリングもおこなうと認識を深められます。

4. 評価制度を導入するときのポイント

評価制度は反感を持たれることも多々ある制度です。スムーズかつ効果的に運用するには、以下の3点に注意しましょう。

4-1. 評価項目はできるだけシンプルにする

評価項目が多ければさまざまな観点から従業員を評価できます。しかし、項目が多すぎると評価をする人の負担が大きく、一人ひとりの評価が雑になってしまう恐れがあります。

評価項目はできる限り厳選し、必要な項目だけに絞るようにしましょう。

4-2. 評価のガイドラインを作る

評価制度の規定を厳格に定めても、評価をおこなうのは人間です。そのため、評価に感情が入ってしまう恐れがあります。
いわゆる贔屓のような評価がみられると、従業員は会社全体に不信感を持ってしまいます。

そのような事態を招かないために、評価をする人向けのガイドラインを作り、客観的な目線を維持しましょう。

4-3. フィードバックを受け付ける

低い評価を受けた人は不満や疑問を抱える人が多いでしょう。それを解決できるように、できるだけフィードバックを実施して、評価を受けた人が納得できるようにします。

適切なフィードバックは従業員の意欲を高め、会社にもプラスになります。

5. 評価制度は従業員の理解を得られるかたちで導入しよう

評価制度は従業員をさまざまな観点から評価し、処遇を決める制度です。給与や賞与に大きく関係するため、評価の結果によっては不満をもったり、評価制度そのものに疑問を持ったりすることもあります。

導入する際にはそのような従業員の感情に配慮し、できるだけ反発がないように周知を徹底しなくてはいけません。
同時に評価内容や項目を明確化して、公平な評価ができるように設定することも必要です。

評価制度は運用次第では、従業員のモチベーションを上げられるものです。ぜひ、導入して会社全体の利益になるように活用しましょう。