人事評価の結果を上司から部下に伝え、そのうえで課題の解決方法や今後のキャリアプランを考える場をフィードバック面談といいます。人事評価の結果を一方的に書面などで伝えるのではなく、面談の機会を設けることで評価に対する納得感や、モチベーションの向上などの効果が期待できます。

本記事では、フィードバック面談とは何か、実施により得られる効果や、流れ、注意点を解説します。

1. フィードバック面談とは？

フィードバック面談とは上司が部下本人に対し、人事評価の結果を伝え返し、話し合いの機会を設けることです。本人に伝える結果は、どのような行動が評価できるかだけでなく、具体的な課題も共有し今後の行動計画（アクションプラン）の作成にも活用します。

1-1. フィードバック面談の必要性

人事評価の結果は書面などで伝えるだけでも済みます。しかし、フィードバック面談の機会を設けることで、コミュニケーションの活性化や、評価の納得感を高めることにつながります。

また、会社としては、社員一人ひとりに対し、どのような働きを期待しているか伝えられる場でもあります。部下は自身の強みや弱みを確認し成長の機会となり、上司のマネジメントスキル向上の上でも役立ちます。

以上のように、適切な方法で実施されたフィードバック面談は、多くのメリットが生まれます。

2. フィードバック面談の効果

フィードバック面談の実施により、評価の納得感が高まるだけでなく、スキルや能力開発、コミュニケーションの活性化などさまざまな効果が得られます。

期待される5つの効果を紹介します。

2-1. 人事評価への納得感が高まる

人事評価結果を紙やメールで交付した場合、評価に至った理由を聞けない、結果に対し反論ができないなどの問題が生まれるため、従業員の不満につながります。

フィードバック面談を実施すれば、従業員はなぜ今回の結果に至ったのか、どのような点を改善すればよいのか、直接上司へ確認できます。人事評価結果自体は不本意であっても、理由を確認できたり、ポジティブな励ましを受けたりすれば、納得感は高まるでしょう。

2-2. コミュニケーションの活性化

日常業務だけでは、どうしても上司と部下のコミュニケーションは希薄になりがちです。フィードバック面談を導入すれば、上司と部下が一対一でコミュニケーションを取る機会を増やせる点もメリットです。

密度の高いコミュニケーションを行えるため、今後のキャリアプランなど、短時間では難しい話しもできます。本音で発言できる環境を整えることは、心理的安全性の構築にも役立ちます。

2-3. モチベーションの向上

フィードバック面談では、上司から自身の働きに対して直接返答を得られるため、「自分の仕事が評価されている」という意識が生まれやすくなります。結果が不本意な従業員に対しては、励ましや次期への期待を伝えることで、気持ちを前向きにする効果も期待できます。

また、課題を認識したうえで、次期への行動計画が立てられるため、ステップアップの意識にもつながります。

2-4. 部下の課題を把握しサポートできる

人事評価の結果を話し合うことで、部下の抱える課題や問題点の発見にもつながります。たとえば、目標を達成できない部下の場合、自身では問題点に気が付かなくても、上司の視点からは解決策が見つかるかもしれません。

アドバイスを元に部下自身で解決方法を考えれば、能力やスキルの向上も期待できます。

2-5. 上司の成長につながる

フィードバック面談の実施は管理職のマネジメントスキルやコミュニケーションスキルの向上にも役立ちます。日程調整および事前準備、人事評価結果の伝え方の工夫など、管理職には多くの工夫が求められます。

また、一人ひとりの部下と向き合う必要もあるため、傾聴能力やコーチング、ティーチングなどの能力開発にも役立ちます。

3. フィードバック面談の流れ

フィードバック面談を実施する前に、上司は評価結果の根拠や今後の課題など、部下に伝える内容を整理し準備しましょう。また、一方的に結果を伝えるのではなく、部下に話しをさせる時間を作ることも大切です。

具体的な流れを解説します。

3-1. 事前準備

フィードバック面談を実施する前に、部下と日程調整を行いましょう。部下には人事評価に対する自己評価と質問したい内容がないか、事前にまとめるように伝えるとスムーズです。

上司は、評価結果の根拠と今後の課題など、面談時に話す内容をある程度整理しましょう。

3-2. アイスブレイク

アイスブレイクとは、本題に入る前に行われる緊張をほぐすための雑談です。部下が緊張していれば、思うようにコミュニケーションできない恐れもあります。

天気や体調、趣味の話しなど、とりとめがなくとも楽しめる話しを取り入れ、場をなごませましょう。

3-3. 自己評価の確認

フィードバック面談では、まず、部下自身の自己評価とその根拠を確認します。ここで大切な点は、部下の話しを途中で遮ったり、否定したりしないことです。

また、相槌をうつなどして、話しやすい雰囲気を作り、本音を引き出しましょう。人事評価結果との乖離を確認するためにも、部下が話している内容はメモを取ることも大切です。

3-4. 人事評価結果を伝える

部下の自己評価が終わったら、人事評価結果とその根拠を伝えます。また、自己評価よりも人事評価の結果が低い部下の場合、なぜ現在の評価となっているか丁寧に説明することで納得感を得やすくなります。

部下から不満や反論などがあるときは、最初から否定するのではなく、一度主張を聞いてから、もう一度評価の理由を説明しましょう。

3-5. フォローアップ

人事評価結果を説明した後は、今後に向けた話し合いを行います。課題の解決や、キャリアプランの実現に向けたスキルの取得など、内容は部下により異なります。

なお、フォローアップでは上司が一方的に今後の内容を指示するのではなく、部下に考えさせることで能力の向上が期待できます。

4. フィードバック面談を実施するときの注意点

フィードバック面談は上司と部下の信頼関係の構築や、人材育成などの目的があります。そのため、部下のモチベーションを下げるような結果とならないよう注意しましょう。

4-1. 部下を尊重する姿勢を持つ

部下の人格を否定する、発言を否定する、怒鳴って改善を促すなど、信頼関係を壊すような行動を取ってはいけません。面談の際は、上司が部下を尊重する姿勢を持つことで、高圧的な態度や意見の否定などは起きづらくなるでしょう。

あくまでも、評価を客観的に伝え、改善を促すことが大切です。

4-2. 行動の改善を促す

部下の弱点や欠点の改善では、行動を変えるように促しましょう。性格に対する指摘は適切ではありません。

たとえば、遅刻の多い部下の場合、真面目な性格になるように促すのではなく、朝5分早く起きるなど行動を促します。

4-3. ポジティブなフィードバックを盛り込む

フィードバック面談では、評価する点と改善点の双方を伝える必要があります。しかし、欠点の指摘が多いとやる気を失う原因にもなりかねません。

そのため、ポジティブなフィードバックを盛り込み、次期に向けて成長を促すようにしましょう。

5. フィードバック面談は部下も上司も成長できる機会

フィードバック面談とは、人事評価の結果を上司から部下に伝える場です。ただ結果を伝えるのではなく、話し合いを通じて仕事ぶりの評価や課題の改善を考えることで、信頼関係の構築やモチベーションの向上などの効果が期待できます。

なお、フィードバック面談は部下だけでなく、上司の能力向上も期待できます。

部下一人ひとりとの日程調整や結果の管理が難しい場合は、人事評価システムなどを導入し、効率よく進めましょう。