「決裁と承認の違いは？」

「決裁や承認の具体的な流れが知りたい」

上記のようにお悩みではありませんか。

決裁とは、申請や承認を得て最終的な判断を下すことです。決裁までのルートには種類があり、複数の承認を得なければ決裁まで進めない場合もあります。複雑に進んでいくルートもあるため、決裁が下りるまでの流れをしっかり理解することが重要です。

本記事では、決裁と承認の違いやそれぞれのルート、また決裁・承認を円滑に進めるためのポイントを解説します。決裁や承認はどのように進めるべきなのか、なぜ重要なのか理解を深める参考にしてください。

1. 決裁と承認の違い

決裁と承認は意思決定プロセスの段階が異なります。

決裁と承認のどちらもおおまかな意味は同じで、権限保有者から何かの許可をもらうことです。ただし、決裁は意思決定プロセスの最終段階であるのに対し、承認は途中経過を指します。

何かを申請した際、まずは承認者から許可をもらい、その後決裁者から最終的なOKをもらうのが一般的です。承認者は直属の上司、決裁はさらに上の立場の人に設定している企業が多いでしょう。

申請の内容によっては、決裁を省略して承認のみでよいこともあります。

2. 決裁・承認の基本的な流れ

一般的な決裁・承認の流れは以下の通りです。

1. 申請・起案
2. 承認（複数の場合あり）
3. 決裁

申請から決裁までの一連の流れを承認ルート、または稟議（りんぎ）といいます。

承認は1人だけでなく複数人を経由することも珍しくありません。例えば、営業企画書を作成し承認・決裁を得る場合、以下の流れで進みます。

起案	ー
承認①	営業主任
承認②	営業所長
決裁	営業部長

承認が複数人を経由する場合、決裁に近づくほど役職の高い人による承認がおこなわれます。

承認者の数が多いほど決裁が下りるまで時間がかかるため、スムーズに進めるにはミスや漏れのない企画書の提出が必須です。

3. 決裁・承認の必要性

決裁・承認は健全な経営活動のために必要です。

決裁・承認を得ない場合、さまざまな経営活動が社員の独断によっておこなわれます。ミスや不正など問題があってもなかなか白日の下にさらされることがありません。

問題が発覚する頃には、すでに取り返しのつかない大きなトラブルとなるでしょう。

またどのように仕事が進められているのかの記録がない点も問題です。トラブルが発生した経緯がわからず責任の所在があいまいになり、後始末に多大な時間と手間がかかります。

一方、決裁・承認の段階を経れば、ミスや不正があった場合に途中で発見可能です。だれが・いつ・どのように進めてきたのかの記録があるため、責任の所在も明確であり、問題にどのように対処すべきかも容易に導き出せます。

決裁・承認の意思決定プロセスはミスや不正を防ぐために重要なので、決して軽視しないようにしましょう。

4. 決裁・承認ルートの主な種類

決裁・承認ルートには主に以下の種類があります。

1. 直線型
2. 指名型
3. 条件分岐型
4. 並列型

各種類の決裁までの流れを詳しく解説するので、どの種類が自社に適しているか参考にしてください。

4-1. 直線型

直線型は申請→承認→決裁の流れが直線的に進行します。途中で分岐したり承認者が加わったりすることがなく、もっともシンプルなルートです。

4-2. 指名型

指名型では、承認者の判断により途中でほかにも承認者が追加されます。1人目の承認者が「〇〇主任の知識も承認に必要」「〇〇さんも関わる内容だから確認してほしい」などと判断した際に採用されるルートです。

4-3. 条件分岐型

証券分岐型は主に申請する金額の大きさに応じて承認者や決裁者が変更されるルートです。50万円未満なら所長の承認→課長の決裁、50万円以上なら所長の承認→課長の承認→部長の決裁、のように進みます。

4-4. 並列型

並列型は複数のルートで承認を進め、最終的に1人の決裁者の許可を得るルートです。主に複数の部署に関係する案件で採用されます。

並列型は案件や状況によって決裁に必要な承認の数が異なるため、進行が比較的複雑です。A、B、Cすべての部署で承認された場合に決裁まで進む場合や、過半数の承認で決裁に進む場合、いずれか1つの部署の承認があれば決裁に進める場合があります。

並列型は承認の進捗がわかりにくく、途中で書類がなくなったり改ざんされたりするリスクもあるため、慎重に考えて採用しましょう。

5. 決裁・承認を円滑に進めるポイント

決裁・承認を円滑に進めるポイントとして、以下の3つを重視しましょう。

1. 決裁までのフローを明確にする
2. 適切なルールを設定する
3. 関係者間のコミュニケーションを促進する

それぞれのポイントを詳しく解説します。

5-1. 決裁までのフローを明確にする

決裁・承認を円滑に進めるには、フローを明確にしましょう。前述のように決裁・承認ルートには複数の種類があり、条件分岐型や並列型のように複雑に進むものもあります。

フローがあいまいだと、上長が自分の承認だけでは足りないと判断した際に、だれに承認を依頼すればいいのか迷うためです。また、申請者もだれが読むことを前提にして申請書や企画書を書けばよいのかわからず、具体的な記述が難しくなる可能性があります。

だれが承認の権限を持つのか、どのような場合にだれに承認を求めるのかを明確にし、決裁までの道のりが容易にわかるようにしましょう。

5-2. 適切なルールを設定する

決裁・承認をするためのルールを共有しましょう。ルールがなければ、同じ申請内容でもA部署では承認されるのにB部署では承認されない、などの不公平が起こる可能性があります。

また、承認・非承認の基準があいまいの場合は、複数の承認者がいても申請の内容が精査されません。精査されないままでは決裁・承認フローを経由する意味がなくなります。

どのような場合に決裁・承認を進めてよいのか迷わないよう、マニュアルやガイドラインを作成しましょう。必要記載事項がわかりやすい申請書のフォーマットや、承認してよい場合のチェックリストの作成も検討してください。

5-3. 関係者間のコミュニケーションを促進する

決裁・承認に関わる部署間のコミュニケーションの促進も大切です。

部署によって着眼点や前提知識が異なるため、決裁・承認の過程で意見の対立や誤解が生まれることがあります。お互いがなぜ承認に迷っているのか、どのような点を問題としているのか理解できないこともあるでしょう。

普段から部署間のコミュニケーションを密にすることで、お互いの理解が進みます。意見が対立して決裁・承認が滞ることを防ぐため、関係者間の情報共有の場を定期的に設けるようにしましょう。

6. ワークフローシステムによる決裁・承認の電子化も効率的

決裁・承認をよりスムーズに進めたい場合、ワークフローシステムで電子化する方法もあります。ワークフローシステムとは、各種申請から決裁までの意思決定プロセスを紙ベースではなく電子的な手段で進められるツールやソフトのことです。

ワークフローシステムを導入すると、決裁・承認ルートの可視化や効率化が可能になります。

申請者は現在だれの承認待ちなのかをシステム上で常にチェック可能です。進捗が見られなければ承認待ちになっている関係者に確認の連絡を入れ、承認が放置されるのを防げます。

承認が下りなかった場合は申請者に通知が届き、なぜ承認されなかったかの理由もコメントで記載されているため、再申請も簡単です。

書類を渡すためにほかの部署へ移動したり、判子を押すためにオフィスを訪れたりする必要がないので、業務の効率化につながります。書類の印刷が不要になる分コストの削減も可能です。

決裁・承認業務をなるべく簡単にしたい場合は、ワークフローシステムの導入を検討してはいかがでしょうか。

7. 違いを理解して決裁と承認を円滑に進めよう

決裁と承認は意思決定プロセスにおける段階が異なります。

承認の数が多い場合は決裁が下りるまで時間がかかり、面倒に思うこともあるでしょう。しかし、ミスや不正を防いで健全な経営活動を維持するため、決裁・承認のフローを軽視しないようにしてください。

決裁や承認をスムーズに進めたい場合は、ワークフローシステムの導入も一つの手です。決裁まで時間がかかることや進捗があいまいになりやすい点に悩んでいる場合は、紙ベースではなくワークフローシステムで実施してみましょう。