ペーパーレス化の実現方法は企業規模や業種などによってさまざまです。ここでは、ペーパーレス化が必要な理由・背景やペーパーレス化を推進する方法を簡潔に紹介します。

1. そもそもペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、これまで紙を活用して管理していた書類を電子化し、紙を使用しないようにすることです。

ペーパーレス化により、生産性向上やコスト削減など、企業はさまざまなメリットを得られます。またペーパーレス化の推進は、ビジネス上だけでなく、SDGsや環境保護の観点からも必要とされています。

1-1. ペーパーレス化が必要な理由・背景

厚生労働省は「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」を公表しており、そのなかでペーパーレス化の取り組みを推奨しています。

また、令和3年度の税制改正において電子帳簿保存法の改正がおこなわれ、税務署長の事前承認制度が廃止されるなど、ペーパーレス化の取り組みを後押ししています。

さらに、近年ではビジネスにおいて競争優位性を得るためにDXが注目されています。DXを進めるための施策の一つとして、ペーパーレス化の推進が挙げられます。

このように、テレワーク環境の整備や電子帳簿保存法の改正、DXの必要性の影響もあり、企業においてペーパーレス化の推進が必要とされています。

参考：厚生労働省：テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン
参考：国税庁：電子帳簿保存法が改正されました

1-2. ペーパーレス化の実現にはITツールの導入が不可欠

ペーパーレス化の必要性は理解できたとしても、日本では紙文化が根強く残っており、思うようにペーパーレス化を推進できていない企業も少なくありません。ペーパーレス化を実現するにはITツールの導入・活用が不可欠です。

たとえば、紙の契約書にハンコを押すという業務をなくすには、電子契約サービスを導入する必要があります。また、紙の請求書を使用して取引先に送付している場合、請求書発行システムを導入すれば、電子データでやり取りすることが可能です。

このように、自社のニーズにあったITツールを導入することで、ペーパーレス化を推進することができます。次の見出しでは、どのようなペーパーレス化の実現方法があるのかを具体的に紹介します。

2. ペーパーレス化の方法

ここでは、ペーパーレス化を推進するtためのツールの活用方法について紹介します。

2-1. ペーパーレス化の方法①：紙文書の電子化

既存の紙書類などを電子化することで、ペーパーレス化をおこなうことができます。たとえば、スキャナーを使用して、紙書類を読み取れば、電子化データに変換することが可能です。また、OCRソフトを使用すれば、スキャナーにより電子化されたデータの文字を認識して、検索効率を高めることができます。

そして、クラウドストレージにより、インターネット上で電子データを管理すれば、紙書類の保管が不要になります。また、PCやスマホなどの端末とネット環境があれば、時間や場所を問わずアクセスできるため、情報共有のスピードを向上させることが可能です。さらに、アクセス権限を個人単位などで付与できるため、セキュリティを強化することができます。

2-2. ペーパーレス化の方法②：請求書発行システムの導入

請求書を発行するには、紙代・印刷代・郵送代など、多くのコストがかかります。そこで、請求書発行システムを導入することで、請求書の作成から送付までのあらゆる業務をオンライン上で実施できるため、ペーパーレス化を推進することができます。また、請求書発行システムにより、業務の一部を自動化できるため、人的ミスを減らし、生産性を向上させることが可能です。

2-3. ペーパーレス化の方法③：電子契約サービスの利用

契約書を電子化することに抵抗がある人もいるかもしれません。しかし、一定の要件を満たせば、電子契約にも、書面と同程度の法的有効性を持たせることができます。そこで、電子署名やタイムスタンプなど、電子契約の締結に適した機能を持つ電子契約サービスを利用するのがおすすめです。

電子契約サービスを利用すれば、オンライン上で契約を交わし、郵送の手間などを省けるため、業務効率の向上が期待できます。また、収入印紙も不要になるため、コストの削減にもつながります。

2-4. ペーパーレス化の方法④：ワークフローの電子化

紙を使用して申請・承認・決裁などをおこなっている場合、申請承認が滞る、申請状況が把握しづらいなどの課題があります。また、オフィスに出社しなければならない状況を作り出し、多様な働き方を実現できない可能性があります。

そこで、ワークフローシステムを導入することで、申請・承認・決裁といった業務をオンラインで管理できるため、場所を問わず業務をおこなうことが可能です。また、稟議の進捗状況の確認や、通知やアラートにより、申請承認をスムーズにおこなうこともできます。

2-5. ペーパーレス化の方法⑤：Web会議システムの活用

紙の資料の作成・配布・保管・廃棄には、コストや業務負担がかかります。Web会議システムを導入し、オンラインミーティングを上手く活用することで、ペーパーレス会議を実現することが可能です。事前に電子データで会議参加者に情報を共有すれば、紙のコストはかかりません。

3. ペーパーレス化のメリット

ここでは、ペーパーレス化を推進することで得られるメリットについて詳しく紹介します。

3-1. 業務の効率化

紙を使って業務をおこなっている場合、必要な書類を見つけるのに時間がかかることもあります。紙の書類を共有するには、印刷・製本・配布といった工程が必要になります。また、一人ひとりに資料を配らなければならないため、手間がかかります。

ペーパーレス化の実現により、紙の代わりに電子データを扱うことで、検索機能を活用して素早く欲しい情報へアクセスすることができます。また、データをオンライン上にアップロードすれば、従業員や取引先にも簡単に情報を共有できるので、業務負担が減ります。

このように、ペーパーレス化を推進してITツールの機能などを上手く活用すれば、業務を効率化させることが可能です。

3-2. コストの削減

紙の書類を扱う場合、紙代・印刷代・郵送費・印紙代といったさまざまなコストの負担が必要になります。また、印刷機・シュレッダーのメンテナンス費用や、書類を保管するためのスペース費用もかかります。

ペーパーレス化を実現できれば、紙が不要になるので、これらのコストを削減することが可能です。また、紙の書類や印刷機・シュレッダーのスペースを減らすことで、オフィスを縮小し、コスト削減につなげることもできるかもしれません。

3-3. セキュリティの強化

紙の資料の場合、紛失・盗難が生じる可能性があります。また、紙そのものの劣化により、情報を適切に管理できなくなる恐れもあります。

ペーパーレス化の実現により、情報を電子データとして扱うことで、パスワードやアクセス権限を付与してセキュリティを強化することが可能です。また、システムにログが残るため、誰が・いつ・どこで、何のデータを閲覧・修正したのかを明確に確認することができます。さらに、電子データであれば、バックアップ体制を構築すれば、データの紛失を防ぐことができます。

3-4. 多様な働き方の推進

紙の書類を扱っている場合、印刷・押印・郵送などのためだけにオフィスへ出社しなければならないこともあるかもしれません。

ペーパーレス化を推進すれば、紙の代わりに電子データでやり取りできるため、テレワークなど、多様な働き方を推進することができます。

4. ペーパーレス化の手順・導入方法

ここでは、ペーパーレス化の具体的な手順や導入方法について詳しく紹介します。

4-1. 手順①：ペーパーレス化の目標設定を明確におこなう

ペーパーレス化を推進するにあたって、まず目的を明確に設定することが大切です。目的から逆算して具体的に目標を設定することで、ペーパーレス化を実現するための方法を適切に計画することができます。

また、目標は数値化するなど、後から評価しやすいように定めるのがおすすめです。

4-2. 手順②：ペーパーレス化の範囲・対象を決める

目的が定まったら、ペーパーレス化の範囲や対象を決めましょう。業務フローやコストなどの観点から、ペーパーレス化をいきなり全社的に進めることは難しい場合があります。そのため、ペーパーレス化を導入しやすい業務や部署など、範囲を適切に定めることが大切です。

また、企業で扱う紙媒体の書類には、会議書類・稟議書・決裁書・請求書・契約書などさまざまです。そのため、どのような書類を電子化するのかも明確にすることが重要といえます。

4-3. 手順③：ペーパーレス化のツールを選定する

ペーパーレス化を進めるには、ITツールを導入することが不可欠です。近年では、さまざまな機能のあるITツールが登場しています。

ITツールを選定する際は、目的や範囲、対象を意識して選ぶことが大切です。たとえば、ペーパーレス化により、テレワークを推進したい場合には、クラウドストレージや電子契約サービスといった、オフィスに出社しないで業務をおこなえるツールを用意する必要があります。

4-4. 手順④：ツールの運用ルールや業務フローを整備する

ペーパーレス化を実施するにあたって、ITツールを導入する場合、運用方法を整備する必要があります。事前にITツールの運用ルールを定めておくことで、ペーパーレス化を導入し始めでも、従業員はスムーズに業務をおこなうことができます。

また、業務フローを変更しなければならない場合もあります。たとえば、契約書を電子化する場合、締結方法の変更に伴って、契約書作成や承認、捺印などの手順やルールを変更する必要があるでしょう。

4-5. 手順⑤：ペーパーレス化の効果を評価し、改善する

運用ルールや業務フローを整備し、ペーパーレス化をおこなう準備が完了したら、実際に実施して効果を評価し、改善をおこないましょう。

たとえば、ITツールの導入コストとペーパーレス化により削減できた費用を比べることで、ペーパーレス化の効果を評価することができます。

このように、費用対効果を検証することは、ペーパーレス化を進めるうえで重要な評価指標の一つです。また、結果を踏まえ、改善を繰り返すことで、社内にノウハウを蓄積し、ペーパーレス化の計画を成功に近づけていくことができます。

5. ペーパーレス化を推進する際の注意点・ポイント

ここでは、ペーパーレス化を推進する際の注意点や、成功させるためのポイントについて詳しく紹介します。

5-1. 推進のガイドラインを策定し、段階的にペーパーレス化を進める

ペーパーレス化をいきなり全社的に進めようとすると、コストや業務負担が大きくなり、思うように計画が進まない可能性もあります。

そのため、社内にノウハウを蓄積して全社に拡大できるように、一部の業務や部署など、ペーパーレス化を実施しやすい部分から段階的に進めていくのがおすすめです。その際に推進のガイドラインを策定しておくと、円滑かつ適切に計画を進めることができます。

5-2. 自社の目標に合ったペーパーレス化のツールを選定する

ペーパーレス化の目的は、企業によってさまざまです。そのため、自社にあったペーパーレス化ツールを導入することが大切です。

たとえば、コスト削減が目的である場合には、まずは無料で使用できるツールを利用してみるのがおすすめです。また、有料ツールのなかにも、無料体験のできる期間が用意されているものもあります。そして、従業員のITリテラシーにあわせて使いやすいツールを選ぶことも重要です。

5-3. 社員への周知やフォローを十分におこなう

ペーパーレス化をスムーズに進めるには、現場で業務をおこなう従業員の理解を得て、協力してもらうことが大切です。そのため、ペーパーレス化の目的やメリットを事前に従業員に周知することが重要といえます。

また、ペーパーレス化を実施し始めた後も、従業員が混乱しないように、研修やセミナーなどを開催して定期的にフォローをおこなうことが大切です。

5-4. 取引先の理解を得る

ペーパーレス化を進めるにあたって、自社の従業員だけでなく、取引先にも影響を与える場合もあります。たとえば、紙の請求書から電子請求書に変更する場合、あらかじめ取引先に伝えていないと、混乱を招く可能性があります。また、取引先が紙の請求書しか取り扱っていない場合、電子請求書を受け入れてもらえない恐れもあります。

このように、ペーパーレス化ツールを導入する際、取引先にも関連する場合は事前に意向を確認しておくことが大切です。

5-5. 電子帳簿保存法を確認する

電子帳簿保存法の改正により、ペーパーレス化を推進しやすくなったものの、電子データを保管する際にはさまざまな要件があります。

たとえば、請求書・領収書・契約書・⾒積書などを電子データで送付する場合、一定の要件に従って電子保存が必須です。ただし、令和5年12月31日までの電子取引であれば電子データをプリントアウトして保管し、税務調査などの際に提示・提出できるようにしていれば問題はありません。（※3）

ペーパーレス化を進める際は、電子帳簿保存法をきちんと確認して、電子データを管理するようにしましょう。

（※3）国税庁：電子取引関係

6. ペーパーレス化の進め方を理解してスムーズに推進しよう！

ペーパーレス化の方法は、企業の目的や導入するITツールによって異なります。ペーパーレス化を推進するにあたって、最初の手順として目標設定を明確にすることが大切です。

また、いきなり全社的にペーパーレス化を実施するのが難しい場合は、段階的に進めるのがおすすめです。

自社にあったITツールを導入し、適切な進め方でペーパーレス化を推進しましょう。