「社内公募の概要を理解したい」

「社内公募のメリット・デメリットを知りたい」

「社内公募をどのような流れで実施すればいいの？」

上記のようにお悩みではありませんか。

社内公募制度は社内の従業員を対象として募集をかけるものです。従業員の自主的な異動を促せることから、多くの企業で導入されてきました。

この記事では、社内公募制度の特徴やメリット・デメリット、実施する際の流れ・注意点などを解説しています。社内公募の導入を検討している人事担当者の方はぜひ参考にしてください。

1. 社内公募制度とは

社内公募制度とは、社内の従業員を対象に人材の募集をかける制度です。人材が足りない部署があるときや、新規事業を立ち上げたいときに活用できます。

一般的な異動の場合は企業側に決定権があり、従業員自身が働くポジションを決められません。対して社内公募制度は、従業員が自分で働く場所を選べます。社内公募制度は従業員自らが仕事を選び、実力を発揮できる手段の一つです。

転職を考えていた従業員も、社内で希望する仕事ができるなら、わざわざリスクのある外部の企業に移ろうとはしなくなるでしょう。

2. なぜ社内公募制度が注目される？背景から理由を解説

社内公募制度が注目されている背景には、少子高齢化による生産年齢人口の減少が関係しているでしょう。求人を出しても思うように人材が集まらず、人材の確保が大きな課題となっている企業が増えています。

2-1. 会社が社内公募を導入する目的

多くの企業では外部だけでなく、現在の従業員のなかからも活用できる人材を見つけ、最大限に活用しなければなりません。

また、多くの若い労働者は一つの企業に縛られる考えを持たず、転職にも積極的です。企業としては、従業員の離職を阻止する必要があるでしょう。希望する仕事ができる環境や自分でキャリアを形成できる環境を整えることは、人材の流出防止にもつながります。

2-2. 従業員が社内公募制度に応募する目的

従業員が社内公募制度に応募する主なケースは、新しいキャリアを追求したい希望や、現在の職務に対する不満や限界を感じている場合です。加えて、自己成長やスキルアップを目指して積極的にチャレンジすることもあります。社内公募制度は従業員自身の決断で応募するため、意欲と積極性が高いと考えられます。現状に不満を持つ従業員や、キャリアチェンジを望む者にとって、この制度は大きな動機付けになります。
さらに、将来的にキャリアの選択肢が社内で残されているという安心感も、従業員にとって重要なメリットです。このように、社内公募制度は従業員のキャリア発展や満足度向上に寄与する重要な制度です。

3. 社内公募制度とほかの制度の違い

社内公募制度に類似した以下の制度との違いを解説します。

• 自己申告制度
• 社内FA

3-1. 自己申告制度

社内公募と自己申告制度の違いは、企業が従業員の意思をどの程度汲み取るかです。

自己申告制度では自己申告書や面談を通して、全従業員が自分の考えや自己評価を申告します。具体的な申告内容は、自分が働きたい部署・今後のキャリア形成・自分の適性・問題点・職場での人間関係などです。

従業員が申告した情報をもとに、人事部は人事管理や人材育成をおこないます。社内公募制度のように従業員に寄り添える制度として取り入れている企業も多いでしょう。

しかし、自己申告制度で集められた情報はあくまで人材配置の参考情報です。実際の異動では、本人の希望とは異なる部署に配置される場合もあるでしょう。

自己申告制度は、従業員の意思と企業の意向の双方に配慮した人材配置がおこなえる方法です。

3-2. 社内FA制度

社内公募制度との違いは、部署間の異動に対し人事部が間に入るか否かです。

社内FA（フリーエージェント）制度では、一定の条件を満たした社員にFA権が付与されます。

FA権をもった従業員がおこなうのは、希望部署に対する経歴・実績・資格など自分の能力のアピールです。希望部署が受け入れを承諾すれば、FA権を持っている従業員は希望部署への異動が叶います。

しかし、FA権を獲得するための難易度が高いケースが多く、利用できるのは評価の高い従業員に限定される場合が多いでしょう。受け入れ部署にとっては利点が大きいですが、利用できない従業員から不満が出る可能性もあります。

4. 社内公募制度のメリット

社内公募制度のメリットを立場別にまとめました。

• 従業員｜希望する業務・キャリアを実現しやすい
• 公募する部署｜意欲が高い人材を迎えられる
• 人事部｜適材適所の異動をスムーズに実施できる

以下では、それぞれのメリットを詳しく紹介します。

4-1. 従業員｜希望する業務・キャリアを実現しやすい

従業員は、社内公募により自分がやりたい仕事、自分の思い描くキャリア形成に沿った仕事ができるので、仕事へのモチベーションが上がります。業務をやらされている感がなくなり、自主的に行動できる人材に育つでしょう。

業務内容だけでなく、誰の下で働くかを選べるのも大きなポイントです。マネジメント能力に問題がある上司がいる場合、たとえ社内公募で募集をかけても、人は集まりにくいでしょう。

上司は部下が気持ちよく働けるよう気を使う必要性が出て、職場の環境が良くなりやすいのも利点の一つです。

4-2. 公募する部署｜意欲が高い人材を迎えられる

公募する部署にとっては、一般的な異動で配置された人材よりもモチベーションの高い人材を迎えられることが大きなメリットです。

外部採用の場合より人材に対する情報が多く、従業員も企業気質や仕事の流れをわかっている場合が多いでしょう。異動後にアンマッチが起こる可能性が低く、即戦力となる可能性も高いです。

4-3. 人事部｜適材適所の異動をスムーズに実施できる

人事部のメリットは、人材補充が必要な部署と、働く意欲のある従業員のマッチングができる点です。適材適所の人材配置ができ、離職防止や従業員のキャリアの自立を促進に繋げられます。

チャレンジ精神のある従業員を外部に流出させることなく、新しい可能性に向けて能力を発揮してもらえるでしょう。またコストのかかる外部採用する必要がないのも大きな利点です。

5. 社内公募制度のデメリット

社内公募制度のデメリットを立場別にまとめました。

• 従業員｜キャリアの機会損失につながる場合がある
• 元の部署｜急な異動で優れた人材を失う
• 人事部｜課される負担が大きい

以下では、それぞれのデメリットを詳しく紹介します。

5-1. 従業員｜キャリアの機会損失につながる場合がある

従業員にとってのデメリットは、社内公募による異動がキャリアの機会損失につながる場合がある点です。異動により新しい環境に身を置くことになれば、将来的に現在の部署で得られるはずの立場や仕事環境を得られなくなります。

自分の立てた目標のために応募したなら、元の部署で得られたはずのキャリアについて考える可能性は低いかもしれません。しかし、単に現在の業務から逃げたくて応募した場合には、後々になって後悔する可能性が高くなるでしょう。

5-2. 元の部署｜急な異動で優れた人材を失う

社内公募に応募した従業員の元の部署が受けるデメリットは、急な異動で優れた人材を失うことです。

異動後の人員の調整がうまくいかない場合には、残ったメンバーで業務をこなすことになるでしょう。結果として残された従業員の業務負荷が高くなり、生産性が低下するばかりか部署に対する不満が高まる可能性が高くなります。

5-3. 人事部｜課される負担が大きい

社内公募制度による人事部のデメリットは、課される負担が大きいことです。社内公募では、条件の決定・社内への告知・面接・選考など、外部に求人する場合と同じステップが必要となります。

従業員や元の部署へのフォローも必要です。社内公募を取り入れるなら、必要に応じて人事部の人数を増やすことも考えなければなりません。

また、人気の部署に秀でた人材が集中する可能性も考えられるでしょう。個人の希望を尊重した方法に偏ると、組織全体を俯瞰できず人材配置のバランスが崩れるので注意が必要です。

6. 失敗しない社内公募制度の基本的な流れ・フロー

社内公募制度の基本的な流れとして、重要なステップを切り取って紹介します。

社内公募をおこなう際には、できるだけ公正な採用基準の設定も必須です。従業員が不公平感を感じないよう気を配りましょう。

6-1. 公募の資料を作成する

社内公募を導入する際には、まず公募内容を詳細に策定することが重要です。具体的には、募集要項の作成が必要です。募集要項には、募集の背景、各部署の説明、職務内容、必要スキル、応募条件などを明記します。これにより、従業員は自分に適したポジションかどうかを判断するための適切な情報を得ることができます。また、明確で詳細な公募資料の作成は、応募者が適切な情報を基に応募を検討できる環境を整える上で欠かせません。

6-2. 社内広報を行う

社内公募制度の導入において重要なステップの一つは、社内広報を通じて情報を全従業員に周知することです。具体的には、公募内容を公開し、全従業員が閲覧できるようにします。さらに、社内メールやポータルサイト、社内掲示板も活用し、公募の存在を認識させる機会を増やすことが重要です。

特に、応募期限や応募方法（例：専用フォームやメールアドレスへの送信など）は明確に示し、混乱を避けるように配慮します。また、選考プロセスについても詳しく説明することで、従業員の不安を軽減し、安心して応募できる環境を整えることができます。

6-3. 応募の受付を開始する

社内公募制度を効果的に運用するためには、応募の受付に関する明確な流れを確立することが重要です。指定期間内に応募を受け付ける際には、オンラインシステムを利用することが推奨されます。これにより、応募の管理が効率化され、従業員も簡便に応募できます。

まず、応募を整理するために専用の窓口（担当部署）を設けます。ここで提出された書類を収集・整理し、適切に管理します。また、応募者が提出すべき情報を明確に指示することが求められます。具体的には、応募要件や必要書類、提出方法などを明記することで、応募者は迷わず書類を揃えることができます。

さらに、応募者のプライバシー保護や情報セキュリティにも細心の注意を払うことが必要です。

6-4. 書類選考・評価を実施する

応募書類を基に選考を行います。職務内容や必要スキルに最も適合する候補者を選び、公平で透明性のある評価を実施することが重要です。提出された応募書類を基に、職務要件として定めている経験やスキル、資格などと照らし合わせて判断します。応募者の過去のプロジェクトでの成果やリーダーシップといった強みも、事前に把握されていれば積極的に評価に反映させるべきです。これにより、候補者の総合的な実力を正確に評価し、公平な選考プロセスで運用できるでしょう。

6-5. 面接選考・評価を実施する

書類選考を通過した候補者に対しては、社内公募制度の一環として面接選考を実施します。面接では、業務遂行能力のみならず、その部署との適合性を重視することが重要です。具体的には、コミュニケーション能力、課題解決力、チームワーク力を重点的に評価します。このような側面は、一般採用と同様に重要視されるポイントです。さらに、候補者の今後のキャリアパスに対する展望や、仕事に対する価値観や姿勢も限られた面接時間内で引き出すことが求められます。

6-6. 採用者の内定通知を行う

内定通知を実施する際は、まず最終選考を通過した応募者に内定を正式に通知します。この通知は、上長と内定者本人に対して同時に行います。通知内容には、新たな職務内容や異動日などの具体的な情報を明示し、対象者の疑問や不安を取り除くための詳細な説明を提供することが重要です。

一方、不採用となった応募者にも、フェアな対応が求められます。不採用者には、個別に結果を通知し、必要に応じてフィードバックを提供します。これにより、応募者のモチベーションを保持し、将来的な成長をサポートする姿勢を示すことができます。社内公募制度を円滑に運用するためには、採用・不採用の結果通知においても透明性と誠実さを保つことが必要不可欠です。”””

7. 社内公募制度を実施する際の注意点

社内公募制度を成功させ企業に定着させるためには、次の点に注意しましょう。

• 社内公募の情報を厳守する
• 所属部署の拒否権を認めないルールを定める
• 異動後のフォローをする

それぞれの点について詳しく解説します。

7-1. 社内公募の情報を厳守する

社内応募に応募した人の個人情報は、人事部や公募している部署以外に漏れないよう、厳重に管理する必要があります。

社内公募に応募したことが現在の部署に知れた場合「現在の部署に不満があるのか」と感じる上司もいるでしょう。同じ部署で働く同僚との関係が悪くなる可能性もあります。

従業員の応募状況は、合格した場合のみ所属部署の上司に知らせるよう徹底しなくてはなりません。

7-2. 所属部署の拒否権を認めないルールを定める

社内公募を軸道に乗せるためには、あらかじめ「拒否権は認めない」とルールを定めておくことが望ましいです。

自分の部署からエースが離れることを危惧し、社内公募による異動を拒否する管理職もいます。しかし所属部署の拒否を認めると、社内公募をおこなう意味がなくなるでしょう。

所属部署の上司の拒否が原因で異動が実現しない場合、応募者は強い不満を抱きます。事前にルールをつくることで、トラブルを防ぎましょう。

7-3. 異動後のフォローをする

人事部は応募者が合格・異動したあとにスムーズに人間関係を構築し、業務をおこなえるようフォローしなくてはなりません。

落選した応募者に対しても、「選考のフィードバックを共有する」「将来のキャリア形成について相談する機会を与える」など、モチベーションが下がらないようサポートするべきでしょう。

応募者が所属していた元の部署に対しては、移動時期の調整や人員調整をし、元の部署に生じる負担を軽減する必要があります。社内公募への不満が高まらないよう、人事部はあらゆる方向に向けてフォローをおこなわなければなりません。

8. 社内公募を運用する企業の成功した運用事例

それでは実際に社内公募を運用する上で、成功している企業の事例を紹介します。参考にして取り入れられるものから実施しましょう。

8-1. 公募への応募を増やす運用例

ある企業では、社内公募制度の応募を増やすために具体的な運用例を導入しました。例えば、応募時に上長の許可を不要とし、従業員が自由にチャレンジできる環境を整えました。また、選考で合格した場合のみ上長に伝えることで、従業員の積極的な応募を促進しました。

さらに、キャリア研修やキャリア面談を通じて従業員のキャリア観を育成し、公募制度を効果的に運用しました。これらの取り組みにより、従業員の応募意欲が増し、応募数が大きく増加しました。このように、具体的な戦略を持って社内公募制度を運用することで、企業全体の成長と社員のキャリア形成を同時にサポートすることが可能です。

8-2. 要員計画と人数調整をうまく行う運用例

ある企業では、要員計画と社内公募を連動させることで、人材の円滑な異動を実現しました。この企業は、一部の部署に人材が固まらないように徹底的な管理を行っています。
まず、公募の後に新卒配属を行い、その後にジョブローテーションを活用して要員調整を実施しています。これにより、各部署の人員バランスを最適化し、全体の業務効率を向上させました。また、公募前には必ず上長への報告と承認を必要とするプロセスを設け、透明性と公正性を担保しています。

これにより、企業全体での人材の適材適所が実現し、空席や過剰が発生することなく、業務がスムーズに進行しています。このような運用例は、社内公募制度を活用することで、企業全体の生産性を向上させるための有効な手段となります。

8-3. 不合格時のケアを行っている運用例

ある企業の成功事例では、社内公募で不合格となった従業員に対して、応募先部門から個別フィードバックを行う運用を採用しています。このフィードバックはキャリアパスに対する具体的なアドバイスやスキル向上の指針を含み、不合格者のショックやモチベーション低下を防ぎます。また、選考で合格した場合のみ上長に通達する形式により、不合格時のプレッシャーや心配を軽減します。この取り組みにより、従業員の成長を支援し、社内のモチベーションを高く保つことが可能です。これにより、社員が積極的に新たなチャレンジを続ける効果もあります。

9. 社内公募制度で適材適所な人材配置を実現しよう

社内公募制度は、適材適所の人材配置ができるだけでなく、従業員の働く意欲を高められます。しかし人事部の負担の大きさや、元の部署に予期せぬ異動で人材を損失させる点にも注目しなければなりません。

社内公募制度がマッチするかは、それぞれの企業の状況にもよるでしょう。しかし秀でた人材の確保や離職の防止するためには、なんらかの対策を打たなくてはなりません。さまざまな方法があるなかで、社内公募制度も選択の一つとして検討してはいかがでしょうか。