雇用保険保険者証とは?必要になるケースや発行のタイミングも解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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雇用保険保険者証とは?必要になるケースや発行のタイミングも解説

保険証

会社に初めて入社したときに発行される雇用保険被保険者証は、さまざまなシーンで必要になる書類です。
従業員が必要としたときに速やかに手続きできるよう、雇用保険被保険者証の基礎知識をしっかり押さえておきましょう。

今回は、雇用保険被保険者証の概要や、必要になるケース、発行のタイミングや有効期限、再発行の可否などについて解説します。

関連記事:雇用保険とは?給付内容や適用される適用事業所について

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1. 雇用保険被保険者証とは、雇用保険加入時に発行する書類のこと

書類

雇用保険被保険者証とは、雇用保険に加入した際、ハローワークが発行する書類のことです。

労働者を雇用する事業は、業種や規模を問わず、すべて雇用保険の適用事業となり、以下の1と2の要件に該当する従業員を雇うときは、雇用保険の加入手続きを行う必要があります。[注1]

1. 31日以上引き続き雇用されることが見込まれる者(以下いずれかに該当する場合)期間の定めがなく雇用される場合
a. 雇用期間が31日以上である場合
b. 雇用契約に更新規定があり、31日未満での雇止めの明示がない場合
c. 雇用契約に更新規定はないが、同様の雇用契約により雇用され、31日以上雇用された実績がある場合

2. 1週間の所定労働時間が20時間以上であること

以上の要件に該当する従業員を雇い入れるときは、たとえ1人でも雇用保険の加入手続きを行い、雇用保険被保険者証を発行してもらう必要があります。

雇用保険被保険者証には、被保険者番号と、被保険者氏名、生年月日などが記載されています。
シンプルかつ小さな書類ですが、被保険者(労働者)が雇用保険の適用事業者に雇用される限り、半永久的に使用するものですので、紛失しないよう大切に取り扱わなければなりません。

なお、雇用保険被保険者証はハローワークが発行して事業者に交付された後、紛失などを防止するため、そのまま会社で保管するのが一般的です。

[注1]雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか!|厚生労働省

2. 雇用保険被保険者証が必要なケース

ポイント

ここでは、雇用保険被保険者証が必要になるケースを、企業・労働者別に解説します。

2-1. 会社が雇用保険被保険者証を必要とするケース

会社が雇用保険被保険者証を必要とするケースは、新たに労働者を雇い入れる時です。
雇用する労働者が新卒者(初めて雇用保険に加入する人)の場合、事業者は必要書類を揃えた上で、所轄のハローワークにて雇用保険の加入手続きを行う必要があります。

一方、雇用する労働者が転職者(すでに雇用保険に加入している人)の場合は、労働者が前の職場から受け取った雇用保険被保険者証を提出してもらい、雇用保険の加入手続きを行うことになります。
加入手続きを行った後は、前述の通り、会社で保管しておき、労働者が退職する際は忘れずに返却します。

2-2. 労働者が雇用保険被保険者証を必要とするケース

労働者が雇用保険被保険者証を必要とするケースは大きく分けて2つあります。

まず1つ目は、今いる会社を退職し、他の会社に転職するときです。
雇用保険被保険者証は、被保険者個人に発行するものなので、働く場所が変わっても同じ被保険者番号(雇用保険被保険者証)を使用することになります。

そのため、転職先で雇用保険に加入する場合は、退職時に前の職場から雇用保険被保険者証を返却してもらい、入社時に転職先の会社へ提出する必要があります。

2つ目は、教育訓練給付の支給申請を行うときです。
教育訓練給付制度とは、働く人の主体的な能力開発の取り組みを支援し、雇用の安定と再就職の促進を図ることを目的に整備された雇用保険の給付制度です。[注2]

雇用の安定または再就職のために厚生労働大臣の指定する教育訓練を受講し、これを修了した場合、教育訓練給付の支給申請を行えば、教育訓練施設に支払った経費の一部を支給してもらうことができます。

なお、教育訓練は再就職を目指す離職者だけでなく、スキルアップを狙う労働者(雇用保険に3年以上加入している人に限る)も受けることが可能です。そのため、場合によっては在職中の従業員から雇用保険被保険者証の返却を求められることもあります。

[注2]教育訓練給付の支給申請手続について|厚生労働省

3. 雇用保険被保険者証の発行のタイミングと有効期限

砂時計

初めて雇用保険に加入する労働者を雇い入れる場合、その労働者が被保険者となった日(入社日など)の属する月の翌月10日までに、ハローワークにて雇用保険被保険者資格取得届の手続きを行う必要があります。[注3]

事業を立ち上げてばかりで、初めて労働者を雇用する場合は所轄のハローワークで「事業所設置届」と「雇用保険被保険者資格取得届」を、その後に新たに労働者を雇用する場合は、その都度「雇用保険被保険者資格取得届」を提出することになります。

雇用保険被保険者資格取得届の手続きは、ハローワークの窓口、オンライン、郵送のいずれかで行えますが、それぞれ発行のタイミングが異なります。
最も早く発行できるのはハローワークの窓口で、手続きをした当日に雇用保険被保険者証を発行してもらえます。

一方、ハローワークのインターネットサービスを利用して申請した場合の発行タイミングは2~3開庁日が目安となっています。最も発行タイミングが遅いのは郵送手続きで、ハローワークに書類が届くまでに時間がかかること。紙媒体の書類なので手続きが遅れることなどから、申請(郵送)から発行までに1週間程度の時間がかかる可能性があります。

また、郵送の場合は切手代などのコストや、ポストに投函する手間もかかるところがネックです。なるべく早く発行したいのならハローワークの窓口、手間と時間を節約したいのならオンライン申請を利用するのがおすすめです。

本記事では、雇用保険の資格取得手続きについて解説しましたが、資格喪失時や雇用保険以外の保険の資格取得時にも手続きが必要になります。本章で解説したように、発行には期限が決まっているので忘れずに対応するようにしましょう。

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[注3]被保険者に関する手続一覧|厚生労働省

3-1. 雇用保険被保険者証の有効期限

雇用保険被保険者証に記載されている被保険者番号は、原則として労働者1人に1つ割り当てられるものです。
転職によって職場が変わったとしても、被保険者番号は変更されず、前の職場で発行された雇用保険被保険者証を引き続き使用することになります。

ただし、離職によって雇用保険の資格を喪失してから7年以上が経過すると、労働者に割り当てられていた被保険者番号がハローワークのデータから抹消されてしまいます。

7年以上のブランクがある労働者を雇用する場合、ハローワークに提出する雇用保険被保険者資格取得届の「取得区分」は、これまで雇用保険に加入したことがない人同様、「新規」となりますので注意しましょう。

4. 雇用保険被保険者証は再発行できる?

はてな

雇用保険被保険者証を紛失、あるいは損傷した場合は、ハローワークで「雇用保険被保険者証再交付申請書」を提出して手続きすれば、再発行することが可能です。

手続きは一般的に、雇用保険被保険者証を紛失または損傷した本人(被保険者)が行います。ただし、在職中に会社で保管していた雇用保険被保険者証を紛失・損傷した場合は、事業主が再交付申請を行うことも可能です。

雇用保険被保険者証再交付申請書には、申請者の氏名や住所、現在雇用されている事業所、最後に被保険者として雇用されていた事業所(前の職場)、取得年月日、被保険者番号、紛失または損傷の理由などを記載する項目があります。

なお、紛失で被保険者番号がわからないという場合でも、前の職場の名前と所在地を記載すれば、ハローワークのデータベースを検索することによって被保険者番号を確認することができます。

一方、離職してから7年が経過していてハローワークにデータが残っておらず、かつ雇用保険被保険者証を紛失し発行し直す必要があります。

再発行手続きは、窓口で行う場合は原則として即日発行してもらえますが、オンライン申請の場合は数日かかることもあります。そのため、新しく雇用した労働者から「雇用保険被保険者証が見当たらない」と申し出を受けた場合は、なるべく早めに再発行申請を行うよう通達しましょう。

5. 雇用保険被保険者証は労働者を雇用する際に必要となる書類

手続き

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明する書類です。
前職で雇用保険に加入したことがある人を雇う場合は、加入手続きにあたって、労働者から雇用保険被保険者証を提出してもらう必要があります。

紛失・損傷によって雇用保険被保険者証を提出できない場合は、入社日までにハローワークの窓口またはオンライン申請により、再発行申請を済ませてもらいましょう。

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吉田 菜穂子

吉田 菜穂子

クラウドサービス比較のメディア運営を経て、jinjerBlog編集部に加入。バックオフィス向けサービス「ジンジャー」を導入いただいたお客様に事例取材をおこない、現場の課題をキャッチアップしながら、人事業務や契約業務に役立つ情報をお届けします。

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