KPI管理シートとは？作成方法や活用のポイントを解説

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人事・労務管理

更新日: 2024.4.3
公開日: 2023.3.10 OHSUGI

KPI（Key Performance Indicator）を管理するときに役に立つのが、KPI管理シートです。KPI管理シートは、記入欄を埋めていくだけでKPIの管理ができる仕組みになっています。KPIツリーと同様に、KPIの管理を効率化するためのツールとして使われます。本記事では、KPIの管理方法がわからない人向けに、KPI管理シートの重要性や作成方法、活用するときのポイントを解説します。

1. KPI管理シートとは？
2. KPI管理シートの重要性
3. KPI管理シートの作成方法
4. KPI管理シートを活用するときのポイント
5. KPI管理シートの重要性を知り、目標設定を見直そう

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1. KPI管理シートとは？

KPI管理シートは、KPIの運用に必要な情報を1枚のページにまとめ、一元管理するためのツールです。KPI管理シートのフォーマットはとくに決まっていませんが、以下の7つの項目を記載することが一般的です。

KPI	企業のゴールを目指すために必要な数値目標（重要目標達成指標）
KPIの達成に必要なタスク	KPIを構成する要素を分解し、必要なタスクを洗い出したもの
担当者	タスクを担当する従業員の氏名
成果物の場所	成果物を納品する場所やリンク
ToDoリスト	タスクを遂行するための作業リスト
進捗状況	タスクの進捗状況
振り返り	管理者からのフィードバック

KPIに関する情報がKPI管理シートに集約されるため、KPIの運用を効率化することが可能です。また、マーケティング組織を立ち上げたばかりの企業が、KPIの運用に必要な情報を集めるためにKPI管理シートを導入するケースもあります。KPIをツリー状に網羅したKPIツリーと並んで、KPI管理シートはKPIを運用するうえで欠かせないツールとなっています。

2. KPI管理シートの重要性

なぜKPI管理シートを作成する必要があるのでしょうか。KPI管理シートを作成するメリットは2つあります。

KPIの達成に必要なタスクを可視化できる
情報共有を効率化できる

2-1. KPIの達成に必要なタスクを可視化できる

KPI管理シートには、設定したKPIや、KPIの達成に必要なタスクを網羅的に記入していきます。タスクの難易度が高い場合はToDoリストを記入し、タスクの細分化（ブレイクダウン）をおこないます。

KPI管理シートを作成すれば、取り組むべきタスクの一覧を可視化することが可能です。また、KPI管理シートにタスクの進捗状況を記入することで、進捗が遅れたタスクを発見し、すばやくフォローできます。

2-2. 情報共有を効率化できる

KPI管理シートには、KPIの管理に必要な情報が集約されています。必要な資料を探す手間がなくなるため、情報共有を効率化することが可能です。

また、KPI管理シートをExcelなどのオフィスソフトで作成すれば、オンラインでファイルを共有できます。テレワークやリモートワークを導入している企業でも、オフィスワークと同様にKPIを運用することが可能です。

3. KPI管理シートの作成方法

KPI管理シートを作成する手順は、4つのフェーズに分けられます。

KPI管理シートのテンプレートを作成する
KPIを設定する
KPIの実現に必要なタスクを整理する
タスクの性質に合わせて担当者を決める

3-1. KPI管理シートのテンプレートを作成する

まずはExcelなどのオフィスソフトを使用し、KPI管理シートのテンプレートを作成しましょう。KPI管理シートを紙ベースで作成する企業も存在しますが、ほかの従業員と情報共有しづらく、テレワークやリモートワークに対応できない点がデメリットです。

KPI管理シートに必要な項目はそれほど多くないため、Excelの操作に慣れた人なら、短時間でテンプレートを作成できます。人事管理システムによっては、KPI管理シートを作成する機能が用意されている場合があります。

3-2. KPIを設定する

次にKPIを設定します。KPIには、企業が目指すべきゴール（＝KGI）の中間目標としての役割があります。1つのKGIに対して、3～5個のKPIを設定することが一般的です。KPIの設定方法がわからない場合は、KPIツリーなどのほかのフレームワークも併用しましょう。

3-3. KPIの実現に必要なタスクを整理する

KPIを設定したら、KPIを実現するために必要なタスクを洗い出します。

たとえば、Webマーケティングにおいて、コンバージョン率をKPIに設定する場合を考えてみましょう。コンバージョン率を改善するためのタスクとして、ランディングページ（LP）のデザイン向上や、サイト導線の改善、キャンペーンの強化などの施策が挙げられます。

必要なタスクを整理することで、一人ひとりが具体的に何をすればよいのかが明確化され、生産性の向上につながります。

KPI	KPIの達成に必要なタスク
コンバージョン率◯%アップ	ランディングページ（LP）のデザイン向上
	サイト導線の改善
	キャンペーンの強化

3-4. タスクの性質に合わせて担当者を決める

KPIの実現に必要なタスクを洗い出したら、タスクの性質に合わせて担当者を割り振ります。タスクの進捗状況の確認や、担当者が困ったときのフォローのため、作成したKPI管理シートは必ずチーム内で共有しましょう。

KPI	KPIの達成に必要なタスク	担当者
コンバージョン率◯%アップ	ランディングページ（LP）のデザイン向上	▲▲
	サイト導線の改善	▲▲
	キャンペーンの強化	▲▲