従業員を雇用する際にはさまざまな契約をする必要があります。業務内容を理解してもらい、問題があった際に確認するために必要なのが労働契約書です。労働契約書には何を記載すべきなのか、労働契約書はどのように作成するのかなどについて詳しく見ていきましょう。

 1. 労働契約書とは

まずは労働契約書がどのような役割を持つ書類なのか、必要性や雇用契約書の違いとあわせて知っておきましょう。

1-1. 労働に対して報酬を支払う契約の書面

労働契約書とは、企業が従業員を雇用する際に結ぶ契約内容を記載した書類です。
労働契約書は労働者が不利益を被ることを防ぐだけでなく、企業側のトラブルを防ぐ役割もあります。
労働契約は労使間で以下の点に注意して結び、その内容を記した書類が労働契約書になります。

• 労使の対等の立場によること
• 就業の実態に応じて、均衡を考慮すること
• 仕事と生活の調和に配慮すること
• 信義に従い誠実に行動しなければならず、権利を濫用してはならないこと

労働契約書にはいくつかの作成ルールがあり、記載必須事項や保管期限など、雇用者が注意しなければならない点があるため注意しましょう。
労働契約書に記載が必須な事項は「4. 労働契約書に必要な記載事項」で詳しく解説します。
参照：労働契約（契約の締結、労働条件の変更、解雇等）に関する法令・ルール｜厚生労働省

1-2. 労働契約書がないのは違法？

労働基準法第15条では、使用者は労働契約を締結するにあたり、労働者に対して賃金や労働時間その他の労働条件を明示することを義務付けています。
とくに契約期間や就業場所といったいくつかの労働条件は、原則として書面（労働者が希望した場合はFAXやメールでも可）で交付しなければなりません。
労働条件を記載した労働契約書を交付しなかった場合、労働基準法違反とみなされ、同法第120条のもと、30万円以下の罰金に処される可能性があります。
新しく従業員を雇う場合は、必ず労働契約書を作成し、当該従業員に交付するようにしましょう。

参照：「労働基準法」｜e-Gov法令検索

1-3. 労働契約書と雇用契約書の違い

雇用契約書とは、雇用主と労働者の間で結ぶ労働契約の内容を明らかにするために作成する契約書のことです。
雇用契約書には賃金や就業場所、就業時間、業務内容など、労働条件に関する重要事項が記載されており、雇用主と労働者の双方が内容に合意し、署名押印することによって契約を締結します。
記載されている内容は労働契約書と共通する部分が多いですが、労働基準法で交付が義務付けられている労働契約書とは異なり、雇用契約書の作成・交付は義務ではありません。
しかし、雇用主と労働者それぞれが署名押印した雇用契約書は、「双方が契約書の内容を確認し、同意した」という証拠になります。
雇用契約書がないと、トラブルが発生した際に労使間で水掛け論に発展するおそれもあります。そのため、口頭契約ではなく、双方が納得した証拠になる雇用契約書を交わしておくことをおすすめします。

2. アルバイトスタッフにも労働契約書は必要？

労働基準法では短時間の労働者（アルバイトやパートタイムのスタッフなど）に対しても、賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならないと定めています。

また、「短時間労働者を雇い入れたときは、速やかに、当該短時間労働者に対して、労働時間その他の労働条件に関する事項を明らかにした文書を交付するように努めるものとする」とパートタイム労働法第6条でも明示されています。

そのため、アルバイトの従業員に対しても労働契約書を作成しなくてはいけません。

正規雇用の従業員とは異なる内容の契約書が必要になるため、アルバイトやパートタイムスタッフを雇用する可能性がある企業は、短時間労働者向けの労働契約書のテンプレートを準備しておくとよいでしょう。

参考：パートタイム労働法の改正について｜厚生労働省

参考：短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律｜e-Gov法令検索

3. 労働契約書の交付タイミングと方法

労働契約書を交付する時期や交付方法は、雇用契約書と似ている部分が多いです。改めて確認し、新規採用者が不安を持たないように手続きの流れを整備しておきましょう。

3-1. 内定後や入社時の交付が一般的

労働契約書の交付タイミングは、雇用契約書と同様に内定日や入社日が一般的です。

会社や業務についての説明をおこない、改めて雇用条件に問題がないか双方が納得できていたらその流れで交付する企業が多いようです。

法律で交付時期についての決まりはないため、スケジュールや採用者の希望に合わせて問題ありません。

3-2. 労働条件通知書を兼ねて交付できる

労働条件通知書は必ず交付しなければいけない書類ですが、労働契約書を兼ねて交付することが可能です。1枚の書類で済むため、紛失の心配がなくコストも抑えられます。

作成する際は労働条件通知書の必須事項を必ず満たすようにしましょう。

また、兼用する場合は労働条件通知書としての役割が強くなるため、有期雇用従業員に対しては契約更新のたびに交付が必要になります。

3-3. 電子メールによる明示も可能

労働条件の明示は、書面だけでなくFAXや電子メール、SNSなどでも交付が可能であるとされています。

リモートワークが普及したことで出社の機会が少ない従業員や、契約日よりも先に労働内容を提示しておきたい場合に非常に便利な方法です。

明示しなければならない事項に変更はなく、原則としては書面による交付が必要だとされています。そのため、電子データで交付する際も内容は書面と同様にし、書面の労働契約書も用意しておきましょう。

参考：平成31年４月から､労働条件の明示がFAX･ﾒｰﾙ･SNS等でもできるようになります｜厚生労働省

4. 労働契約書に必要な記載事項

労働契約書には明記しておかなければならない事項がたくさんあります。
どのような事項を記載する必要があるのかを、しっかりとチェックしておきましょう。

4-1. 就業する場所

従業員が就業する場所を記載します。
企業が本社しかなく、その事務所で働くことになるのであれば記載は一つで構いません。
しかし、支社が複数存在し、転勤や異動、出張の可能性がある場合には、その旨や場所についても記載しなければなりません。

なお、入社してからすぐに別の場所で一時的に研修をおこなう場合は記載する必要はありません。

4-2. 契約期間

契約期間が限定されている契約社員やアルバイトなどの従業員に対しては、契約期間についても明記します。
さらに、更新の可能性がある場合は更新するための条件についても記載しましょう。

派遣社員の場合は一定期間派遣社員として働いてから正社員として雇用するケースも考えられます。
そのような制度がある場合は、正規雇用に至るために必要な期間や条件についてもしっかりここで明記しておきましょう。

4-3. 労働時間

始業時間や終業時間などの労働時間について記載します。
毎日同じ時間に始業、終業する場合は一通りで構いませんが、日によって時間が変わる、シフトによって時間が変わる場合などは個別に明記しなければいけません。

リモートワークやフレックスタイムなどを導入している場合には、それらの条件についてもわかりやすく記載する必要があります。

4-4. 時間外労働

業務をおこなう上で残業が発生する可能性がある場合は、時間外労働についても記載しておきましょう。
割増賃金や月の上限についての明確な記載や、固定残業制を導入している場合はその内容も明確にしておく必要があります。
時間外労働は労働基準法の上限や割増賃金を守って設定しなければいけません。記載する際は改めて法律に違反していないか確認しておきましょう。

4-5. 休憩時間

労働時間に応じた休憩時間はどれくらい与えられるのかについても記載します。
労働基準法では、1日6時間以上の労働の場合には45分以上、8時間以上の労働の場合には1時間の休憩時間を取得させなければならないと決められています。

従業員が交代して休憩を取るのか、一定の時間になったら一斉に休憩を取るのかについても記載しておきましょう。

4-6. 休日

労働基準法では、週に1日、または月に4日の休日を設けることが義務付けられています。これを法定休日と呼びます。そして、これとは別に企業が定めている休日を所定休日と呼びます。

この法定休日と所定休日についても、固定なのか、変動するのか、何曜日なのかなどについて明記しておくようにしましょう。

休日の取り扱いは労使間でトラブルになることが多い部分です。認識にずれが生じないように留意し、詳細に説明しておくと安心です。

4-7. 交替規定

シフト制をはじめ、交代勤務の場合は始業、交替の規定について記載しましょう。
シフトの時間帯が固定の場合や、夜勤がある場合など、自社が採用している労働時間やシフトに合わせて明記する内容を変える必要があります。

また、体調不良などによって休む場合には、代わりとなる人員を確保しなければならない、シフト希望の期限などのルールがあるのであれば、それも書いておきましょう。

4-8. 賃金規程

賃金については、月給、日給、時給などを詳しく記載し、昇給の条件や期間なども書かなければなりません。
残業や深夜労働、休日労働などは労働基準法で割増賃金を支払うことが義務付けられているため、その割増率についても記載する必要があります。
さらに、締め日や給与日は何日なのか、どのように支払われるのかもわかりやすく記載しておくようにしましょう。

賃金規定は従業員にとって非常に重要な部分です。曖昧さやわかりにくさが残らないように、簡潔かつ分かりやすい記載が望ましいです。

4-9. 退職事項

定年制度を設ける場合には、何歳で定年となるのかを明記してください。
自己都合や会社都合で退職する場合はいつまでに申告すべきか、いつまでに企業からの申告があるかをしっかり記載しておきましょう。

また、どんな場合に解雇されるのかもこの項目で記載することになります。
解雇は明確な理由がない限り認められず、場合によっては企業が不利になる可能性もあります。
退職金の決定方法、計算や支払いについても確認し、従業員にもわかりやすく記載しておきましょう。

4-10. 2024年4月からの変更点

2024年4月からは、労働契約の締結や更新のタイミングで明示しなければいけない労働条件が追加されます。

新しく追加される明示事項は以下の通りです。

1. 就業場所・業務の変更の範囲
2. 更新上限（通算契約期間または更新回数の上限）の有無と内容
3. 無期転換申込機会
4. 無期転換後の労働条件

このうち１はすべての労働者に対する明示事項です。3～4は有期契約労働者に対する明示事項であるため、有期雇用の従業員全てに明示する必要があります。

2024年4月からの変更点ですが、前もって対応したテンプレートを作成し、記載すべき内容を正確に把握しておきましょう。

参照：2024年4月から労働条件明示のルールが変わります（リーフレット）｜厚生労働省

5. 労働契約書の注意点

労働契約書を作成する際の注意点を雇用形態別に解説します。雇用契約書とほぼ同様の内容ですが、改めて確認しておきましょう。

関連記事：労働契約書の保管期間や正しく保存する方法を紹介

5-1. すべての雇用形態での注意点

まずはすべての雇用形態で注意したい2つのポイントです。

1点目は、労働契約書の保管期限です。労働契約書は作成し、契約書に押印してもらったら完了ではありません。
その従業員が退職、または死亡してから3年間保管する必要があります。

万が一提出を求められた場合は、すぐに提出できるようわかりやすく管理しておきましょう。

2点目は、労働契約書は、企業と従業員の双方が保管する必要があるため、2通作成する必要がある点です。
労働契約書は契約内容に納得したことを証明するために押印しなければなりません。この押印も企業の代表者と従業員、それぞれ2通分必要になるため、忘れないようにしましょう。

5-2. 正社員の場合

正社員は無期で雇用を続けるため、在職中の転勤や異動が発生しやすいです。業務内容や労働時間も変動する可能性があるため、そうした点についても明示しておく必要があります。

とくに転勤や転属の可能性がある場合は、従業員に詳細を説明したうえで理解を求めて労働契約書にも反映させましょう。

5-3. 契約社員の場合

有期雇用である契約社員の労働契約書には、必ず契約期間と更新の有無に関する項目が必要です。更新の条件や更新しないことが決定している場合は、その記載も必要です。

有期雇用の従業員とのトラブルは、更新時に発生することが多く、労働契約書によって明確に定めておくことで予防ができます。

5-4. アルバイト・パート社員の場合

アルバイトやパート従業員は、パートタイム労働法6条に基づいた記載が必要です。

昇給や退職金、賞与の有無などのほか、短時間労働者向けの相談窓口に関連する事項も必要です。正社員や契約社員とは異なる明示事項に十分に注意しましょう。

参考：パートタイム労働法の改正について｜厚生労働省

参考：短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律｜e-Gov法令検索

6. 正しい労働契約書を作成し、労使間のトラブルを防止しよう

労働契約書は企業が従業員を雇用する際に必須の書類です。
労働時間や賃金などについて、従業員がいつでも確認できるように明確に記載しましょう。

労働契約書に違反した仕事を従業員にさせるとトラブルに発展しやすく、訴訟問題になる可能性もあります。
退職後に問題が発覚する可能性もあり、労働契約書がなければ企業側の正当性を証明できません。
労働契約書を正しく作成することだけでなく、保管し続けることと必要時にすぐに提示できるようにしておくことも重要です。