従業員を雇用する際には、雇用契約にさまざまな内容を盛り込む必要があります。その契約の中でも、従業員に労働条件を理解してもらい、問題があった場合や労働条件を確認するために必要なのが労働契約書です。

労働契約書には、雇用主と労働者の双方が署名捺印をしなければならないので、どちらかが不利益になるような内容では締結できません。また、労働契約には厳格なルールが法律で定められているため、記載項目に漏れが無いよう作成することも重要です。

ここでは、労働契約書の基礎知識や交付するタイミング、記載項目などを解説していきます。

1. 労働契約書とは

労働契約書とは、企業が従業員を雇用する際に結ぶ契約内容を記載した書類です。

労働契約は、労使間で以下の点に注意して結ぶ必要があります。

• 労使の対等の立場によること
• 就業の実態に応じて、均衡を考慮すること
• 仕事と生活の調和に配慮すること
• 信義に従い誠実に行動しなければならず、権利を濫用してはならないこと

労働契約書にはいくつかのルールがあり、記載必須事項や保管期限などにも決まりがあるため、取り扱いに注意しましょう。

参照：労働契約（契約の締結、労働条件の変更、解雇等）に関する法令・ルール｜厚生労働省

1-1. 労働契約書と雇用契約書に違いはある？

結論からいうと、「労働契約書」と「雇用契約書」は、実務ではほぼ同じ意味で使われており、法令上で明確に区別されている名称ではありません。

労働基準法第15条では、労働条件を労働者に明示する義務があると定められています。ただし、条文上は「労働契約書」「雇用契約書」という言葉は使われていません。どちらも、労使双方が合意内容を書面にまとめ、署名や記名押印をして取り交わす書類なので違いはないと言えます。

「労働契約書」「雇用契約書」という名称にこだわるのではなく、法令で定められた明示事項が漏れなく記載されているか、労使の合意内容が明確になっているかを確認することが重要です。

1-2. 労働契約書がないのは違法？

結論からいうと、労働契約書がなくても違法ではありません。ただし、後述する「労働条件通知書」は交付する義務があります。

労働基準法第15条では、使用者は労働契約を締結するにあたって、労働者に対して賃金や労働時間その他の労働条件を明示することを義務付けています。中でも、契約期間や就業場所などいくつかの労働条件は、原則として書面（労働者が希望した場合はFAXやメールでも可）で交付しなければなりません。

労働条件通知書を交付しなかった場合、労働基準法違反とみなされ、同法第120条に則り30万円以下の罰金に処される可能性があります。

そのため、新しく従業員を雇う場合は必ず「労働条件通知書」を作成し、当該従業員に交付するようにしましょう。

参照：「労働基準法」｜e-Gov法令検索

1-3. 労働契約書と労働条件通知書の違い

先述した雇用契約書は、雇用主と労働者の間で結ぶ労働契約の内容を明らかにするために作成する契約書となるので、双方の署名捺印で締結されます。

それに対して、労働条件通知書はその名の通り「通知書」であるため、双方で署名をする必要はありません。しかし、後々雇用条件におけるトラブルが発生した際に同意しているかどうかの証明ができなくなるため、雇用契約書と労働条件通知書の2通作成する企業もあります。

ただし、労働条件通知書と労働契約書は記載されるべき内容がほぼ同義となるため、「労働契約書兼労働条件通知書」として契約書と通知書をまとめて1通にして作成することが可能です。当サイトでは、実際にサンプルとして、労働条件通知書と雇用契約書を兼用できるフォーマットを無料配布しています。

社労士の監修付きで、令和6年に労働条件の明示ルールが変更された点も反映した最新のフォーマットです。労働条件通知書と雇用契約書を兼用することができる雛形ですので、「これから作る雇用契約書の土台にしたい」「労働条件通知書を更新する際の参考にしたい」という方は、ぜひこちらからダウンロードの上、お役立てください。 

 2. 労働契約書はパート・アルバイトにも必要？

労働基準法では、短時間の労働者（アルバイトやパートタイムのスタッフなど）に対しても、賃金や労働時間その他の労働条件を明示しなければならないと定めています。

パートタイム労働法第6条でも、「短時間労働者を雇い入れたときは、速やかに、当該短時間労働者に対して、労働時間その他の労働条件に関する事項を明らかにした文書を交付するように努めるものとする」と明示されています。

そのため、アルバイトの従業員に対しても労働条件通知書を作成しなくてはいけません。

しかし、労働契約書については作成義務がないため、口頭での契約でも締結が可能です。しかし、労働条件についてトラブルになった際に契約を締結していることを証明できなくなるため、労働契約書も作成しておいたほうが良いでしょう。

参考：パートタイム労働法の改正について｜厚生労働省

参考：短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律｜e-Gov法令検索

3. 労働契約書の交付方法

労働契約書と労働条件通知書を兼用している場合、書面での交付が原則とされています。ただし、労働者の同意があった場合に限り、書面だけでなくFAXや電子メール、SNSなどでも交付が可能です。

FAXや電子メール、SNSなどを使った交付方法は、リモートワークが普及したことで出社の機会が少なくなった従業員や、契約日よりも先に労働内容を提示しておきたい場合に非常に便利な方法です。

ただし、電子データで交付する場合は、書面に出力できるものに限られているため注意しましょう。

また、後々のトラブルを防ぐためにも、労働者本人の同意があった旨の証明や労働者側での受領確認も必要です。

参考：平成31年４月から､労働条件の明示がFAX･ﾒｰﾙ･SNS等でもできるようになります｜厚生労働省

3-1. 労働契約書を交付するタイミング

労働契約書や労働条件通知書の交付時期に関しては、特に決まりはありません。

しかし、労働契約書の交付タイミングは、雇用契約書と同様に内定日や入社日が一般的です。内定や入社などの手続きと一緒に交付をして、署名捺印をしてもらえば、書類のチェックを一度で済ませることができます。

会社や業務についての説明をおこない、改めて雇用条件に問題がないか双方が納得できていたらその流れで交付する企業が多いようです。

いずれにしても、法律で交付時期についての決まりはないため、スケジュールや採用者の希望に合わせて問題ありません。

3-2. 労働契約書に必要な記載事項

労働契約書は、作成自体が法律で定められていないため、「必ず記載しなければならない事項」は存在しません。そのため、双方が同意した雇用契約の内容をもれなく記載すればよいでしょう。

ただし、労働条件通知書を兼ねて作成する場合は、労働条件明示のルールで決まっている項目をすべて記載しておかなければなりません。

ここでは、どのような事項を記載する必要があるのかを紹介するので、担当者の方はチェックしておきましょう。

就業する場所

「就業する場所」には、従業員が実際に勤務する住所を記載します。

企業が本社しかなく、その事務所で働くことになるのであれば記載は一つで構いません。しかし、支社が複数存在し、転勤や異動、出張の可能性がある場合には、その旨や場所についても記載しなければなりません。

またテレワークや出向などが想定される場合には、その可能性についても記載しておくと安心です。

ただし、入社してからすぐに別の場所で短期間の研修をおこなう場合など、一時的なものは記載する必要はありません。ただし、勤務地の変更があり得る場合は、変更条件や範囲を具体的に記載することが義務付けられています。

契約期間

契約期間が限定されている契約社員やアルバイトなどの従業員に対しては、契約期間についても明記します。特に有期契約の場合、開始日と終了日をはっきり記載しておくことで、後々のトラブルを防ぐことができます。

さらに、更新の可能性がある場合は、更新の有無や更新基準についてもできるだけ具体的に示しておきましょう。例えば、「契約期間は1年間とし、勤務態度や業績により更新の可能性がある」といったように記載すると、労働者側も契約内容を正しく理解できます。

なお、無期契約であっても、雇い止めの可能性がある職種などでは注意が必要です。2024年4月からは、有期契約の更新上限や無期転換ルールの周知義務が拡充されたので、これらの情報もあわせて記載しておきましょう。

労働時間

「労働時間」には、始業時間や終業時間などについて記載します。

毎日同じ時間に始業、終業する場合は1パターンだけで構いませんが、日によって時間が変わる、シフトによって時間が変わる場合などは個別に明記しなければいけません。

具体的には、始業時刻と終業時刻、1日の労働時間、1週間の所定労働時間などを正確に記載しましょう。

また、フレックスタイム制や裁量労働制など、変形労働時間制を導入している場合は、その旨と詳細な運用ルールも必ず盛り込んでください。労働時間に関する取り決めを曖昧にすると、労働時間の把握が不十分となり、労使トラブルの原因となることがあります。

近年では、テレワークの増加に伴い、勤務時間の管理が難しくなるケースも増えているので、適切なルールを契約書に反映してください。

時間外労働

業務をおこなううえで残業が発生する可能性がある場合は、「時間外労働」についても記載しておきましょう。

「時間外労働」の項目には、ただ「有り」とするだけでなく、どのような条件下で残業がおこなわれるのかを明確にしておくとトラブル防止につながります。割増賃金や月の上限についての明確な記載や、固定残業制を導入している場合はその内容も明確にしておく必要があります。

また、時間外労働は労働基準法の上限や、割増賃金を守って設定しなければいけません。特に36協定（時間外・休日労働に関する協定届）を締結している場合は、その内容を踏まえた残業時間の上限や手続きについても記載してください。記載する際は再度、法律に違反していないか確認しておきましょう。

休憩時間

「休憩時間」には、労働時間に応じてどれくらい与えられるのかについても記載します。

労働基準法では、1日6時間を超える労働の場合には45分以上、8時間を超える労働の場合には1時間の休憩時間を取得させることが義務付けられています。

休憩をどのタイミングで取得するのか、従業員が交代して休憩を取るのか、一定の時間になったら一斉に休憩を取るのかなどの運用ルールを記載しておきましょう。

また、テレワークやシフト勤務など多様な働き方が広がる中では、休憩時間の管理が曖昧になりがちなので、休憩時間を労働時間内に適切に取得できるよう、従業員自身に管理を促す仕組みも大切です。

休日

労働基準法では、週に1日、または月に4日の休日を設けることが義務付けられており、これを「法定休日」と呼びます。そして、これとは別に企業が定めている休日を「所定休日」と呼びます。

この法定休日と所定休日についても、週休2日制を採用しているのか、シフト制で曜日が変動するのかなど、勤務形態に合わせた休日の設定を記載しておくと、従業員がスケジュールを把握しやすくなります。

また、振替休日や代休の運用方法についても触れておくと、突発的な休日出勤が発生した際にトラブルを防ぐことができます。

休日の取り扱いは、労使間でトラブルになることが多い部分なので、認識にずれが生じないように留意し、詳細に説明しておくと安心です。

交替規定

シフト制をはじめ、交代勤務の場合は始業、交替の規定について記載しましょう。

シフトの時間帯が固定の場合や、夜勤がある場合など、自社が採用している労働時間やシフトに合わせて明記する内容を変える必要があります。

具体的には、シフトの種類や交替の周期、深夜勤務の有無などを明示し、従業員が勤務スケジュールを把握しやすいようにしましょう。また、交替に伴う手当の有無や割増賃金についても触れておくと、労使間の認識違いを防ぐことができます。

交替勤務は体力的な負担も大きくなるため、適正な勤務時間の設定や十分な休息確保が不可欠です。労働契約書で運用ルールを具体的に示すことで、従業員が安心して勤務できる体制づくりにつながります。

賃金規定

賃金については、基本給の金額だけでなく、各種手当の種類や支給条件、締め日と支払日も明確にしておきましょう。

残業や深夜労働、休日労働などは労働基準法で割増賃金を支払うことが義務付けられているため、その割増率についても記載する必要があります。

さらに、締め日や給与日は何日なのか、賃金の支払い方法や振込先についても、わかりやすく記載しましょう。

賃金規定は、従業員にとって非常に重要な部分です。賃金に関する記載が曖昧だと、未払い残業代などのトラブルに発展する可能性があるので、透明性の高い賃金規定を労働契約書に盛り込むことが大切です。

退職事項

定年制度を設ける場合には、何歳で定年となるのかを明記してください。

自己都合や会社都合で退職する場合はいつまでに申告すべきか、退職の申出方法や期間、民法で定められた退職の申出期限や、労働基準法に基づく解雇予告のルールを遵守する旨を含め、しっかり記載しておきましょう。

また、どんな場合に解雇されるのかもこの項目で記載することになります。一方的な解雇は、明確な理由がない限り認められず、場合によっては企業が不利になる可能性もあるので、解雇となる事由をはっきり記載することが重要です。

他にも、退職金の決定方法、計算や支払いについても確認し、従業員にわかりやすく明記しましょう。

3-3. 労働契約書の保管期間

労働基準法第109条では、労働者名簿や賃金台帳などの重要書類を原則5年間（当面は経過措置により3年間）保管することが義務付けられています。

労働契約書は、これらの帳簿の内容や労働条件の根拠となる書面であるため、同様に一定期間保存することが適切です。特に、賃金や契約期間などの合意内容を確認する資料となるので、関連書類とあわせて少なくとも5年間は保管する体制を整えておくことが望まれます。

退職者分についても保存期間は在職中とは別に起算されるため、保存開始日を明確にして保管しましょう。万が一提出を求められた場合は速やかに提出しなければならないので、保管方法や管理責任者を社内で明確にしておくことも重要です。

4. 2024年4月の法改正で見直しが必要なポイント

2024年4月の法改正により、労働条件の明示ルールが見直され、労働契約書や労働条件通知書に記載すべき内容が拡充・明確化されました。特に、有期労働契約に関する事項は、労働基準法および関連省令に基づき、従来よりも具体的な記載が求められています。

改正から年月が経っており、担当者も制度改正そのものは把握しているかもしれませんが、既存の契約書書式や雇用形態別の運用に十分反映できていない企業も少なくありません。

そこでここでは、法改正を踏まえて労働契約書のどこを見直すべきか解説します。

参照：2024年4月から労働条件明示のルールが変わりました｜厚生労働省

4-1. 法改正により追加・明確化された記載事項の整理

2024年4月以降、労働条件明示に関するルールが改正され、有期労働契約を中心に記載事項の追加・明確化がおこなわれました。

具体的には、契約更新の有無や更新判断基準、通算契約期間や更新回数の上限に関する事項について、より具体的な明示が求められています。これらは労働基準法第15条および関連する厚生労働省令に基づくもので、従来の抽象的な表現では不十分と判断されるおそれがあります。

契約書の雛形を長年流用している場合、法改正前の記載内容のままになっていないか確認が必要です。まずは法改正で何が追加・明確化されたのかを整理し、現在使用している契約書の記載事項と照合することが重要です。

4-2. 有期契約・パートの記載項目の見直し

法改正の影響を受けやすいのが、有期契約社員やパート・アルバイトといった非正規雇用の労働契約書です。

これらの雇用形態は正社員と異なり、契約期間や更新の有無が労働条件の中核となるため、更新基準や上限の明示が不十分だと、後の労使トラブルにつながる可能性があります。また、パート・アルバイトであっても、労働基準法上は労働者であり、明示義務の範囲に違いはありません。

雇用形態ごとに記載内容を簡略化している場合、法改正後の要件を満たしていないケースも見受けられます。有期契約か無期契約か、短時間労働者か否かによって、見直すべき記載項目を整理することが不可欠です。

4-3. 契約書の再交付が必要となるケース

法改正があった場合でも、すべての既存社員に対して直ちに労働契約書の再交付が必要になるわけではありません。

ただし、契約更新時や労働条件を変更するタイミングでは、改正内容を反映した書面を交付する必要があります。特に有期契約社員については、更新の際に新たな明示事項を含めた契約書を交付しなければ、労働基準法第15条違反と判断されるおそれがあります。

一方、無期雇用の正社員で条件変更がない場合でも、就業規則や契約内容と法改正後の明示事項に齟齬がないか確認しておくことが重要です。再交付が必要となる判断基準を整理し、更新や変更時の実務フローに組み込むことが求められます。

5. 労働契約書兼労働条件通知書作成時の注意点

労働契約書（雇用契約書）兼労働条件通知書を作成する場合、注意しなければならないことがあります。

ただし、労働契約書というのは雇用形態によって内容が異なるため、注意点も雇用形態によって違ってきます。ここでは、雇用形態別に注意点を解説するので、担当者は一度確認しておきましょう。

関連記事：労働契約書の保管期間や正しく保存する方法を紹介

5-1. 正社員の場合

正社員は無期で雇用を続けるため、業種によっては在職中の転勤や異動が発生することがある雇用形態です。そのため、転勤や部署異動の場合、業務内容や労働時間も変動する可能性があるので、その点についても明示しておく必要があります。

特に転勤や転属の可能性がある場合は、従業員に詳細を説明したうえで理解を求めてから、労働契約書兼労働条件通知書にも反映させましょう。また、無期雇用であっても労働条件の変更はあり得るため、変更手続きのルールを定めておくことも重要です。

正社員に対しては、長期的な雇用関係を前提とした契約書作成が必要です。

5-2. 契約社員の場合

有期雇用である契約社員の労働契約書には、契約期間の開始日と終了日を明確に記載することが必須です。契約更新の条件や更新の有無、更新手続きの方法についても具体的に記載しなければなりません。

また、賃金や労働時間、業務内容についても詳細に記載し、契約社員が自身の労働条件を正確に把握できるようにすることが大切です。さらに、契約期間満了時の対応や無期転換申込権についての説明も入れておくと信頼関係を深めることができるでしょう。

有期雇用の従業員とのトラブルは、更新時に発生することが多いのですが、労働契約書兼労働条件通知書によって明確に定めておくことで予防ができます。

5-3. アルバイト・パート社員の場合

アルバイトやパート従業員は、パートタイム労働法6条に基づき、昇給や退職金、賞与の有無などのほか短時間労働者向けの相談窓口に関連する事項を記載しなければなりません。

短時間勤務や週の労働日数の制限、時給や手当の詳細を正確に記載することで、誤解やトラブルを防止できます。また、シフトの変更や休暇取得のルールについても記載すると安心です。さらに、契約期間がある場合は期間の明示と更新の可否、更新方法についても記載しておきましょう。

アルバイトやパートタイムの労働契約書の明示事項は、正社員や契約社員とは異なるため、記載もれがないよう十分に注意してください。

参考：パートタイム労働法の改正について｜厚生労働省

参考：短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律｜e-Gov法令検索

6. 労働契約書を正しく作成して労使間のトラブルを防止しよう

労働契約書は、企業が従業員を雇用する際に必須の書類です。

労働時間や賃金など従業員が知りたいことについて、いつでも確認できるように明確に記載しましょう。

労働契約書に違反した仕事を従業員にさせるとトラブルに発展しやすく、訴訟問題になる可能性もあります。場合によっては、退職した従業員が「契約違反」を訴えてくる可能性もあり、その際に労働契約書がなければ企業側の正当性を証明することができません。

このように、労働契約書はただの書類ではないので、正しく作成することはもちろん、一定期間保管し、必要になった際にはすぐに提示できるようにしておきましょう。