労働契約書の保管期間や正しく保存する方法を紹介

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人事・労務管理

更新日: 2024.4.15
公開日: 2021.11.12 OHSUGI

企業に入社する際には企業と雇用者の双方が労働契約書に押印する必要があります。契約内容に納得した上で契約を結びますが、この労働契約書はあとからいつでも確認できるようにしておく必要があります。この労働契約書には保管期間が定められています。勝手に廃棄しないように注意しましょう。

1. 労働契約書の保管期間は何年？
2. 労働契約書の保管で注意すること
3. 労働契約書の正しい保存方法
4. 労働契約書は保管期間と保管方法を守って取り扱おう

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1. 労働契約書の保管期間は何年？

労働契約書も、他の契約書類や決算書類と同様に保管期間が決まっています。誤って捨てることがないよう、適切に管理しましょう。

1-1. 労働契約書の保管期間は5年（当面の間は3年）

労働契約書は基本的に契約者が退職、または死亡してから5年間（当面の間は3年）は保管しておかなければなりません。
退職したその日、死亡したその日から5年間（当面の間は3年）です。
これは労働基準法で定められた期間ですので、これ以内に勝手に破棄しないようにしましょう。

賃金の未払いや残業代に問題がある場合、契約者が死亡し過労死などの可能性がある場合、この労働契約書などを参考に捜査されることになります。
労働契約書だけでなく労働者名簿、賃金台帳、そしてタイムカードと時間外労働計算書も5年間（当面の間は3年）保管しなければなりません。健康診断書は原則5年間の保管義務があります。

1-2. 2020年の法改正で保管期間が変わった

労働契約書の保管期間は、労働基準法が改正される前は3年間でした。

しかし、2020年4月1日からは保管期限が5年に延長されたため、これまでよりも長期間の保管が企業には義務付けられています。

この変更には民法の改正により、賃金の債権が消滅する時効が2年から5年に延長されたことが関係しています。誤って処分しないように注意しましょう。

2. 労働契約書の保管で注意すること

労働契約書を保管する際に注意しなければならない点について解説します。
労働契約書さえ保管できていればいい、期間内に保管しておけばいいというわけではないため、いつ提出を求められてもすぐに用意できるようにしておきましょう。

2-1. タイムカードなどの書類も保管しなければならない

労働契約書は単体で保管すればよいわけではなく、その契約者のタイムカードや賃金台帳、労働者名簿、時間外労働計算書を一緒に保管しておく必要があります。
退職後に労働の内容に問題が発覚する可能性もあり、訴訟などに至った場合にこれらが証拠になるからです。

不利になる恐れがある場合でも、破棄してしまうと余計に不利になってしまいます。
また、提出を求められた際に破棄済みで提出できなかった場合は、罰則が科せられる可能性もあるので注意しましょう。

2-2. 保管期間が違う書類もある

労働契約書をはじめとした契約に関する書類の保管期間は5年間（当面の間は3年）ですが、それ以外にも各書類の保管期間は法律で定められています。
健康保険や厚生年金関連の書類の保管期間は2年間です。
労災保険に関連する書類、労働保険徴収や納付の書類は3年間です。
税法上の扶養控除等（異動）申告書や源泉徴収簿は7年間の保管が義務付けられています。

他にも法律で定められた保管期間のある書類はたくさんあるため、破棄していいか迷ったときは必ず確認しておきましょう。保管期間が定められていない書類に関しては企業が確定させられるため、適宜適切な期間保管した上で破棄するようにしましょう。

3. 労働契約書の正しい保存方法

労働契約書を保管する際の正しい保管方法について解説します。
保管しているつもりでも正しく保管できていなければ証拠としては成立しません。特に電子データとして保管する場合は注意しましょう。

3-1. 基本的には書面で保管

労働契約書の書類は、書面で交付した場合は基本的に書面で保管しなければなりません。
現在日本だけでなく世界中でペーパーレス化が進んでおり、テレワークの推進などで今後もさらにペーパーレス化が早まっていくことが予想されます。

しかし、書面でのやり取りが未だに多いのも事実です。
従業員が多い、入れ替わりが激しい企業では労働契約書の保管にもスペースや管理コストがかかりますが、書面での契約書は書面のまま保管するようにしましょう。
退職年や入社年、氏名順など、各企業にとって見やすい方法で書類を保管しておき、いつでもすぐに提出できるようにしておきましょう。