労働契約書の保管期間や正しく保存する方法を紹介 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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労働契約書の保管期間や正しく保存する方法を紹介

書類を確認する様子

企業に入社する際には企業と雇用者の双方が労働契約書に押印する必要があります。契約内容に納得した上で契約を結びますが、この労働契約書はあとからいつでも確認できるようにしておく必要があります。この労働契約書には保管期間が定められています。勝手に廃棄しないように注意しましょう。

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1. 労働契約書の保管期間は何年?

書類の山

労働契約書も、他の契約書類や決算書類と同様に保管期間が決まっています。誤って捨てることがないよう、適切に管理しましょう。

1-1. 労働契約書の保管期間は5年

労働契約書は基本的に契約者が退職、または死亡してから5年間は保管しておかなければなりません。
退職したその日、死亡したその日から5年間です。
これは労働基準法で定められた期間ですので、これ以内に勝手に破棄しないようにしましょう。

賃金の未払いや残業代に問題がある場合、契約者が死亡し過労死などの可能性がある場合、この労働契約書などを参考に捜査されることになります。
労働契約書だけでなく労働者名簿、賃金台帳、そしてタイムカードと時間外労働計算書も5年間保管しなければなりません。健康診断書も同じく5年間保管しておきましょう。

1-2. 2020年の法改正で保管期間が変わった

労働契約書の保管期間は、労働基準法が改正される前は3年間でした。

しかし、2020年4月1日からは保管期限が5年に延長されたため、これまでよりも長期間の保管が企業には義務付けられています。

この変更には民法の改正により、賃金の債権が消滅する時効が2年から5年に延長されたことが関係しています。誤って処分しないように注意しましょう。

2. 労働契約書の保管で注意すること

ビックリマーク労働契約書を保管する際に注意しなければならない点について解説します。
労働契約書さえ保管できていればいい、期間内に保管しておけばいいというわけではないため、いつ提出を求められてもすぐに用意できるようにしておきましょう。

2-1. タイムカードなどの書類も保管しなければならない

労働契約書は単体で保管すればよいわけではなく、その契約者のタイムカードや賃金台帳、労働者名簿、時間外労働計算書を一緒に保管しておく必要があります。
退職後に労働の内容に問題が発覚する可能性もあり、訴訟などに至った場合にこれらが証拠になるからです。

不利になる恐れがある場合でも、破棄してしまうと余計に不利になってしまいます。
また、提出を求められた際に破棄済みで提出できなかった場合は、罰則が科せられる可能性もあるので注意しましょう。

2-2. 保管期間が違う書類もある

労働契約書をはじめとした契約に関する書類の保管期間は5年間ですが、それ以外にも各書類の保管期間は法律で定められています。
健康保険や厚生年金関連の書類の保管期間は2年間です。
労災保険に関連する書類、労働保険徴収や納付の書類は労働契約書と同じく5年間です。
税法関連の書類は10年間、さらに源泉徴収や扶養控除控え、決算書類、株主総会の議事録などは10年間の保管が義務付けられています。

他にも法律で定められた保管期間のある書類はたくさんあるため、破棄していいか迷ったときは必ず確認しておきましょう。保管期間が定められていない書類に関しては企業が確定させられるため、適宜適切な期間保管した上で破棄するようにしましょう。

3. 労働契約書の正しい保存方法

キャビネットに保管されている書類労働契約書を保管する際の正しい保管方法について解説します。
保管しているつもりでも正しく保管できていなければ証拠としては成立しません。特に電子データとして保管する場合は注意しましょう。

3-1. 基本的には書面で保管

労働契約書の書類は、書面で交付した場合は基本的に書面で保管しなければなりません。
現在日本だけでなく世界中でペーパーレス化が進んでおり、テレワークの推進などで今後もさらにペーパーレス化が早まっていくことが予想されます。

しかし、書面でのやり取りが未だに多いのも事実です。
従業員が多い、入れ替わりが激しい企業では労働契約書の保管にもスペースや管理コストがかかりますが、書面での契約書は書面のまま保管するようにしましょう。
退職年や入社年、氏名順など、各企業にとって見やすい方法で書類を保管しておき、いつでもすぐに提出できるようにしておきましょう。

3-2. 期間を過ぎたら廃棄して問題ない

保管期間が定められている書類は、規定の保管期間が過ぎれば廃棄するようにしましょう。
念のためと長く保管しておいたり、破棄の作業が面倒だからと放置しておいたりすると返ってさまざまなリスクが高まります。

個人情報の漏洩や保管スペースが確保できなくなるかもしれません。ファイリングするためのファイルやラックなどの購入費用もかかってくるでしょう。

契約書を管理する人を配置する人件費もかかるなど、長期間すぎる書類の保管はデメリットが多いです。
面倒かもしれませんが、保管期間を過ぎた書類は定期的に確認して廃棄しましょう。
廃棄の際はシュレッダーを利用し、個人情報が漏洩しないよう注意してください。

3-3. スキャンは原本扱いにならない

ペーパーレス化に伴い、さまざまな書類をスキャンして保管する企業も多いです。
では労働契約書についてはどうなのかを見てみましょう。

現状の法律では、労働契約書のスキャンしたデータは書類の原本として認められません。
コピー扱いになるため、原本の提出を求められた際には書面を提出できるよう保管しておく必要があります。
労働契約書を紛失してしまった、破棄してしまったという場合にはスキャンしたデータを提出することになりますが、この場合は偽造ができるという点から証拠としてはかなり弱くなります。

あらかじめ電子で労働契約書を作成していた場合は電子での保管が可能であるため、保管方法などを考える上でも電子契約書に切り替えていくことをおすすめします。

3-4. 電子契約書の場合は条件を確認する

近年は書面ではなく電子契約書を選択する企業も増えていますが、どのような場合でも利用できるわけではありません。さまざまな条件があるため、導入前に確認しましょう。

条件にはまずタイムスタンプや社内規定があることです。その電子書類が本物であることの証明するために重要です。電子書類の管理に関するマニュアルも作成しておかなければなりません。

他にもデータ検索ができるようになっている書類、パソコンなどの画面ですぐに確認できる、紙にプリントできるデータであることなども条件です。

3-5. 電子契約書のメリット、デメリットを把握しておく

労働契約書を電子契約書にするメリットはたくさんあります。
保管する場所を取らないため、狭い社内が圧迫される恐れや、倉庫をレンタルする必要がありません。
距離的に離れていても契約ができるため、リモートワークや業務委託などでも郵送などの時間を取らずにすぐに契約ができます。

デメリットとしてはセキュリティ対策が必要という点があります。社内の誰でもアクセスできるような状況では、個人情報が簡単に漏洩してしまいます。
社内でのデジタル化が進んでいない場合は整備までの手間やコストがかかり、なかなか着手できない場合もあるでしょう。

そもそも労働契約書の電子交付は、雇用者本人が同意しない限りは交付できません。あらかじめ本人に確認し、拒否された場合は書面での交付、保管が必要です。

4. 労働契約書は保管期間と保管方法を守って取り扱おう

書類の管理雇用内容を詳しく記載した労働契約書は、契約者が退職、または死亡した日から数えて5年間は保管しておかなくてはいけません。

以前は3年の保管期間が定められていましたが、延長されている点に留意して正しく保管するようにしましょう。

保管する際は真実性を確保し、すぐに閲覧できるようにしておくことが重要です。特に電子データで保管する際は要件を確認し、証拠として有効な形で保管しましょう。

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OHSUGI

OHSUGI

クラウド型勤怠管理システムジンジャーの営業、人事向けに採用ノウハウを発信するWebメディアの運営を経て、jinjerBlog編集部に参加。営業時代にお客様から伺った勤怠管理のお悩みや身につけた労務知識をもとに、勤怠・人事管理や給与計算業務に役立つ情報を発信しています。

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