就業規則の閲覧を求められたらどうする?正しい対応方法を紹介 | jinjerBlog

就業規則の閲覧を求められたらどうする?正しい対応方法を紹介

面談の様子

就業規則は本来、閲覧を許可するものではなく、従業員が自由に見られるようにしなければならず、周知されていないなら効力自体発揮しません。
閲覧方法も事業所内への掲示や書面での交付、パソコンでの閲覧など詳細が定められています。
この記事では、就業規則の閲覧を求められた場合の正しい対応方法や、閲覧の注意点を解説します。

▼就業規則について1から理解したい方はこちら
就業規則とは?人事担当者が知っておくべき基礎知識

「入社手続き・雇用契約のペーパーレス化を徹底解説!」

デジタル化に拍車がかかり、「入社手続き・雇用契約の書類作成や管理を減らすために、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、入社手続き・雇用契約のペーパーレス化です。

システムで管理すると、雇用契約の書類を作成するときに、わざわざ履歴書を見ながら書類作成する必要がありません。書類作成に必要な項目は自動で入力されます。

また、紙の書類を郵送する必要がないので、従業員とのコミュニケーションが円滑に進み、管理者・従業員ともに”ラク”になります。

入社手続き・雇用契約のペーパーレス化を成功させるため、ぜひ「3分でわかる入社手続き・雇用契約のペーパーレス化」をご参考ください。

1.就業規則の閲覧は許可できる?

書類の内容を確認する様子

本来、就業規則は従業員が自由に閲覧できるようにしておかなくてはなりません。これを「就業規則の周知義務」といい、労働基準法第106条により定められています。
周知義務違反を理由に、労働基準監督署から指導が入ることもあり、悪質な場合は30万円以下の罰金が科されるケースもあります。[注1]

1-1.従業員に周知されていない就業規則は無効

就業規則は従業員に周知されて、初めて効力を発揮します。例えば、従業員が自由に閲覧できない就業規則を理由に解雇しようとしても、認められないケースも出てきます。
そのため、従業員から求めがあった場合はもちろん、就業規則は常に全従業員が把握できる状態にしておかなければなりません。

2.就業規則の閲覧希望に対する対応方法

就業規則

就業規則の周知方法は、労働基準法第106条1項、労働基準法施行規則第52条の2によって、下記のように定められています。[注1][注2]

・常時作業場の見やすい場所に掲示し、または備え付ける。
・書面を労働者に交付する。
・磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置する。

そのため、従業員から就業規則の閲覧を希望された場合は、該当する方法で開示するとよいでしょう。
それぞれの方法を、具体的に解説します。

2-1.作業場などの見やすい場所に常に掲示する

就業規則を小冊子などでまとめている場合は、従業員が手に取り、自由に見られる場所に掲示しましょう。自由に閲覧できるのであれば、事務所内や事業所だけでなく、休憩場所などでも問題ありません。
また、本社以外に支店や工場など、別事業所がある場合は、事業所ごとに見やすい場所に備える必要があります。

2-2.書面で交付する

入社時などに就業規則のコピーを配布しても問題ありません。
ただし、就業規則の社外への持ち出しを禁止しているケースや、従業員数の多い企業では、書面での公布も困難でしょう。
その場合は、1や3の方法を利用するとよいでしょう。

2-3.デジタルデータは全員がアクセスできるようにする

就業規則はパソコンのデジタルデータで周知することも可能です。その場合は、全員がアクセスできる共有フォルダに格納したり、社内イントラネットに掲載したりして、全員が閲覧できれば問題ありません。

3.就業規則の閲覧許可に関する注意点

注意を促す図

就業規則の閲覧許可の範囲や、取り扱いに関する注意点を解説します。

3-1.雇用形態にかかわらず、就業規則を閲覧できるようにする

就業規則を雇用形態別(正社員・契約社員・パート・アルバイト)に作成している場合も、労働者がすべての就業規則を見られるようにすべきであると法律上は考えられています。[注1]
例えば、契約社員が正社員の就業規則を見られないようにしている場合、周知義務に違反する恐れがある他、不合理な待遇差の確認機会を奪うため、現行法の趣旨に反する可能性もありますので注意しましょう。

3-2.退職した社員から就業規則の閲覧を求められた場合 

就業規則の周知義務は、あくまでも在職中の従業員に適用されます。そのため、退職した従業員から就業規則の閲覧を求められた場合は、必ずしも、すべて開示する必要はありません。
ただし、もし就業規則の規定を巡って争いとなっている場合は、権利関係の規定は開示する必要があります。

3-3.経営者から閲覧を拒否された場合

就業規則を経営者が保管しており、人事担当者が閲覧を希望したところ拒否され、さらに周知義務について説明しても理解を得られない。
このように、どうしても会社での閲覧が難しい場合は、労働基準監督署に閲覧請求を行うことができますので、まずは相談してみましょう。

3-4.会社が保管する就業規則を紛失してしまった場合

万が一、データを削除した、冊子を廃棄したなど、就業規則をなくしてしまった場合は、労働基準監督署に経緯を説明することで、閲覧申請を行うことができます。
ただし、上記の事態は会社の信頼を損なうことにもつながるため、就業規則の保管は入念に行いましょう。

4.就業規則は従業員が自由に閲覧できるようにしよう

一緒に確認する様子

就業規則は、従業員が自由に閲覧できる状態でなければ効力を発揮しません。
また、閲覧方法についても、法律で詳細が定められています。

一部の従業員だけ見られるようにする、許可制にするなどは法令違反となる可能性もあるため、就業規則の閲覧方法には十分注意しましょう。

[注1]e-Gov法令検索:労働基準法
[注2]e-Gov法令検索:労働基準法施行規則

【人事管理システムの解説資料 無料公開中!】

今回は、人事管理システム「ジンジャー人事」の機能や特徴を徹底解説した資料をご用意いたしました。
人事業務を効率化したい方や、システムの導入を検討している担当者様はぜひ一度ご覧ください。