就業規則とは?人事担当者が知っておくべき基礎知識 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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就業規則とは?人事担当者が知っておくべき基礎知識

話し合う様子

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常時10人以上の従業員を使用する使用者は、労働基準法第89条の規定により、就業規則を作成し、所轄労働基準監督署に届け出ることが義務づけられています。[注1]
就業規則は、その職場で働く際に適用されるルールをまとめたものであり、企業にとっても、そこで働く従業員にとっても非常に重要なものですので、基本的な内容や定めるときのポイントをチェックしておきましょう。
今回は、就業規則の基礎知識と主な内容、規則を定めるときに押さえておきたいポイントについて解説します

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1.就業規則とは?

説明する様子

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就業規則とは、労働者の賃金や労働時間といった労働条件に関する事項や、職場内の規律などについて定めた規則集のことです。いわば職場のルールブックとも呼ぶべき存在で、使用者と労働者は共に就業規則を遵守する必要があります。

企業が作成した就業規則は所轄労働基準監督署に届出を行い、さらに従業員に対してその内容を周知させることで初めて有効となります。
特に周知に関しては必須とされており、たとえ届出を行っていても、従業員に周知されていなければ無効とみなされます。

関連記事:就業規則の届出方法と具体的な手順を分かりやすく解説

1-1.就業規則を定める必要のある事業所

冒頭でも説明した通り、就業規則は、常時10人以上の従業員を雇用する使用者であれば、必ず作成・届出することが法律によって定められています。[注1]
逆に言うと、常時雇用する従業員が10人に満たない事業所は、必ずしも就業規則を定める必要はありません。
ただ、職場におけるルールを明確に定めないと、労使間でトラブルが頻発する原因になります。そのため、法律上の義務がない場合でも、就業規則を作成することが推奨されています。

関連記事:就業規則の作成方法や注意すべきポイントを解説

2.就業規則がない場合に想定されるリスク

RISK

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就業規則を作成しなかった場合に想定されるリスクには、以下のようなものがあります。

2-1. 罰金に処される可能性がある

常時10人以上の従業員を雇用しているにもかかわらず、就業規則の作成・届出を行わなかった場合は、労働基準法違反となり、同法第120条に基づいて30万円以下の罰金に処されます。[注1]
就業規則の作成・届出期間について明確な定めはありませんが、労働基準法施行規則では、就業規則の届出について「遅滞なく」行うべきとしているため、常時10人以上の従業員を雇用し始めた時点で速やかに就業規則を作成しないと、罰金の対象となる可能性があります。[注2]

2-2. トラブル発生時に不利になる

就業規則がない状態で、労使間に何らかのトラブルが発生した場合、会社は就業規則に基づいた反論・反証を行うことができません。
一般的に見て、従業員側に非があるトラブルだったとしても、就業規則がないために会社側が不利になってしまう可能性が高くなります。

2-3. 雇用関係の助成金を受給できない場合がある

国や自治体では、人材を雇用している企業を対象とした助成金制度を設けています。助成金制度を利用すれば、従業員の雇用にかかる費用負担を補填したり、軽減したりすることができます。
ただ、助成金の中には就業規則の作成・届出を受給要件としているものもあります。就業規則を作成していないと、受給できる助成金制度の範囲が狭まってしまい、せっかくの支援を受けられなくなる可能性があります。

2-4. 懲戒解雇処分ができなくなる

使用者が労働者に対して厳重注意や戒告、懲戒解雇といった処分を行う場合には、就業規則に定めた根拠が必要です。
就業規則によって、あらかじめどんな事由に対して、どのような処分が下されるのかを明記しておかなければ、労働者側から不当な懲戒処分だと訴えられる可能性があります。

もともと労働契約法第15条および16条では、労働者の懲戒・解雇について「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」と定めています。[注3]
ここでいう「客観的に合理的な理由」や「社会通念上相当」は人によって解釈が異なるため、就業規則によってあらかじめ規定しておかなければなりません。就業規則がない場合、懲戒解雇の基準があいまいになるため、明らかな職務怠慢などが発覚しても処分を下しにくくなります。

関連記事:就業規則がないとどうなる?その違法性やリスクを解説

3.就業規則の基本的な内容

机の上に物が散らかる様子

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就業規則に記載する事項は、大きく分けて「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」の2つがあります。
絶対的必要記載事項とは、労働基準法の定めにより、必ず記載しなければならない事項のことで、以下3つの項目が該当します。[注4]

1. 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇ならびに交代制の場合には就業時転換に関する事項
2. 賃金の決定、計算および支払いの方法、賃金の締め切りおよび支払いの時期ならびに昇給に関する事項
3. 退職に関する事項(解雇の理由を含む)

以上3つの項目は、業種や業態にかかわらず、必ず就業規則に盛り込む必要があります。

一方の「相対的必要記載事項」は、事業所で定めをする場合に記載しなければならない事項のことです。
相対的必要記載事項には以下8つの項目があります。[注4]

1. 退職手当に関する事項
2. 臨時の賃金(賞与)、最低賃金額に関する事項
3. 食費、作業用品などの負担に関する事項
4. 安全衛生に関する事項
5. 職業訓練に関する事項
6. 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
7. 表彰、制裁に関する事項
8. その他全労働者に適用される事項

退職金や賞与は、支給されて当たり前のように思われがちですが、実際は相対的記載必要記載事項のひとつであり、本来は会社の裁量で規定される項目となります。

なお、上に挙げた計11項目の他にも、その内容が法令や労働協約に違反しないものであれば、「任意記載事項」として就業規則に盛り込むことができます。

4.就業規則を定めるときのポイント

キーポイント

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就業規則を定めるにあたり、留意すべきポイントを5つご紹介します。

4-1. 就業規則は全従業員に適用されるようにすること

就業規則は正社員だけでなく、その事業所で働くすべての従業員に適用されるように定めることが大切です。具体的には、契約社員やパート、アルバイトなどの非正規雇用者にも適用されることが前提となります。

ただ、実際には正社員とパート、アルバイトでは業務内容や働き方に差があります。その場合は、別途正社員に適用される就業規則とは別に、パート・アルバイトなど一部の労働者にのみ適用される就業規則を作成しても良いこととされています。
たとえば、パートで働く人には「パートタイム労働者就業規則」を別に設け、通常の就業規則とは分けて適用するなどのルールを盛り込むことが可能です。
その際、別個の就業規則が適用される者は、通常の就業規則の適用から除外されることを明記し、その範囲を明確にしておく必要があります。

4-2. 法令または労働協約に反しない内容にする

就業規則の内容は、労働基準法第92条の規定により、法令またはその事業所について適用される労働協約に反してはならないと定められています。[注1]
法令や労働協約に反する内容が就業規則に盛り込まれた場合、その部分については無効となり、仮に労使間のトラブルで訴訟になったときに、その権利や効果を主張することはできません。
就業規則を定めるときは、今一度、各種法令や労働協約の内容をチェックし、違法・違反となる箇所はないかどうかしっかり確認しましょう。

4-3. 事業所の実態に合った内容にする

就業規則は絶対的必要記載事項・相対的必要記載事項を合わせるとかなりの数に上るため、事業所ごとに一からルールを作成するのは困難です。
そこで厚生労働省では、就業規則のたたき台として、公式サイトにて「モデル就業規則」を公開しています。[注5]
モデル就業規則は法令改正などに応じて随時改定されているため、基盤として活用すれば法律に反しない模範的な就業規則を作成することができます。

ただ、モデル就業規則は汎用性が高いぶん、各事業所の実状に沿った内容にはなっていません。モデル就業規則をそのまま利用すると、事業の実態にそぐわない内容になり、労使間でトラブルが発生しやすくなります。
ベースとしてモデル就業規則を用いるのはかまいませんが、実際の労働時間や賃金等の労働条件、職場のルールなども踏まえ、実態に沿った内容を検討・採用することが大切です。

なお、就業規則は法の改正や時代の変化にともなって適宜見直していく必要があります。一度決めたからといってそのまま放置せず、定期的に内容を見直して常に最適な状態をキープできるよう努めましょう。

4-4. わかりやすく、明確な内容にする

就業規則の内容がわかりづらかったり、曖昧な表現だったりすると、人によって解釈に違いが生じ、トラブルが発生する要因になります。誰が見ても同じ解釈になるよう、就業規則の内容はわかりやすく、かつ明確なものになるよう配慮する必要があります。
就業規則を作成したら、一度複数の人に文面を確認してもらい、人によって解釈の違いが生じないかどうかチェックしてみるとよいでしょう。

4-5. 労働者の代表となる者の意見を聴く

就業規則を作成するのは使用者(事業主)の務めですが、使用者の一存で職場のルールを作成したり、変更したりすると、労働者に不利益が生じる可能性があります。そのため、就業規則を作成する際は、労働者の代表の意見を聴き、届出の際に意見書を提出することが法律によって定められています。[注1]

ここでいう「労働者の代表」とは、労働者の過半数で組織される労働組合がある場合はその労働組合のことです。
労働組合がない場合、あるいは組合員数が過半数を占めていない場合は、労働者の過半数を代表する者となります。
後者の場合、代表となる者は労働基準法第41条2号に規定する監督や、管理の地位にある者を除く労働者の中から、代表者を選出することになります。
選出方法は任意ですが、公平性を保つため、事業主が指名することは認められていません。
一般的には、労働者間投票や挙手、持ち回りなどの方法によって決めることが多いようです。

労働者の代表が決まったら、事業主による聴取が行われますが、あくまで意見を聴くだけなので、労働者から反対を受けたからといって就業規則の内容を見直す必要はないでしょう。
もちろん、労使間の合意を得て就業規則を定めるのがベストですが、全従業員の同意を得るのは現実的ではありません。そのため、労働者代表の意見はしっかり参考にしつつ、最終的には事業主の判断で就業規則の内容を決定することになります。

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5.就業規則は、労使ともに働きやすい環境を作るために必要なもの

オフィスで談笑する様子

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就業規則は、常時10人以上の従業員を雇用している使用者は必ず作成しなければならない「職場のルールブック」です。
常時雇用している従業員が10人未満の事業所は、必ずしも就業規則を作成する必要はありませんが、明確なルールがないまま労働者を雇用していると、無用なトラブルが頻発する原因となります。
就業規則を定めておけば、労使間で統一されたルールのもと、互いの権利を尊重しながら働くことができます。

就業規則の作成にはテンプレートを使うことも可能ですが、内容をしっかり精査し、自社の実態に適したものになるよう配慮しましょう。

関連記事:就業規則に違反した社員に対する正しい対処方法
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[注1]e-Gov法令検索:労働基準法
[注2]e-Gov法令検索:労働基準法施行規則
[注3]e-Gov法令検索:労働契約法
[注4]厚生労働省:就業規則を作成しましょう
[注5]厚生労働省:モデル就業規則について

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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