就業規則は、「常時10人以上の従業員を使用する事業所」にのみ作成が法律で義務付けられています。上記に該当しなければ、なくても違法とはなりません。
しかしながら、就業規則がなければ従業員の勤怠管理が難しいだけでなく、特定の助成金を申請できないなどのリスクが発生します。
この記事では就業規則がないことの違法性やリスク、周知義務について解説します。
▼就業規則について1から理解したい方はこちら
就業規則とは？人事担当者が知っておくべき基礎知識
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1.就業規則がないのは違法？
就業規則は「ないと違法となるケース」と「なくても違法とならないケース」の2つがあります。
具体的には、労働基準法第89で「常時10人以上の従業員を使用する使用者」に就業規則の作成が義務付けられており、上記事業所で就業規則がない場合は違法となり、30万円以下の罰金が科されます。［注1］
上記定義について、詳しく解説します。
1-1.常時とは、臨時ではなく常に雇用されている場合を指す
常時とはシフト勤務などを含め、常に雇用されている従業員のことを指します。そのため、例えば普段は従業員が1名のみの事業所で、繫忙期の数ヵ月のみ従業員が11名となる場合は、常時には該当しません。
1-2.10人以上は各事業所単位で考える
「常時10人以上の従業員」とは、会社全体ではなく、各事業所単位で考えます。そのため、会社全体で10名を超えるからといって、直ちに就業規則が必要な訳ではありません。
例えば、A事業所は8名、B事業所は4名の全社合計12名の場合、就業規則は不要となります。
しかしながら、A事業所は11名、B事業所は1名の全社合計12名の場合、就業規則が必要となるため注意しましょう。
1-3.従業員とは、正規・非正規にかかわらず雇用されている者のこと
従業員は正社員だけでなく、契約社員やパート・アルバイト従業員も含みます。そのため、正社員が2名、アルバイト従業員が9名の事業所では、全従業員数は11名と考えます。
1-4.従業員が常時10人以下なら就業規則が無くても違法ではない
以上より、各事業の従業員が常時10人以下なら、就業規則が無くても法律上は違反となりません。ただし、就業規則がないことは多くのリスクにつながります。
2.就業規則がないと起こりうるリスク
就業規則がないことで起こりうるリスクは多数あります。特に、労働問題が起こった際は会社側が不利になるケースが多い点に注意しましょう。
2-1.遅刻・欠勤に対応できない
就業規則には、始業・終業の時刻を必ず定めなくてはいけません。就業規則で定めることで初めて、従業員の遅刻や欠勤を理由とした賃金の減額が可能となります。
これらの時間や休日が定められていない以上、従業員を拘束することが難しくなります。
2-2.懲戒処分を行えない
懲戒処分は就業規則に具体的な定めがない限り、行うことはできません。そのため、そもそも就業規則のない会社では、従業員が問題行動を起こしたとしても、それを理由とした処分はできません。
2-3.年次有給休暇の計画的付与ができない
あらかじめ取得日を決め、従業員に有給休暇を取得させることができる計画的付与は、就業規則への明記と、労使協定での合意が必要です。
従業員が事前の予告なしに勝手に有給休暇を取ったとしても、就業規則がなければ、咎めることも難しくなります。
2-4.一部の助成金は申請できない
企業が申請できる助成金の中には、就業規則の提出が義務付けられているものもあります。特に、「常時10人以上の従業員を使用する使用者」でなくとも、就業規則が必要なケースが多いため、必要な助成金をすぐに申請できなくなります。
3.就業規則は従業員への周知も必須
就業規則は作成さえすればよいわけではなく、従業員に周知して初めて効力を発揮します。［注1］
また、周知方法は下記のように定められています。
・常時各作業場の見やすい場所へ掲示・備え付ける
・書面で交付する
・磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に従業員が当該記録の内容を常時確認できるような機器を設置する
パソコンで就業規則を閲覧できるようにする場合、従業員全員が閲覧できること、また、格納場所や共有場所を理解している必要があります。
就業規則の周知義務を怠った場合、30万円以下の罰金が科される恐れがあるため、新設・変更の際は速やかに周知しましょう。
関連記事：就業規則の閲覧を求められたらどうする？正しい対応方法を紹介
4.就業規則の作成は、会社の円滑な運営に必須
就業規則は、常時10人以上の従業員を使用する事業所のみ、作成が法律で義務付けられています。常時10以下の事業所なら、就業規則がなくとも違法とはなりませんが、人事管理など、会社を円滑に運用するためには無くてはならないものです。
労使間のトラブルを回避し会社を円滑に運用するためにも、就業規則は事業規模にかかわらず、作成した方が安心でしょう。
［注1］e-Gov法令検索：労働基準法
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