就業規則の届出方法と具体的な手順を分かりやすく解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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就業規則の届出方法と具体的な手順を分かりやすく解説

規則

常時10人以上の従業員を使用する事業所では、就業規則の届出が義務付けられています。
具体的な手順は以下の通りです。

1. 就業規則の原案を作成する
2. 労働者代表から意見書をもらう
3. 「就業規則(変更)届」を添付して管轄の労働基準監督署に持参または郵送する

この記事では、就業規則の届出方法と具体的な手順、注意点を解説します。

▼就業規則について1から理解したい方はこちら
就業規則とは?人事担当者が知っておくべき基礎知識

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1.就業規則の届出に必要な3つの書類

書類に署名する様子

就業規則を管轄の労働基準監督署に届け出る際は、下記3つの書類が必要となります。

1. 就業規則
2. 意見書
3. 就業規則(変更)届

各項目を、詳しく解説します。

1-1. 就業規則

就業規則を作成する際は、必ず記載しなければいけない事項がある点に注意しましょう。
記載する事項は、下記の3つに分類されます。

1. 絶対的必要記載事項:労働時間、賃金、退職 など
2. 相対的必要記載事項:退職手当、転勤・出向、懲戒 など
3. 任意的記載事項:企業理念 など

このうち、1に関しては必ず記載が必要です。
2に関しては制度を運用する際に記載が必要な事項です。
3は任意のため、記載しなくても特に問題はありません。

また、就業規則は本則以外に、賃金規定などの「別規定」がある場合は、それらも合わせて全て届出が必要です。

関連記事:就業規則の作成方法や注意すべきポイントを解説

1-2. 意見書

労働基準法第90条により、就業規則の届出には意見書の添付が義務付けられています。[注1]
意見書とは、労働者に対して就業規則に対する意見を聞くための書類で、労働基準監督署のHPなどからダウンロードすることができます。(※)
通常は、下記のどちらかに意見を記入してもらい、署名・捺印をします。

1. 労働者の過半数で組織する労働組合
2. 1がない場合は、労働者の過半数を代表する者

なお、管理監督者は労働者代表となることかできないため注意しましょう。

意見書には実際に就業規則についての意見を書いてもらいましょう。特になければ「異議なし。」「特にありません。」などと書いて問題ありません。
また、もし意義が書かれたとしても、就業規則の効力には影響がないため、そのまま届け出ましょう。

関連記事:就業規則の意見書とは?作成に必要な内容と書き方のポイント

(※参考)厚生労働省:就業規則意見書

1-3. 就業規則(変更)届

就業規則の作成や変更の際、鏡として添付する書類ですが、法律上定められた書類ではありません。
決まった様式はないため自作しても問題ありませんが、労働基準監督署のHPよりダウンロードできるため、用いると便利でしょう。(※)

(※参考)厚生労働省:就業規則(変更)届

なお、就業規則規則の「変更」の場合、上記様式の「主な変更事項」欄に変更内容を記載すれば、該当箇所の就業規則を添付するのみで届出ることができます。
就業規則全文の印刷が不要となるため、経費削減方法としても効果的です。

就業規則の変更の届出は詳しい記事がございますので是非確認してみてください。

関連記事:就業規則の変更届出の方法と気をつけるべき4つの注意点

2.就業規則の届出の手順

PROCESS

就業規則の届出を行うには、下記の4つの手順が必要となります。

1. 就業規則の作成(または変更)
2. 意見書の作成
3. 就業規則(変更)届の作成
4. 必要書類を管轄の労働基準監督署へ提出する

1~3は、それぞれ注意事項を確認した上で、事前に作成しましょう。
また、各必要書類は、届出用と会社控え用の2部ずつ用意する必要があります。会社控え用は、労働基準監督署で受付印をもらったのち保管します。

2-1.就業規則を労働基準監督署へ届け出る2つの方法

就業規則を労働基準に届出る方法は2つあります。

1つは、所管の労働基準に直接持参する方法です。
窓口で内容や添付書類を確認し、問題がなければそのまま受理されます。初めて就業規則を届出る際は、その場で間違いを確認し、修正も可能なため、直接持参する方がスムーズでしょう。

もう1つは、郵送で届け出る方法です。
郵送の際は必要書類の他に、返信用封筒を同封しましょう。問題がなければ、後日、受付印が捺された会社控えが届くため、保管しましょう。

以上で、就業規則の届出が完了します。

3.就業規則の届出での注意点

ポイントを示す図

最後に、そもそも就業規則を届出る必要がある会社の基準や、万が一届出なかった場合の処罰など、就業規則の届出での注意点を解説します。

3-1.「常時10人以上の労働者を使用する使用者」は就業規則の届出が必要

労働基準法89条では、「常時10人以上の労働者を使用する使用者」に対して、就業規則の作成と届出を義務付けています。[注1]
「常時10人以上」とは、会社全体ではなく、各事業所単位での人数となります。そのため、下記のように各事業所の人数が10人未満の場合、届出は必要ありません。

【例】

A事業所:11名
B事業所:2名
C事業所:5名 就業規則の届出が必要
A事業所:5名
B事業所:5名
C事業所:5名 就業規則の届出は不要

また、労働者とは正社員だけでなく、パート・アルバイト従業員などの非正規雇用者も含めるため、注意しましょう。
なお、繁忙期などで臨時的に10名を超える場合はこの限りではありません。

3-2.就業規則(別規定含む)を届出ていない場合、罰金の恐れがある

労働基準法第120条1号により、就業規則の作成と届出が必要な会社で、万が一届出をしていなかった場合、30万円以下の罰金が科される可能性があります。[注1]
就業規則は新たに作成した時だけでなく、変更したときも届出が必要ですので注意しましょう。
また、「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」は、別規定を新たに作成、または変更した際も、就業規則として届出が必要です。

3-3.「就業規則・36協定の本社一括届出」の利用も可能

なお、複数の事業所のある企業では、本社にて「就業規則・36協定の本社一括届出」の利用も可能です。
本社を含む全事業場で同じ就業規則を利用していること、電子申請により届出ることなどの条件がありますが、活用すれば経費の削減や届出漏れ防止に有効でしょう。

また、本社で一括届けを行っていれば、各事業所で個別に労働基準監督署に就業規則を届出る必要はありません。

3-4.届出た就業規則は労働者に周知しなければいけない

就業規則は作成・変更し、届出ればそれで終わりではありません。
労働者に周知して初めて効力を発揮し、これを「就業規則の周知義務」といいます。(労働基準法第106条1項及び、労働基準法施行規則第52条の2)
就業規則の周知義務に違反すると、30万円以下の罰金が科されるケースもありますので、届出だけでなく周知も忘れずに行いましょう。(労働基準法第120条1号)[注1][注2]

周知方法も法律で定められており、下記のいずれかとなります。

1. 事業所や作業場の見やすい場所に常時掲示し、または備え付けること。
2. 書面を労働者に交付すること。
3. 磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること。

3については、パソコンなどに保存したときを想定しており、全従業員が保存場所を理解し、なおかつ自由に閲覧できることが求められると解釈できます。

関連記事:就業規則の閲覧を求められたらどうする?正しい対応方法を紹介

4.常時10人以上の従業員を雇う事業所は就業規則を忘れず届出よう

ポストに投函する様子

就業規則は正しい作成・届出・周知が、労働基準法で求められています。常時10人以上の従業員を雇う事業所では就業規則の作成と届出が義務付けられており、失念した場合は30万円以下の罰金が科されるケースもあるため、注意しましょう。

また、就業規則は届出ればそれでよいだけでなく、周知して初めて効力を発揮します。従業員全員が閲覧できる正しい運用により、労使間のトラブルを防止するためにも重要といえるでしょう。

[注1]e-Gov法令検索:労働基準法
[注2]e-Gov法令検索:労働基準法施行規則

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目黒颯己

目黒颯己

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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