頻繁な法改正、多様化する働き方。人事労務のご担当者様は、日々取り扱う雇用契約書や社内規程について、「この内容で、本当に法的に問題ないだろうか？」と不安を感じる瞬間があるかもしれません。

そうした不安を解消し、企業を法的なリスクから守るために不可欠なのが「リーガルチェック」です。

本記事では、特に人事労務の領域に焦点を当て、専門家の視点から「リーガルチェックの重要性」から「具体的な対象書類」「依頼先の選び方」、そして多くの企業で見過ごされがちな「チェック後の運用課題」とその解決策までを解説していきます。

1. リーガルチェックとは？

リーガルチェックとは、契約書の内容に問題がないか、また法令違反などにあたる点がないかをあらかじめ検証することを指します。

ビジネスの場では、契約締結時に契約書を交わすケースが一般的ですが、契約書の内容に法的な問題があると思わぬトラブルに発展してしまう可能性があります。

このようなトラブルを未然に防ぐためには、契約書の内容を自社内の法務部や弁護士によるチェック（リーガルチェック）をしてもらわなければなりません。

リーガルチェックは、ビジネスを円滑に進めるためにも、大変重要です。

2. なぜ人事労務部門でリーガルチェックが重要なのか

まず、なぜ人事労務の分野でリーガルチェックが特に重要視されるのか、その理由を3つの観点から整理してみましょう。

2-1. 頻繁な法改正への対応

労働基準法や育児・介護休業法、労働者派遣法など、人事労務に関連する法律は、社会情勢を反映して頻繁に改正されます。2024年4月からは労働条件明示のルールが改正されるなど、専門家でなければ追いかけるのが難しい改正が続いているのが事実です。

過去に作成した雇用契約書や就業規則が、気づかぬうちに現行法に適合しなくなっている（法違反の状態になっている）というリスクは、決して珍しくありません。

定期的なリーガルチェックは、こうした法改正に確実に対応するために不可欠です。

2-2. 労務トラブルの未然防止

「サービス残業」「不当解雇」「ハラスメント」といった労務トラブルは、ひとたび発生すれば、企業の評判や従業員の士気に大きなダメージを与えます。

リーガルチェックを通じて、雇用契約書や就業規則に曖昧な点や法的に不利な点がないかを確認し、整備しておくことは、将来起こりうる紛争の火種を未然に摘むための、最も効果的な予防策の一つです。

2-3. 従業員との信頼関係構築

法令を遵守し、公正な労働条件を明記した書類を整備することは、従業員に対して「この会社は、私たちの権利を尊重してくれる」という安心感と信頼を与えます。

健全な労使関係を築き、従業員が安心して働ける環境を整える上でも、リーガルチェックは重要な役割を果たします。

3. 人事労務部門におけるリーガルチェックの主な対象書類

人事労務部門でリーガルチェックの対象となる代表的な書類には、以下のようなものが挙げられます。

• 雇用契約書／労働条件通知書: 賃金、労働時間、休日など、労働条件の根幹を定める最重要書類。

• 就業規則: 服務規律や賃金規程、懲戒処分など、会社全体のルールブック。(※1)

• 各種労使協定: 時間外労働に関する36協定など、法律の例外を適用するために必要な協定。

• プライバシーポリシー: 従業員の個人情報の取り扱いに関する方針。

• 入社・退職時の誓約書、合意書: 秘密保持義務や競業避止義務、退職条件などを定める書類。

• 各種社内規程: 育児・介護休業規程、ハラスメント防止規程、在宅勤務規程など。

これらの書類は、一つでも不備があると大きなリスクに繋がりかねません。

(※1)常時10人以上の労働者を使用する事業場では、作成と労働基準監督署への届出が義務です。

4. リーガルチェックの依頼先と選び方のポイント

リーガルチェックを依頼する専門家には、主に以下のような選択肢があります。それぞれの特性を理解し、目的に合わせて選ぶことが大切です。

4-1. 顧問弁護士に依頼

幅広い法律問題に対応でき、特に訴訟リスクを想定した契約内容の検討に強みを持ちます。

個別具体的なトラブルへの発展を想定した、高度なリスクヘッジを求める場合に適しています。

4-2. 顧問社労士に依頼

人事労務分野の専門家であり、労働基準法をはじめとする労働関連法規に精通しています。

就業規則や雇用契約書など、日常的な人事労務管理に関する書類のリーガルチェックにおいては、最も適した相談相手となることが多いでしょう。

4-3. 社内法務部に依頼

自社のビジネスや社内事情に詳しいため、迅速な一次チェックが可能です。

ただし、人事労務分野の法改正の速さや専門性の高さを考えると、法務部のチェックに加えて、最終的には顧問社労士などの外部専門家の確認を経ることが、より万全な体制と言えるかもしれません。

5. リーガルチェックを実施したあとの雛形管理のポイント

5-1. リーガルチェック後の「雛形管理」に潜むリスク

専門家によるリーガルチェックを経て、完璧な雇用契約書の「雛形（テンプレート）」が完成したとします。しかし、ここで安心してはいけません。多くの企業で、本当のリスクはこの後に潜んでいます。

それは、「チェック済みの雛形が、正しく運用されない」というリスクです。

例えば、以下のような状況は起こりがちです。

• 担当者が、共有フォルダにある最新の雛形ではなく、自分のPCに保存していた古いバージョンを誤って使ってしまう。
• 良かれと思って、担当者が雛形の一部を自己流に書き換えてしまい、法的な整合性が崩れてしまう。
• 法改正があったにも関わらず、古い雛形が更新されないまま放置され、全社で使い続けられてしまう。

このように、せっかくコストと時間をかけてリーガルチェックを行っても、実際に従業員と交わす契約書が、チェックを受けたものと異なっていては、全く意味がありません。

5-2. 解決策：リーガルチェック済みの雛形をシステムで一元管理する

この「雛形管理」のリスクを根本から断ち切るためには、個人のPCや共有フォルダでの管理をやめ、システムによる一元管理に移行することが極めて有効なアプローチです。

目指すべきは、

• 法務や人事の責任者が、リーガルチェック済みの最新の雛形を「マスター」としてシステムに登録・固定化する。
• 現場の担当者は、そのマスター雛形しか利用できないようにし、自由な編集を防ぐ。
• 法改正にあわせてマスター雛形を更新すれば、全社で利用する書類が自動的に最新版に切り替わる。

という状態です。これにより、意図せぬ改変や古いバージョンの利用といった、ヒューマンエラーに起因するコンプライアンスリスクを、構造的に排除することができます。

6. リスク管理と信頼構築のためのリーガルチェック

人事労務におけるリーガルチェックは、企業を法的なリスクから守り、従業員との健全な関係を築くための生命線です。しかし、その効果を最大限に発揮させるためには、チェックを行うことと同じくらい、「チェック済みの正しい書類を、いかにして全社で徹底的に運用するか」という視点が重要になります。

もし、貴社で書類のバージョン管理や周知徹底に課題を感じているようであれば、システムを活用した管理体制への移行を検討してみてはいかがでしょうか。