マイルストーンは、ロードマップやスケジュールと並んで、ビジネスシーンで頻繁に使われる言葉です。プロジェクトの進行や進捗管理に必須ともいえる手法の1つですが、正しく使い分けられている人は多くありません。類語の違いやマイルストーンの作り方を知り、上手に管理しましょう。

本記事ではマイルストーンを中心に、類語の説明や設定時の注意点を解説します。

1. マイルストーンとは？

マイルストーンは、プロジェクトや連続する業務を進める際に使われることが多い言葉です。ビジネスシーンでの意味と語源をまずは知っていきましょう。

1-1. 業務を区切るポイントや中間目標

ビジネスで使われるマイルストーンとは、業務を区切るポイントや中間目標を指します。最終目標や期日だけでは進捗管理が難しく、スムーズな進行はできません。そこで節目を明確化したり、作業ごとに締切を作ったりして、区切りをつけて管理しやすくするポイントがマイルストーンです。

マイルストーンを設定すれば、進捗管理がしやすくなり、小目標の達成によりモチベーションも維持しやすくなります。

1-2. マイルストーンの語源

マイルストーンとは、「mile（マイル）＝距離」と「stone（ストーン）＝石」がつながってできた言葉です。昔は道路や鉄道の距離を測る際に、石を目印に使っていたことから生まれました。現代ではビジネスシーン以外でも、一定の間隔で配置された標識として、マイルストーンが使われています。

ビジネスシーンでは、距離が業務やプロジェクトに置き換わっています。次の目標や目標までの距離を測るためにポイントを設定する様子が道標に似ていることから、マイルストーンという言葉が使われるようになりました。

2. ロードマップやスケジュールとの違い

業務の進捗や予定を管理する言葉には、マイルストーンのほかにもロードマップやスケジュールが存在します。混同しやすい言葉ですが、この3つには明確な違いがあります。上手に使い分けてタスクや進捗をスマートに管理しましょう。

2-1. ロードマップはプロジェクト全体の計画

ロードマップはプロジェクト全体の計画を指す言葉です。全体の計画を見るためのものであるため、細部まで記載されることはありません。そのため、ロードマップだけでは業務ごとの進捗を把握したり、細かい締切を設定したりすることは難しいです。

そこで使われるのがマイルストーンです。ロードマップの中にマイルストーンを設置し、細かく目標や締切を設定することで、進捗状況を正確に把握できるようになります。ロードマップは計画の全体図で、その中に設定するものがマイルストーンであると考えておきましょう。

2-2. スケジュールは予定を管理するもの

予定が詰め込まれている状態をハードスケジュールやタイトスケジュールと表現したり、予定を立て直すことをリスケジュールといったりします。このように、スケジュールはさまざまな予定や日程の管理や、予定そのものを指す言葉です。予定を管理する言葉であるため、ロードマップやマイルストーンと混同されやすいですが、「日取り」や「アジェンダ」などの言葉に近いです。

また、ロードマップやマイルストーンには目標や締切日が設定されますが、スケジュールにはそのような性質はありません。あくまでも予定や日取りを管理するだけのものです。

3. マイルストーンの作り方と使い方

実際にマイルストーンを作り、設定する場合は以下の流れで進めるとスムーズです。プロジェクトの規模やタスク、期限などを考えて設定しましょう。

3-1. ガントチャートを作成する

ガントチャートはプロジェクトに関連するタスクを網羅したリストです。タスクごとに進捗を管理する手法であるため、ガントチャートを作成すれば設定すべきマイルストーンを把握しやすくなります。

3-2. 細かいタスクを設定する

ガントチャートで把握したタスクは、プロジェクトの完了までにすべてクリアしなくてはいけません。そのため、区切りごとにマイルストーンを設定し、チェックポイントのように通過したことが分かるようにしておきましょう。

3-3. 期日を決める

設定したタスクごとに、期日を決めます。タスクや業務ごとに期日を設定することで、優先順位がつけやすくなり、進捗状況も把握しやすくなります。また、細かく目標を設定することで達成感を味わったり、進捗を明確に知ったりできるため、プロジェクトの一員としての意識を高めることも可能です。

3-4. 担当者を配置する

マイルストーンで目標や期日を決めても、それを管理する人がいなければ活用しきれません。マイルストーンを管理し、設定したタスクや期日に無理がないか、遅れや間違いが発生していないか、十分に把握できるように人員を配置しましょう。

3-5. スケジュールの説明をする

マイルストーンを設定するだけでなく、実際の業務に積極的に活用することが大切です。前述したように担当者を配置し、プロジェクトメンバーにスケジュールを把握してもらえばスムーズに業務が進むでしょう。

加えて、マイルストーンは経営陣への説明にも使われます。どんなスケジュールで進むのか、必要なタスクや日数はどれくらいが想定されているのかなど、マイルストーンを設定をすればプロジェクト全体の流れを可視化して正確に伝えられます。

4. マイルストーン管理の注意点

マイルストーンは設定することでタスクや進捗管理がしやすくなり、プロジェクトの進行を助けるものでした。しかし、正しく設定や管理をしないと逆効果になることがあります。以下の4点には十分に注意しましょう。

4-1. 必要以上に細かく設定しない

マイルストーンを設定し、それを達成していくことはプロジェクトの成功に欠かせないステップです。しかし、細かく設定し過ぎると常に締切やタスクに追われている状態になり、プロジェクトメンバーの負担になるケースがあります。

また、細か過ぎるマイルストーンは混乱の原因にもなります。ゴールに到達するために必要な中間地点を洗い出し、効果的なポイントに絞って設定しましょう。

4-2. 現実的な設定にする

日程やタスク量を設定しても、担当するメンバーが対応できる設定でなければ意味がありません。理想や上層部の要望を押し付けるだけの設定にならないように、担当者の能力も考慮して設定するようにしましょう。無理のあるマイルストーンの設定はミスやトラブルを招きます。

4-3. タスクの偏りにも意識を向ける

優秀なメンバーは仕事が早く、より多くのタスクを任せられる頼りになる存在です。しかし、その人に多くのタスクを任せてしまうと、結果的に遅れや悪影響が発生する恐れがあります。期日だけでなく、タスクが偏り過ぎないように気を配るようにしましょう。コミュニケーションを取って、問題が発生していないか確認することも重要です。

4-4. 余裕工程も把握する

他社と連携しているプロジェクトの場合、余裕工程も把握しておきましょう。余裕工程とは、最初から設定されている遅れが生じても影響がない期間です。不測の事態でスケジュールに遅れが発生した際に、この余裕工程を知っていればマイルストーンを設定しなおし、軌道修正ができます。

5. マイルストーンを設定して進捗をしっかり把握しよう

マイルストーンとは、プロジェクトに必要なタスクの管理をしやすくする手法を指します。長期プロジェクトでは、ロードマップに加えてマイルストーンを設定することで、大幅に進捗状況の管理がしやすくなります。遅れを防止し、チーム全体で進捗を把握するためにぜひ設定しましょう。

マイルストーンを設定する際は、必要なポイントに絞ることと現実的な目標設定をすることが大切です。メンバーの負担にも気を配り、スケジュールを押し付けることがないようにしましょう。