「OJTシートとはどういうもの？」

「OJTシートを使用するメリットはあるの？」

などお悩みではありませんか。

OJTシートは、従業員のOJTの目標や進捗を記録、管理するために使用され、訓練を受ける従業員が効果的な指導と学習するための重要なツールです。

経理や労務担当者にとっても、従業員のスキル向上や効率的なトレーニング計画の実施、人材管理において中心的な役割を果たします。

本記事では、OJTシートの概要や作成のポイントについて詳しく解説しています。最後まで読むことで、OJTシートの活用方法が理解でき、効果的な指導環境を整えられるでしょう。

1. OJTシートとは

OJTシートとは、職場での実践的な訓練（OJT）を計画、記録、評価するために使用される文書です。訓練担当者（トレーナー）と訓練を受ける従業員（トレーニー）の双方が使用し、スキル習得の進捗状況を管理します。

OJTは従業員が実践的な能力を身につけられるメリットを持つ一方で、計画や管理が不十分だと十分な成果を上げられないことがあります。

OJTシートの活用により、OJTの指導がただの放置ではなくプログラムされた学習機会となり、従業員のスキル向上や成長を効果的にサポート可能です。

2. OJTシートの使用目的

OJTシートの使用目的は、大きく分けて以下の2つです。

• 目指すゴールの明確化と進捗管理
• トレーナーとトレーニーの関係強化

2-1. 目指すゴールの明確化と進捗管理

OJTシートを使用することで、訓練の具体的なゴールが設定できます。ゴールの例は次のとおりです。

• 職務の専門知識
• 社会人基礎力（責任感や協調性など）
• 自社の文化
• 社内ルールへの理解

さらに、トレーニーが将来目指すキャリアを明確にして目標設定をすることで、トレーナーとトレーニーの認識を共有できます。教育の方向性が明確になることで、効果的な進捗管理ができるでしょう。

2-2. トレーナーとトレーニーの関係強化

OJTシートは、トレーナーとトレーニー間のコミュニケーションを促進し、双方の理解を深めるためにも重要です。

OJT中に生じるフィードバックや反省点を記録することで、開かれたコミュニケーションが促され、より強固な信頼関係の構築ができます。人間関係の強化は、教育の質を向上させるだけでなく、トレーニーの自己認識と自信の向上にもつながります。

3. OJTシートの種類

OJTシートは、目的により以下の2つのシートを使用します。

• 育成計画シート
• コミュニケーションシート

3-1. 育成計画シート

引用：人材育成計画書の作り方｜階層別の目標設定例とフォーマット・テンプレ｜AirCourse人材育成サポーター

育成計画シートは、OJTプログラムにおけるトレーナーとトレーニーの活動計画を立案し、進捗を管理するためのツールです。訓練の目標を具体化し目標の達成に向けた具体的な行動計画を策定することを目的とします。

育成計画シートを使用することで、トレーナーはトレーニーに期待される成果を明確に伝えることが可能です。OJT期間中に達成すべき具体的なスキルや知識のリストアップもできます。

OJTの進捗状況は育成計画シートに記録され、定期的なコメントを通じて計画の適宜調整が可能です。OJTプログラムはより柔軟に、かつ効果的に運営され、トレーニーの成長と組織の目標達成に貢献します。

育成計画シートはOJTの結果を評価するため、企業の教育ニーズの把握にも役立つでしょう。

3-2. コミュニケーションシート

引用：Ⅱ.OJTコミュニケーションシートの各部の説明｜厚生労働省

コミュニケーションシートは、トレーナーとトレーニー間の効果的なコミュニケーションを促進し、フィードバックをしやすくするツールです。

コミュニケーションシートの使用により、トレーニーは自身の学習経験、挑戦、疑問点、達成感などを自由に表現し、トレーナーと共有できます。

トレーナーはコミュニケーションシートを通じて、トレーニーの進捗状況、学習上の障壁、個々のニーズに合わせたフィードバックが可能です。定期的なフィードバックにより、教育の質の向上、トレーニーのモチベーション維持や学習効果を高められるでしょう。

4. OJTシートを導入するメリット

OJTシートを導入するメリットは次の3つです。

1. 目標達成に向けた行動を明確にできる
2. コミュニケーションの促進につながる
3. モチベーション向上に役立つ

4-1. 目標達成に向けた行動を明確にできる

OJTシートを導入することにより、訓練の目標に向けた行動が明確になります。具体的な行動計画を立てることで、何をいつまでに達成すべきかの明確な指標が設定されるためです。

例えば、営業目標を設定する場合には、具体的な顧客数や売上目標を決める必要があります。

目標を明確にすることは、日々の業務の優先順位を設定し、効率的な時間管理を促進し、最終的に目標達成へと導くために不可欠です。

4-2. コミュニケーションの促進につながる

OJTシートを使用することでコミュニケーションの促進につながります。OJTでは上司がトレーナー、部下がトレーニーになることが多いです。

コミュニケーションシートを活用することで、部下は自身の学習進捗や課題、疑問点を上司に対して開かれた形で伝えられます。また、上司も部下の成長過程を理解しやすくなり、具体的かつ建設的なフィードバックを提供できるでしょう。

上司と部下の双方向のコミュニケーションは、信頼関係の構築を促進し職場の雰囲気の改善にもつながります。また、部下が自分の意見や感じている問題を自由に表現できる環境を作り出すことで、より積極的に学習や業務改善に取り組めるでしょう。

4-3. モチベーション向上に役立つ

OJTシートは従業員のモチベーション向上に役立ちます。明確な目標がモチベーションの源となるためです。

また、目標が具体的であればあるほど、従業員は達成に向けて活動的になります。例えば、月間売上目標を達成した際に特別な報酬を設定することは、従業員の積極性を引き出し、継続的なモチベーションの維持につながるでしょう。

目標を達成する過程で得られる成果や評価は、日々の仕事への情熱を維持し、継続的なモチベーションの向上になります。

5. OJTシートの作成方法

OJTシートは以下の手順で作成します。

1. 目標とする人材像を明確にする
2. 具体的な学習目標やスキルを設定する
3. OJT全体のスケジュールを計画し、各段階で習得すべきスキルを明記する
4. 進捗と反省点を記録し、定期的な振り返りを通じて計画を調整する

明確な目標設定から具体的なスキル習得、進捗管理に至るまで、OJTを可視化することで指導の効果を最大限に引き出せるでしょう。

さらに、効果的な活用を通じて組織内の人材育成に対する理解と共有が深まり、教育プログラムの質も向上します。

6. OJTシートの効果的な活用方法

OJTシートを効果的に活用するためには、以下のポイントに注意しましょう。

• 設定した目標に対する進捗を定期的に確認する
• 進捗や達成見込みを考慮し計画を調整する
• フィードバックを活発にする
• トレーニーの自己評価を促しモチベーションを維持する

ポイントをおさえることで、OJTシートはより効果を発揮しOJTプログラムの質の向上につながります。

また、育成計画シートは常に更新しましょう。コミュニケーションシートを使用するときには、記入頻度を事前に決定しておくことが効果的です。

7. OJTシートの導入でOJTによる指導環境を整えよう

OJTシートは職場での実践的な訓練（OJT）を計画、記録、評価するために使用される文書です。OJTシートの導入により、明確な目標や定期的な振り返りを通じて、OJTプログラムの質の向上が期待できます。

さらに、従業員間のコミュニケーションが強化され、個々の成長を促進すると同時に、組織全体の人材育成環境の整備にもつながります。

OJTシートの効果的な活用により、個々の従業員のスキルアップと組織の成長を実現しましょう。