ペーパーレス化とは、紙媒体の書類を電子化して管理することで、紙を使用しないようにすることです。

近年では、環境保全の観点や、SDGsへの関心の高まりから、ペーパーレス化が注目されています。ペーパーレス化の取り組みを外部に発信することで、企業のイメージアップにもつながります。

ペーパーレス化を推進すれば、紙代・印刷代・郵送費用といったコストを削減することが可能です。また、電子データを活用することで、情報共有のスピードが上がり、業務効率の向上が期待できます。

さらに、電子データには、閲覧・編集・実行といった権限を個人やグループ単位で付与できるため、セキュリティを強化することが可能です。

ほかにも、スペースの有効活用や多様な働き方の実現など、ペーパーレス化にはさまざまなメリットがあります。

1. クラウドとは？

クラウドとは、「クラウドコンピューティング」や「クラウドサービス」の略称もしくは、クラウドコンピューティングにおいて使用される不特定多数のサーバーのことです。

従来では、自社内のサーバーを利用する「オンプレミス」の形態が一般的でした。しかし、IT技術の発展やビジネススタイルの変化などから、近年、クラウドサービスを利用する企業が増えています。クラウドサービスのわかりやすい例として、GmailやDropboxなどが挙げられます。

クラウドの場合、自社のサーバーで環境構築をおこなう必要がないため、オンプレミスに比べて導入のハードルが低いというメリットがあります。クラウドサービスの運用は、サービスの提供者に任せられる部分もあるため、自社の運用業務の負担を軽減することが可能です。

2. ペーパーレス化の推進にクラウドが適している理由

ここでは、ペーパーレス化を推進するうえでクラウドが適している理由について詳しく紹介します。

2-1. 導入コストを抑えることができる

クラウドサービスは、オンプレミスのシステムとは異なり、一般的にサーバー構築などを自社でおこなう必要がなく、初期コストを抑えられるというメリットがあります。

また、クラウドサービスを運用管理するためのメンテナンス費用や人件費なども減らせるため、コストの削減が期待できます。

さらに、クラウドサービスは、従量課金や定額制などさまざまな課金プランが用意されていることも多いため、自社に合った料金を選択できます。

2-2. 運用開始までの期間が短い

自社でシステム構築をおこなう場合には、サービスを利用できるまでに数カ月以上かかることもあります。

一方、クラウドサービスを利用する場合には、ベンダーによって既に完成されている製品を使用できるため、比較的スムーズに利用を開始することが可能です。

ビジネスではスピードが重視されることも多く、ペーパーレス化も計画・実施から評価・改善までを素早くすることが大切です。

2-3. 社内に技術者がいなくても導入しやすい

クラウドサービスの場合、自社で開発・保守・運用をおこなう手間を減らせるため、比較的簡単に導入できるというメリットがあります。

オンプレミス形態でITツールを運用する場合には、トラブルが発生したときなどは自社で対応する必要があり、専任の技術者を配備しなければならないこともあります。

一方、クラウドサービスの場合には、ベンダーのサポートを活用できるため、社内に技術者がいなくても、安心して利用できます。

3. ペーパーレス化ができるクラウドサービス

ここでは、ペーパーレス化を実現できるクラウドサービスについて詳しく紹介します。

3-1. オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネットを活用して電子データを保管するクラウドサービスのことです。紙の書類を電子化して、自社のファイルサーバーに保管する場合、膨大なデータ量になり、容量が足りなくなるという恐れがあります。

オンラインストレージであれば、使用量にあわせて容量を決定することが可能です。また、オンラインストレージでは、PCやスマホなどの端末とネット環境があれば、時間や場所を問わずアクセスできるため、情報共有のスピードを向上させられます。さらに、クラウド上に電子データを保管するため、災害などが発生したときでも安心であり、BCP対策にもつながります。

3-2. 電子契約サービス

電子契約サービスとは、契約書を取り交わす際に、あらゆるプロセスをクラウド上でおこなえるサービスのことです。

紙の契約書を利用する場合、収入印紙が必要になったり、印刷・製本・郵送などの手間がかかったりすることもあります。場合によっては、ハンコを押すためだけに、オフィスに出社しなければいけない可能性もあります。

一方、電子契約サービスを利用する場合、印紙代が不要となり、契約書をメールなどで送付することが可能です。また、電子上で押印をおこなえるため、テレワークでも契約を締結させることができます。

さらに、電子契約サービスでは、契約書の作成から送付までのプロセスを可視化できるため、コンプライアンスを強化できます。

3-3. 経費精算システム

経費精算システムとは、旅費交通費・交際費・消耗品費など、さまざまな経費の精算をおこなうために、クラウド上で申請・承認できるシステムのことです。

システムを使用せず経費精算をおこなうには、経理担当者が従業員から受け取った領収書を確認して手作業で処理をおこなう必要があります。そのため、多くの時間や手間がかかり、人的ミスが生じてしまう恐れもあります。

一方、経費精算システムを利用すれば、オンラインで経費の申請・承認ができます。また、入力補助などの機能があるため、業務効率の向上や人的ミスの防止が期待できます。また、システムによっては、紙の領収書を電子データで保管できるため、オフィススペースを有効活用することが可能です。

3-4. 請求書発行システム

請求書発行システムとは、請求書の作成から送付までのさまざまなプロセスをクラウド上でおこなえるシステムのことです。

請求書発行システムを利用すれば、請求書を電子化して管理できるため、コストの削減が期待できます。また、システムにより処理を自動化させることで、請求漏れや誤請求などの人的ミスを防ぐことが可能です。

また、2023年10月1日からインボイス制度が開始される予定です。デジタル庁は電⼦請求書の標準仕様の普及や定着の取り組みを実施し、紙を廃止してデジタル完結を目指す動きを始めています。そのため、インボイス制度に対応した請求書発行システムも登場しています。

3-5. ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、稟議書や申請書といった書類を電子化し、申請・承認・決裁のフローを効率化するためのシステムのことです。

紙の書類を使用して申請・承認・決裁をおこなっている場合、申請状況が把握できず、稟議が滞ってしまうという恐れがあります。ワークフローシステムを利用すれば、申請状況を可視化できるため、通知機能などを使用して催促することも可能です。

また、ワークフローシステムであれば、オンライン上で手続きができるため、オフィスだけではなく、外出先や在宅など、テレワークでも対応できます。

3-6. 勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤・時間外労働・有給休暇などの勤務状況をクラウド上で適切に管理するためのシステムのことです。

紙のタイムカードで勤怠管理をおこなっている場合、管理に手間がかかったり、集計ミスが生じたりするという恐れがあります。一方、勤怠管理システムを利用すれば、PC・スマホ・ICカード・生体認証など、さまざまな方法で打刻をおこなえるため、オフィス以外でも打刻が可能です。

また、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させれば、給与計算の業務負担を軽減させることができます。

4. ペーパーレス化でクラウドサービスを選ぶ際のポイント

ここでは、ペーパーレス化を実現するうえでクラウドサービスを選ぶときのポイントについて詳しく紹介します。

4-1. 導入目的や必要な機能を明確にする

クラウドサービスの導入目的や必要な機能を明らかにすることが大切です。目的や機能が明確になれば、導入すべきクラウドサービスを絞り込むことができます。

たとえば、契約書の業務を効率化したいのであれば、電子契約サービスを導入するのがおすすめです。また、セキュリティを重視したい場合には、認証機能やIPアドレス制限といった機能の付いたシステムを導入する必要があります。

4-2. 自社の目的や規模にあったサービスを選ぶ

クラウドサービスを導入する前に、ペーパーレス化の目的を明確にすることが大切です。そして、自社の目的や規模にあったクラウドサービスを導入するのがおすすめといえます。

近年では、さまざまなクラウドサービスが登場しており、ターゲット層はそれぞれ異なります。たとえば、大企業向けのものもあれば、中小企業や個人事業主向けのものもあります。

自社にあったクラウドサービスを導入するためにも、複数のサービスを比較してみることが重要です。また、ツールによっては、無料で使用できるものや、有料でも無料トライアル期間が設けられているものもあります。事前に実際に利用してみて使用感を確認してみるのがおすすめです。

4-3. 社員が使いやすいかどうかを確認する

多彩な機能のあるクラウドサービスが魅力にみえるかもしれません。しかし、ペーパーレス化を実現するうえで、現場の従業員が使いやすいクラウドサービスを導入することが大切です。

従業員が使いにくいクラウドサービスを導入してしまうと、かえって業務効率が下がってしまうという恐れがあります。そのため、操作のしやすいツールや社員のリテラシーに合ったクラウドサービスを導入するのがおすすめです。そして、社内にノウハウがない場合には、運用サポートのあるクラウドサービスの導入を検討しましょう。

5. クラウドサービスを活用してペーパーレス化を推進しよう！

ペーパーレス化を推進するうえで、導入コストや開始時期、技術面の観点からクラウドサービスを導入するのがおすすめです。

しかし、企業の目的に応じて、必要なクラウドサービスは異なるため、複数のサービスを比較して慎重に検討することが大切です。また、クラウドサービスを選ぶにあたって、現場の従業員が使いやすいかどうかを確認することも重要といえます。