「復職面談とは？」

「復職面談を実施するタイミングは？」

上記のような疑問をお持ちではないでしょうか。企業が実施する復職面談は、休職していた従業員が職場復帰を希望する際の重要なステップです。

企業は従業員の不安を軽減し、復職に向けて適切なサポートをしなければなりません。

本記事では、復職面談の概要や目的、実施タイミングなどを詳しく解説します。面談の結果をもとに、最適な復職の判断ができるよう、企業の体制を整えておきましょう。

1. 復職面談とは

復職面談とは、病気やケガで休職していた従業員の復職を見据えて、企業と従業員が話し合いをおこなうことです。復職面談を通じて、従業員の体調や精神状態、業務復帰への意欲や準備状況を確認します。

なお、復職面談に法的義務は存在しないため、実施しなくても法令違反にはなりません。復職面談を実施するかどうかは、各企業に委ねられています。

ただし、復職面談をおこなわずに従業員の症状が悪化した場合、安全配慮義務に違反する可能性があるため注意しなければなりません。

復職面談は、従業員の健康と職場環境の適合性を慎重に検討する重要なプロセスです。企業にとっては法的リスクの軽減、従業員にとっては安心して復帰できる環境を整える機会となります。

参考：労働契約法のあらまし｜厚生労働省

2. 復職面談の目的

復職面談は、復職が本当に問題ないのかを判断し、再び休職するような事態にならないように予防することを目的としています。どのような内容で判断するのか、予防策と一緒に確認していきましょう。

2-1. 復職できるかどうかの判断

復職面談は、休職していた従業員が復職できるかどうか判断するためにおこないます。企業は、従業員が業務を遂行できる体調や精神状態に回復しているかどうか、慎重に判断しなければなりません。医師の診断書や産業医の意見書をもとに、総合的に判断しましょう。

医師の診断書は、休職していた従業員の健康状態の客観的な判断です。従業員の体調や、精神状態に関する具体的なデータ、診断結果が記載されており、復職可能かどうか医学的根拠が示されています。

一方、産業医の意見書は、職場環境にもとづく判断です。従業員が復職後に職場環境に適応できるかどうか、企業はどのような配慮をおこなうべきかなど、具体的なアドバイスをおこないます。

企業は、診断書と意見書を正確に読み取り、どのような対応が適切か判断しなければなりません。従業員の健康状態が回復しないまま復職させると、再休職のリスクが高まるため注意が必要です。

2-2. 再休職の予防

再休職を予防することも、復職面談をおこなう目的の一つです。休職中に発生した業務や人間関係の変化について話し合い、従業員の不安を軽減することでスムーズな復職を目指します。

再休職の予防策の例は、以下のとおりです。

• 復職後の業務内容の調整
• 職場環境への適応支援

復職直後は、従業員の業務遂行能力が休職前より低下している可能性があります。とくに休職期間が長い場合は、新しいチームメンバーや業務内容の変更点に慣れる時間が必要になるでしょう。

そのため企業は、従業員の健康状態に応じて、復職後の業務負担や役割を調整することが求められます。状況に応じて、時短勤務や負担の軽い業務への配置転換などを検討するとよいでしょう。

コミュニケーションを取りながら、従業員の意見を聞くことも大切です。

3. 復職面談を実施するタイミング

復職面談は、一般的に休職者が復職を考え始めた時や、実際に復職をする直前におこないます。復職後のフォローアップと併せて、それぞれの目安を見ていきましょう。

3-1. 休職者が復職の意思を示したとき

従業員が復職の意思を示したときに、復職面談をおこないます。医師の診断書や、産業医の意見書を参考に面談を実施するのが一般的です。

復職を考え始める頃は、心や体の状態が回復し、日常生活が安定し始めていることが多いです。朝も決まった時間に起床でき、生活の中で必要な作業もこなせるようになっていれば、復職の準備段階に入っていると考えられます。

しかし、本人が大丈夫だと思っていても、第三者から見た場合は異なる見解になるケースもあります。医師や周囲のサポートの状況や、仕事に対する考え方、意欲などを十分に確認することが面談で求められます。

3-2. 復職直前

復職直前の面談では、具体的な配慮事項やスケジュールの確認をしていきます。

休職していた人が復職をする場合は、いきなり難しい業務や長時間の勤務をさせると無理が生じるケースが少なくありません。スモールステップを意識して、業務内容や業務量を調整する必要があります。具体的な内容としては、時短勤務にする、責任の重くない業務から任せるなどが挙げられます。

段階的な復職をしていけば、本人の調子を確認しながら完全な復職を目指すことができます。再休職になるリスクを抑えられるため、復職直前の面談では会社の都合ではなく本人の希望と状態を優先することが大切です。

3-3. 復職後のフォローアップ

復職後は、再休職の予防や職場への適応状況を確認するために面談を実施する場合もあります。復職前に計画した業務負担や、職場環境が適切であるかどうかを再確認することが目的です。

面接をおこなう頻度は、従業員の改善に応じて実施するとよいでしょう。

また、相談しやすい環境を整備しておくことも忘れてはいけません。相談先を分かりやすくし、必要に応じて業務や労働時間を調整できることを伝えておくとよいでしょう。

参考：心の健康問題により休職した労働者の職場復帰支援の手引き｜中央労働災害防止協会 健康確保促進部

4. 復職面談の主な内容

復職面談の主な内容は、以下のとおりです。

• 就労意欲の確認
• 健康状態や生活習慣のヒアリング
• 復職後の働き方の調整と確認

それぞれの内容を具体的に解説していきます。

4-1. 就労意欲の確認

従業員が、就労する意欲があるかどうか確認します。復職を迷っている場合や、前向きではない従業員を復職させると、再休職のリスクが高まるためです。

とくに、復職を希望する理由が「収入面で不安を感じているため」「周りからのプレッシャーを感じているため」など、外的要因の場合は注意しましょう。

本人が「働きたいと思うようになった」「社会復帰をしたい」「日常生活が安定し始めたと感じる」などと前向きな気持ちで、自発的に復職を希望していることが大切です。とく

4-2. 健康状態や生活習慣のヒアリング

復職を希望する従業員の健康状態や、生活習慣をヒアリングします。医師の診断書がある場合、診断書にもとづいた具体的な質問をおこないましょう。

例えば、「服用中の薬がある場合、業務に影響する副作用はあるか」など、業務や通勤に影響する要素について考慮する必要があります。

また、休職中は治療や療養が原因で、生活習慣が乱れている可能性も考えられるでしょう。そのため、復職後に問題なく通勤し、就労できるかどうか確認する必要があります。

4-3. 復職後の働き方の調整

復職後の勤務時間や仕事内容について調整します。従業員の健康状態に応じた、以下のような柔軟な対応が必要です。

• 時短勤務
• リモートワーク
• 一部の業務のみ担当

復職後に必要なサポートや、配慮事項について詳しく話し合いましょう。配慮事項には、人事や上司、同僚の支援体制も含まれます。特にパワーハラスメントやセクシャルハラスメントなどがあったり、職場内での人間関係に問題があったりした場合などは、その要因を取り除いておくことが欠かせません。

従業員が復職に関して抱える不安や疑問について回答し、安心感を与えることが重要です。

参考：心の健康問題により休職した労働者の職場復帰支援の手引き｜中央労働災害防止協会 健康確保促進部

5. 復職面談を実施する際の注意事項

復職面談を実施する際は、準備をしっかりとおこなってプライバシーの保護や復職者への配慮など、個人への細かい配慮が必要です。特に注意したい4つのポイントを解説します。

5-1. 事前準備を徹底する

復職面談を実施する際は、事前準備を徹底することが重要です。適切な事前準備をおこなうことで、スムーズで効果的な面談を実施でき、従業員の復職を支援しやすくなります。

従業員の休職期間や背景、医師の診断内容などを把握しておきましょう。面談はプライバシーが保たれた場所でおこない、従業員がリラックスして話せる環境を整えておくことが大切です。

面談を実施する人にも必要な配慮を十分に理解してもらい、休職理由に対して否定的な態度を示したり、プレッシャーを与えたりしないよう注意しましょう。

5-2. 従業員のプライバシーを遵守する

復職面談では、健康状態や個人的な事情について話し合うため、従業員のプライバシーを遵守することが大切です。企業には、従業員の健康に関する情報を適切に管理する義務があります。

面談はプライベートな環境でおこない、面談内容は第三者に漏らさないようにしなければなりません。面談に同席する人は、人事担当者や直属の上司など、必要最低限にとどめましょう。

面談で得た情報や記録は、企業の管理ルールにもとづいて保管します。プライバシーを遵守することは、従業員と企業の信頼関係の構築にもつながるでしょう。

5-3. 復職後のフォローアップを計画しておく

復職面談を実施する際は、復職後のフォローアップの内容を計画しておくことも大切です。復職後のサポート体制や、業務負担の調整について具体的な案を示すことで従業員の不安を軽減できます。

具体的にどのようなフォローアップをするのか、復職する従業員本人に伝えることが大切です。例として、以下のようなフォローアップをおこなえます。

• 定期的な面接の実施
• 業務内容や業務量の見直し
• 時短勤務の導入

復職後は、健康面や精神面での負担が大きく、再休職のリスクが高まる時期ともいえます。適切なフォローアップが、従業員の負担軽減につながるでしょう。

5-4. 復職者のメンタル面への配慮をする

復職をする従業員の中には「企業側の配慮が必要である」と医師が判断しているケースがあります。そのような場合はもちろんですが、そうでない場合も復職者には一定の配慮をすることが求められます。復職後は不安が大きく、メンタルの不調を起こしやすいからです。

• 休職の原因になった人物や業務とは切り離して復職できるか
• 復職後の勤務時間や業務内容を負担に感じないか
• 同僚や上司が復職に対する十分な理解をしているか

配慮が欠けていることが原因で復職者が不調に陥った場合は、安全配慮義務違反になることがあります。どれくらいの期間どのような対応が必要なのか、医師のアドバイスを元に十分に確認し、実行できるようにしておきましょう。

6. 復職の最終判断は面談結果と本人の意識を尊重して慎重にしよう

復職は、従業員と企業の双方にとって重要な決断です。復職面談は、従業員の健康状態を確認し、職場復帰を円滑に進めるための重要なステップといえます。

企業は、医師の意見や復職する従業員本人の意向を尊重しながら、業務遂行能力や職場環境との適合性を総合的に評価することが重要です。

復職面談を効果的に実施し、従業員と企業の双方にとって最適な最終判断をしましょう。