「退職手続きで企業がおこなうべき対応とは？」

「退職手続きを円滑に進めるポイントを知りたい。」

上記のような疑問をお持ちではないでしょうか。

従業員が退職する際、退職前と退職後でそれぞれ適切な対応が求められます。本記事では退職手続きの流れや必要な手続き、円滑に進めるためのポイントを解説します。

1. 企業がおこなう退職手続きの基本的な流れ

企業がおこなうべき退職手続きの基本的な流れは、以下のとおりです。

• 退職の意思表示を確認したうえで退職日・最終出勤日を確定する
• 退職届を受理する
• 業務の引き継ぎを実施する
• 退職者への必要な手続きを説明する
• 返却物や必要書類を回収する
• 退職後の法定手続きを実施する
• 必要書類を発行し、交付する

退職手続きは、従業員からの申し出があった時点でスタートします。

返却物の回収や法定期限内の各種手続きなど、企業として対応すべき項目が多いため、あらかじめ準備しておくことが大切です。

上記の流れを参考に、計画的に準備を進めましょう。

2. 退職前に対応が必要な手続き

退職前に対応が必要な手続きは、以下のとおりです。

1. 退職日・最終出勤日の確定
2. 退職届の受理
3. 業務の引き継ぎ
4. 退職者への手続き説明
5. 健康保険証や備品など貸与品の回収
6. 退職所得の受給に関する申告書の回収
7. 年金手帳の返却

2−1. 退職日・最終出勤日の確定

従業員から退職の申し出を受けたら、まずは退職日および最終出勤日を確定しましょう。

 

会社側が退職日を一方的に決めることは明確な法律違反ではないものの、民法第627条第1項により申し出から2週間が経過すれば退職は可能とされています。したがって、従業員が希望する日を尊重するのが基本です。

日程を決める際は、以下の点を踏まえて双方が納得できる形で調整しましょう。

• 従業員の希望
• 有給休暇の残日数
• 業務の引き継ぎ状況

参考：民法｜e-Gov法令検索

2−2. 退職届の受理

退職日が決まったら、就業規則に従って退職届の提出を依頼しましょう。提出期限も規定があれば就業規則に沿って対応します。

なお、退職の意思表示は口頭でも有効です。ただし、トラブル防止のため書面での提出が望ましいでしょう。

2−3. 業務の引き継ぎ

退職届を受理したら、すみやかに業務の引き継ぎに移りましょう。適切な引き継ぎがおこなわれないと、業務の停滞や生産性の低下につながるおそれがあります。

引き継ぎをスムーズに進めるためには、次のような流れを意識しましょう。

• 担当業務の洗い出し
• 引き継ぎスケジュールの作成
• 引き継ぎ資料の作成
• スケジュールに従って後任者へ引き継ぎを実施

なお、引き継ぎは、口頭のみでは不十分です。必ず文書で引き継ぎ資料を作成してもらうよう従業員にお願いしましょう。

2−4. 退職者への手続き説明

退職者に対して必要な手続きをきちんと説明しておくことも重要です。返却してもらうものや、退職時・退職後に提出する書類は多いため、一覧表などにまとめて資料として渡しておくと親切でしょう。

なお、企業によっては、退職者に対して「誓約書の締結」を求めるケースもあります。退職後に会社の機密情報を漏らしたり、トラブルを引き起こしたりすることを防ぐためです。

2−5. 健康保険証や備品など貸与品の回収

退職までに、会社から貸与していた物品は漏れなく回収しましょう。未返却は情報漏洩などのリスクがあるため、確実に回収してください。

以下は、退職時に返却が必要となる主な貸与品の例です。

• 健康保険証（本人・扶養家族分）
• 名刺、社員証
• パソコン、スマートフォンなどのIT機器
• 鍵、セキュリティカード
• 制服、作業着、安全靴
• 業務関連の書類・データ

なお、健康保険証は退職日までは使用できます。そのため、退職以降に郵送で返却してもらうのが一般的です。

2−6. 退職所得の受給に関する申告書の回収

退職金を支給する際は、「退職所得の受給に関する申告書」の提出を退職者に依頼しましょう。申告書があることで、退職所得控除が適用され、適正な税額で課税されます。

万一、申告書の提出がない場合、退職金の全額に20.42％の所得税が課税されるため注意が必要です。

提出期限は退職金の支給日までですが、退職後は連絡が取りにくくなる可能性もあります。そのため、退職日までに回収するのが確実です。

2−7. 年金手帳の返却

退職時に年金手帳を会社で預かっている場合は、従業員へ返却しましょう。転職先で基礎年金番号の確認が必要になることがあります。

なお、年金手帳は2022年4月1日をもって廃止され、再発行はおこなわれていません。すでに交付済みの手帳を保管している場合は確実に返却する必要があります。

3. 退職後に対応が必要な手続き

退職後に対応が必要な手続きを、以下の流れで説明します。

1. 社会保険の資格喪失手続き｜退職日翌日から5日以内
2. 雇用保険の資格喪失手続き｜退職日の翌々日から10日以内
3. 住民税の徴収方法変更｜退職月の翌月10日まで
4. 必要書類の発行・交付｜離職票・健康保険資格喪失証明書など

3−1. 社会保険の資格喪失手続き｜退職日翌日から5日以内

従業員が退職した際は、健康保険および厚生年金保険の資格喪失手続きを、退職日翌日から5日以内におこなう必要があります。

以下は手続きの概要です。

必要書類	健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届
提出期限	退職日の翌日から5日以内
提出先	事務センターまたは管轄の年金事務所
添付書類	・資格確認書 ・健康保険被保険者証（本人分および被扶養者分） ・高齢受給者証など ※全国健康保険協会の被保険者の場合。交付されている場合に限る。
提出方法	・電子申請 ・郵送 ・窓口持参

例えば、1月31日付で退職した場合、資格喪失手続きの期限は2月5日です。

資格喪失の手続きは期限が短いため、退職日が決まり次第、早めにスケジュールへ組み込んでおきましょう。

3−2. 雇用保険の資格喪失手続き｜退職日の翌々日から10日以内

従業員が退職した際は、退職日の翌々日から10日以内に、「雇用保険被保険者資格喪失届」を管轄ハローワークに提出する必要があります。

離職票の交付を希望する場合は、あわせて離職証明書などの関連書類も準備し、同時に提出しましょう。

以下は、手続きの概要です。

必要書類	雇用保険被保険者資格喪失届
提出期限	退職日の翌々日から10日以内
提出先	管轄ハローワーク
必要書類	・離職証明書 ・出勤簿またはタイムカード ・離職理由が確認できる書類の写し ※離職票の交付を希望する場合
提出方法	・電子申請 ・郵送 ・窓口持参

例えば、3月31日付で退職した場合、提出期限は4月11日までです。

期限を過ぎると、離職票の発行や失業給付の申請が遅れる可能性があるため、余裕をもって手続きを進めましょう。

3-3. 住民税の徴収方法変更｜退職月の翌月10日まで

住民税を給与から特別徴収（天引き）していた場合、従業員が退職した際は、徴収方法変更の手続きが必要です。

退職月の翌月10日までに、従業員の住所地の市区町村へ「給与支払報告に係る給与所得者異動届出書」を提出します。

状況	会社の手続き
転職先あり	「異動届出書」に特別徴収継続のチェックを入れ、退職者に交付（転職先に提出）
転職先なし｜1〜4月退職	最終給与や退職金から5月分までを一括徴収（難しい場合は普通徴収）
転職先なし｜5月退職	特別徴収のまま納付
転職先なし｜6〜12月退職	原則、普通徴収。希望があれば一括徴収も可。

退職月や状況に応じて、住民税の取り扱いが変わるため、上記の内容を参考に漏れのない対応を心がけましょう。

3-4. 必要書類の発行・交付｜離職票・健康保険資格喪失証明書など

従業員が退職した際は、次の書類を目安の期日までに発行・交付しましょう。

書類名	発行・交付の目安
健康保険被保険者資格喪失確認通知書	退職日から15日以内
離職票	退職から1ヵ月以内（希望者のみ）
源泉徴収票	退職から1ヵ月以内
退職証明書	退職から2年以内（希望者のみ）

上記の書類は原則、郵送で交付します。事前に本人へ説明し、送付先の住所も確認しておきましょう。

4. 退職手続きを円滑に進めるポイント

退職手続きでは、退職者への丁寧な説明が欠かせません。不十分な対応は、トラブルや手続きの遅れにつながる可能性が高まります。

以下に、説明時の主な留意点をまとめました。

有給休暇	消化を希望する退職者が多いため、最終出社日・退職日との関係を明確に伝える。
財形貯蓄制度	解約が通例。課税対象となるため、退職者の意向を確認する。
外国籍の従業員	「外交」「公用」以外の在留資格は、ハローワークへ外国人雇用状況届出書の届出が必要。
派遣社員	原則、派遣元が担当。

上記を参考に、不明点や不安が残らないよう丁寧に説明し、退職手続きを進めましょう。

5. 退職手続きに必要な手続きを把握して漏れなく対応しよう

退職手続きは、従業員から退職の申し出があった時点でスタートします。

引き継ぎや手続きの説明、貸与品の回収に加え、退職後も社会保険や税の届出などが続くため、漏れなく対応することが大切です。

手続きをスムーズに進めることで、従業員との信頼関係や企業の信用向上にもつながります。この記事を参考に、必要な対応を確実に進めてください。