賃金や労働時間・休日のように、労働者が働く上で重要な要素となる労働条件は、採用時に必ず明示しなければいけません。なかでも、賃金のように特に重要とされる項目は、書類など形に残る方法で明らかにする必要があります。
この記事では、採用時に明かすべき労働条件と、有期雇用労働者を採用するときの注意点、労働条件通知書の電子化について解説します。

1. 採用時に明示すべき労働条件の内容

労働基準法第15条第1項では、使用者は労働者を採用する際、賃金・労働時間・その他の条件を明らかにすべきであると定めています。［注1］

ここでは、書面で示さなければいけない内容と、口頭で説明してもよい内容を解説します。

［注1］労働基準法｜e-Gov法令検索

1-1.【絶対的明示事項】書面などで明示する必要がある内容

賃金や労働時間など、労働者が働く上で特に重要とされる内容は、書面などにより明示しなければいけません。（昇給に関する事柄は口頭でもよい）

• 労働契約の期間（期間の定めがあるか、ある場合はいつまでか、更新の有無、更新の基準）
• 就業場所・従事すべき業務（複数拠点あるときは住所まで具体的に。また、業務内容も「経理」など明確に記載）
  ・始業及び終業の時刻（始業・就業の時刻、休憩時間、所定時間外労働の有無）
  ※シフト制・交替勤務制などでは、就業時転換（勤務パターン）を記載
• 休日休暇
• 賃金の決定・計算・支払方法・締切りの時期・支払の時期、昇給（書面でなくても可）
• 退職（解雇理由を含む）
  
  これらの項目は、雇用形態にかかわらず、採用時は労働者に明らかにして伝える必要があります。

1-2. 改正パートタイム労働法で明示が必要となった項目

平成27年4月施行の改正パートタイム労働法（第6条、16条）により、短時間労働者などを雇用する場合は、絶対的明示事項に加え下記4項目も書面やEメールなどで明らかにする必要があります。

1. 昇給の有無
2. 退職手当の有無
3. 賞与の有無
4. 相談窓口（担当部署・担当者名・電話番号まで記載）

1～3は、「有」の場合、時期や金額まで記載しましょう。

1-3. 【相対的明示事項】定めがある場合、口頭などで明示が必要な内容

次の内容は会社で取り扱いがある場合に限り、労働者に明かす必要があります。
なお、書面ではなくても問題ありません。

• 退職手当が適用される労働者の範囲
• 退職手当の決定や計算、支払の方法、支払い時期
• 臨時に支払われる賃金（賞与など）と、最低賃金に関すること
• 食費や作業用品、その他の労働者が負担すること
• 安全・衛生
• 職業訓練
• 災害補償・業務外の疾病扶助
• 表彰・制裁
• 休職

ただし、採用時は誤解を招かないためにも、書面で明示する方が安全です。

2. 【有期労働契約】労働契約を更新する基準や注意点

有期労働契約の労働者を雇用する際は以下の3点を明確にすることがトラブル防止のためにも大切です。［注2］

1. 契約期間はいつまでか
2. 契約更新があるかないか
3. 更新条件は何か

［注2］有期労働契約の締結、更新及び雇止めに関する基準について｜厚生労働省

2-1. 労働契約期間（終了日）を記載する

有期労働契約は期間に終わりのある契約のため、必ず終了日が記載されているか確認しましょう。
また、労働契約の上限（長さ）は通常3年です。

ただし、高度の専門的知識を有する公認会計士や医師などの労働者では、上限を5年まで延長できます。

2-2. 契約更新の有無を明確にする

契約更新があるかないかは、間違いのないよう記しましょう。
また、更新がある場合は方法も具体的に記載します。

1. 自動更新とする
2. 更新する場合がありうる
3. 契約の更新はしない

なお、1の場合、労働者は次回も更新するものと期待するため、有期雇用契約といえ、雇止めが禁止されるケースもあるため特に注意しましょう。

2-3. 労働契約の更新基準

労働契約を更新する判断基準の記載例は以下のようになります。

• 契約満了時の業務量による
• 労働者の勤務態度や能力などを元に判断する
• 会社の経営状況などにより判断する
• 担当する業務の状況により判断する

他にも考えられる理由は全て明確にしましょう。

2-4. 雇止めの事前予告

下記の条件に該当する有期労働契約に対し、次回の更新をしない場合（雇止め）、契約期間満了の30日よりも前に予告が必要です。

• 契約更新を3回以上している
• 1年以上、継続雇用している
• 1年を超える（3年など）労働契約を結んでいる

また、雇止めを行う訳を労働者から聞かれた場合、「契約期間の満了」とは別の理由を説明しなければいけません。

2-5. 雇止めの厳格化

さらに、有期労働契約であっても、下記の条件に該当する場合、更新を期待させてしまうこともあるため、雇止めが認められないケースもあります。

• 正社員と同等の業務を行っている
• 契約回数が多い、雇用期間が長い
• 雇用契約の更新手続きがずさん（自動更新など）
• 使用者より雇用を継続すると取れる発言があった

そのため、有期労働契約者に労働条件を示す際は、雇止めなど後々のトラブルにつながらないように、内容に十分留意しましょう。

3. EメールやSNSなどで労働条件を明示できる条件を解説

従来書面による明示のみとされていた労働条件通知書ですが、労働基準法の改正により、2019年4月1日よりEメールやSNSでも明示できようになりました。

ただし、明示には注意点もあるため詳細を解説します。

3-1. 労働者に明示すべき内容に変更はない

労働条件通知書の電子化が可能となったものの、明らかにすべき内容に変更はありません。
そのため、内容を省略して送付するなどの行為は労働基準関係法令違反となるため注意しましょう。

3-2. 書面を原則として希望があった場合のみ電子化が可能

また、労働条件の明示はあくまでも書面を原則とし、労働者本人から希望があった場合のみ電子化が可能です。
そのため、書面でも電子化でも対応できることを案内し、どちらの方法がよいか確認を取らなければいけません。

3-3. FAX・Eメール・SNSなどが利用できる

電子化が推奨されている方法としては、FAX・Eメール・SNSなど、出力して書面を作成できるものがあげられています。なお、文字数制限がありファイルが添付できないような方法（SMSなど）は適切ではありません。

また、ブログなど、第三者に閲覧させることを目的とした媒体を用いての明示も認められていません。

3-4. 本文に記載するのでなく添付ファイルで送信する

Eメール・SNSで明示する際は本文内に書き込むのはやめましょう。
理由としては、印刷した際、文字が見切れる可能性があるためです。

そのため、添付ファイル形式で送信し、明示日時・担当者名・事業所名まで記載することが推奨されています。

3-5. 送付後は労働者に電子データの到着を確認する

労働条件通知書の送付後は、労働者にデータが到着しているかを確認しましょう。不着の場合は、再度送信するなどの対応が必要です。

また到着したデータは早めに印刷し、保管するように案内しましょう。

なお、これらの注意点を満たして労働条件通知書の交付を電子化する際は、システムを活用するのがおすすめです。

労働条件通知書の交付を電子化できるシステムでは、法律の要件に対応しているのはもちろんのこと、入職者が通知書を見たか確認できるうえ、対象者に一括で書類を送付することができます。

実際に雇用契約を電子化できるシステムがどのようなものか気になる方は、労働条件通知書の交付を電子化できるシステム「ジンジャー人事労務」のサービス紹介ページを以下のリンクよりご覧ください。

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4. 労働条件は明示内容・明示方法のどちらにも注意して対応しよう

労働者を採用する際は労働条件の明示が必須となります。
中でも賃金のように重要な内容は、手元に残せる方法で明示しなければいけません。

また、労働条件通知書は、2019年4月1日より書面だけでなく、電子化での対応も可能となりました。
書類の印刷など事務手続きが軽減できるようになったものの、労働者から同意を得る必要があるなど、注意点も存在します。概要を理解したうえで、上手に活用しましょう。