社会保険で名義が変更になった時にやるべき手続きとは? - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

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社会保険で名義が変更になった時にやるべき手続きとは?

名前

結婚または離婚によって従業員の氏名に変更があった場合、社内の手続きだけでなく、社会保険の名義変更も必要になります。
社会保険において、氏名の変更は速やかに届け出なければなりませんので、手続きが必要な社会保険の種類や、手続きの方法をしっかり確認しておきましょう。

今回は、名義変更が必要となる社会保険制度や、事前に確認すべき事項、名義変更の具体的な手続きについて解説します。

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1. 名義変更が必要となる社会保険制度と確認すべき事項

チェックリスト

会社勤めをしている人が加入する社会保険制度には、健康保険・厚生年金保険があります。
結婚や離婚によって氏名に変更があった場合は、どちらも名義変更の手続きが必要です。
また、名義が変わる理由によって、その他の手続きも必要になりますので、結婚・離婚によってどんな項目に変更があるのか、事前に確認しておきましょう。

1-1. 従業員の氏名が変更される場合に確認すべき事項

社会保険の名義変更を行うにあたって、事前に確認すべき事項は以下の通りです。

・姓の変更の有無
・住所変更の有無
・被扶養者の有無(変更含む)
・給与の変更の有無

結婚・離婚したからと言って、必ずしも姓や住所が変更されるわけではありません。結婚前から同棲していた場合は結婚後も引き続き同じ場所に住む可能性がありますし、離婚後に結婚時の姓をそのまま使用するケースもあります。

日本では、結婚後は男性側の姓に統一し、離婚後は旧姓に戻るのが一般的ではありますが、人によって事情は異なりますので、勝手に自己判断せず、必ず従業員本人に姓・住所の変更があるかどうか確認しましょう。

また、社会保険には扶養制度がありますので、結婚・離婚によって新たに扶養する家族ができた場合や、逆に扶養する家族がいなくなった場合は、名義変更と共に「健康保険 被扶養者(異動)届」や「国民年金第3号被保険者関係届」などの手続きを行わなければなりません。[注1]

さらに、会社で通勤手当や扶養手当を支給している場合、新居への引っ越しや扶養家族の増加によって給与の額が変更になることがあります。

社会保険の保険料は、月額賃金を区切りの良い幅で区分した「標準報酬月額」に基づいて決まるため、通勤手当・扶養手当によって標準報酬月額の区分が変わる場合、「健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届」も提出する必要があります。[注2]

こうした手続きは、変更の事由が発生したら速やかに行うこととされていますので、従業員から結婚・離婚の報告を受けたら、必要な情報をしっかり確認し、迅速に手続きを開始することが大切です。

[注1]従業員(健康保険・厚生年金保険の被保険者)が家族を被扶養者にするとき、被扶養者に異動があったときの手続き|日本年金機構
[注2]随時改定(月額変更届)|日本年金機構

2. マイナンバー制度に対応しているなら名義変更は原則不要

不要
以前までは、社会保険に加入している被保険者の名義または住所を変更する場合は、日本年金機構にて各種届出を行う必要がありました。

しかし、マイナンバー制度の導入にともない、平成30年3月からは日本年金機構への被保険者の氏名変更届・住所変更届は原則不要となりました。[注3][注4]

被保険者の氏名・住所の変更情報は、日本年金機構がマイナンバーを活用して地方公共団体システム機構に変更情報(結婚・離婚など)の照会を行うことで取得する流れになっています。
日本年金機構が取得した情報は協会けんぽなどの各保険者に提供され、保険者はその情報をもとに、氏名や住所の変更を反映させた新しい保険証を発行します。

新しい保険証は事業者宛に送付されますので、事業主は保険者から保険証を受け取ったら、従業員へ速やかに渡す必要があります。

なお、古い保険証は日本年金機構に返送しなければなりませんので、新しい保険証を渡すときは、従業員から古い保険証を受け取るのを忘れないようにしましょう。

2-1. 被扶養者や、マイナンバーを持っていない方は引き続き書面での手続きが必要

社会保険の名義変更が不要になるのは、マイナンバーの届出を済ませており、かつ基礎年金番号との紐付けが完了している被保険者のみです。被扶養者については、氏名変更の届出省略は行われませんので、従来同様、被扶養者(異動)届による手続きが必要になります。

また、被保険者であっても、以下の条件に該当する方は原則として氏名および住所変更の届出を省略できないので、あらかじめ注意が必要です。[注3][注4]

①70歳以上の方
②マイナンバーの届出が済んでいない方(マイナンバーを持たない海外赴任者含む)
③マイナンバーと基礎年金番号の紐付けを行っていない方

③に関しては、日本年金機構から郵送される「マイナンバー未収録者一覧」で確認できますので、あらかじめ名義変更の手続きの要・不要をチェックしておきましょう。

[注3]健康保険・厚生年金保険の被保険者氏名変更届・住所変更届の手続が変わりました|全国健康保険協会(協会けんぽ)
[注4]健康保険・厚生年金保険 被保険者氏名変更(訂正)届|日本年金機構

3. 社会保険の名義変更の具体的な手続きについて

健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更届

出典:健康保険・厚生年金保険 被保険者氏名変更(訂正)届|日本年金機構

マイナンバーによる手続き省略の対象とならない方は、従来通り「健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更(訂正)届(以下、被保険者氏名変更届)」で届出を行う必要があります。

被保険者氏名変更届は、日本年金機構の窓口のほか、同機構の公式サイトからダウンロードすることで入手できます。

届出には、以下の情報をもれなく記載します。

①事業所整理記号
②被保険者整理番号
③個人番号(または基礎年金番号)
④生年月日
⑤種別(性別)
⑥被保険者の氏名
⑦健康保険被保険者証の要・不要
⑧事業所の情報

③にて個人番号(マイナンバー)を記載する場合は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(番号法)」第16条に基づき、本人確認の措置をとることが義務づけられています。[注5]

具体的には、以下2つの確認を行うことが必要です。[注6]

・正しい個人番号であることの確認
・提供者(従業員)が個人番号の正しい持ち主であることの確認

上記2つの確認手段としては、通知カードまたは個人番号付きの住民票に、運転免許証やパスポートといった顔写真付きの本人確認書類を合わせて提出してもらうなどの方法があります。

一方、基礎年金番号を記入する場合は上記の確認は不要で、会社で保管している年金手帳等に記されている10桁の番号を左詰めで記入します。

⑤は、被保険者が坑内員以外の男性である場合は「1」、女性である場合は「2」、坑内員である場合は「3」を◯で囲みます。

なお、厚生年金基金の加入員で、坑内員以外の男性の場合は「5」、女性の場合は「6」、坑内員である場合は「7」を◯で囲みます。

⑥は変更後の氏名と、変更前の氏名の両方を記載します。

⑧には、事業所の所在地や名称、事業主の氏名、電話番号を記載します。

なお、届出の提出方法は事業所の所在地を管轄する年金事務所の窓口に持参するほか、郵送や電子申請でも受け付けています。

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[注5]行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律|e-Gov法令検索
[注6]国税分野における番号法に基づく本人確認方法|国税庁

3-1. 社会保険の名義変更に必要な添付書類

社会保険の名義変更手続きを行う際は、被保険者氏名変更届と共に、各保険者が定める書類を添付する必要があります。

たとえば全国健康保険協会(協会けんぽ)の場合は、以下の書類を用意します。[注7]

①健康保険被保険者証
②高齢受給者証
③健康保険特定疾病療養受療証
④健康保険限度額適用認定証
⑤健康保険限度額適用・標準負担額認定証
⑥被扶養者の健康保険被保険者証

②~⑤に関しては交付されている場合のみ、6に関しては被扶養者がいる場合のみ、それぞれ添付が必要となります。いずれも写しでかまいませんので、従業員に必要書類の提出を求めておきましょう。

[注7]健康保険・厚生年金保険 被保険者氏名変更(訂正)届|日本年金機構

4. 社会保険の名義変更手続きの要・不要は従業員ごとに異なるので注意!

手続き

結婚・離婚によって氏名が変わる従業員がいる場合は、変更の事由が発生した後、速やかに名義変更の手続きを行う必要があります。
ただし、当該従業員の基礎年金番号とマイナンバーが紐付けされている場合は、日本年金機構が地方公共団体システム機構に変更情報の照会を行った上で、各保険者に情報提供しますので、事業者や従業員本人が手続きを行う必要はありません。

一方で、マイナンバーの届出が済んでいない方や、基礎年金番号との紐付けが行われていない方、70歳以上の方は、従来通り、被保険者氏名変更届の手続きを行う必要があります。

また、結婚・離婚によって住所や扶養者の有無に変更があった場合も、会社を通じて被保険者住所変更届や被扶養者(異動)届の手続きを行わなければなりませんので、氏名変更があった従業員には、あらかじめ住所変更や扶養者の有無なども確認しておきましょう。

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吉田 菜穂子

吉田 菜穂子

クラウドサービス比較のメディア運営を経て、jinjerBlog編集部に加入。バックオフィス向けサービス「ジンジャー」を導入いただいたお客様に事例取材をおこない、現場の課題をキャッチアップしながら、人事業務や契約業務に役立つ情報をお届けします。

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