人員配置は会社や組織を運営するにおいて非常に重要なことであり、計画をもとにして具体的な人事施策に反映させるためにはいくつかのステップを踏む必要があります。

また、人員配置は経営層やマネジメント層にとって重要であると同時に、社員にとっても重要なものであるため、計画的に実行しなくてはなりません。

本記事では、人員配置において重要なステップや人員配置を計画的におこなうためめのポイントなどについて、解説します。

1. 人員配置計画とは？

まずは人員配置計画がどのような計画なのか、似た用語との違いと合わせて確認していきましょう。

1-1. 適材適所の部署に人員を配置する計画

人員配置計画とは、従業員のスキルや技術、特性や経験などさまざま面を考慮し、適材適所に配置する計画を言います。

適材適所の配置ができれば従業員は高いパフォーマンスを発揮し、モチベーションやエンゲージメントも高まりやすくなります。また、生産性や効率も改善するため、コスト削減につながることも多いです。

こうした人員の配置と、それによる会社全体の業績アップを狙った戦略のことを総合して人員配置計画と呼びます。

1-2. 要員計画・人員計画との違い

人員配置計画と似た言葉に「要員計画」や「人員計画」があります。いずれも違うものではあるものの関係が深い計画です。人員配置計画との違いを知っておきましょう。

要員計画とは

要員計画は「事業をおこなう上でどの部署に何人必要か」といった必要人員の数を計画するものです。

文字通り要員を計画するだけのシンプルなステップであるため、人材配置に関係する各種計画の中では最初に要員計画を立てて進めていく流れが一般的です。

人員計画とは

人員計画は「昇格・昇進、雇用形態、教育などを考慮してどこに配置すべきか」を計画するものです。

異動だけでなく従業員一人にかかる人件費や教育コストなども考慮するため、要員計画よりも従業員ひとりひとりの情報に踏み込みます。

人員配置計画と非常に似ていますが、人員計画では配置よりも従業員個人の能力やコストを考慮する要素が強いです。

2. 人員配置に重要な4つの要素

人員配置は組織における戦略的マネジメントの一環であり、具体的な施策に落とし込むためには、以下のような要素が必要です。

①定員計画
②要員計画
③人員計画
④代謝計画

これらを順序だてて実行していくことで、人員配置計画が完成します。それぞれの要素を具体的に解説していきます。

2-1. 定員計画

定員計画では、事業計画の達成のために必要と考えられる人員数をおおよその見込み数としてまとめます。

人員数が決まれば、部長・課長・係長といった各レイヤーの給料をもとにして考えることで、おおよその人件費も決まります。

人件費は経営者の頭を悩ませる問題であると同時に、社員からしても給与にダイレクトに関わってくる重要な問題です。

社員の仕事へのモチベーションにも大きく関わってくるため、定員計画による人件費の決定は慎重におこなわなければなりません。

2-2. 要員計画

要員計画では、事業計画や予算などをもとにして、定員計画でまとめた人員数を組織のそれぞれの部門に割り振っていきます。

会社の実情に合った割り振りをおこなうことが重要であり、たとえば新規事業や会社の大黒柱となっている事業には多めに人員を割り振ってバランスをとることになります。

その一方で、直接利益を上げるわけではないバックヤード部門は外注することによってコストを抑えたり、人員を減らしたりすることもするでしょう。

会社では雇用形態に応じて社会保険料や福利厚生などが異なるため、人数が同じでも雇用形態の内訳が異なれば、それに応じて人件費も異なります。

そのためこの段階では、正社員が何人、派遣社員が何人といったような具合に、雇用形態まで考慮に入れて詳細な計画を立てていくことになります。

2-3. 人員計画

人員計画では、要員計画で割り振られた人員をそれぞれの社員個人単位まで落とし込む必要があります。

同じ正社員が担当する仕事でも、2年目の正社員が担当するのか5年目の正社員が担当するのかでは人件費が異なり、社員それぞれのスキルや適性に沿った割り振りになるようにしなければなりません。

とくに昇進や人事異動などによって配置の変わる社員は慎重に検討しなくてはならず、組織や部門全体でバランスを取る必要があります。

このステップで、各部署・各セクションのおおまなか全体像が決まることになります。

2-4. 代謝計画

要員計画で立てられた計画をもとにして、人員計画で具体的な割り振りをしていった場合、2つの計画の間に差異が生まれてしまうことも十分あり得ます。

その際に両者の差異を埋めるために、新卒や中途で採用する人数を調整したり、ほかの部署から人を異動させてきたりする必要がありますが、このことを代謝計画と呼びます。

人員計画と要員計画の間に差異が発生しないことはほぼないため、代謝計画があることを前提として柔軟に行動することが重要です。

部署同士で横のつながりがあるのであれば、あらかじめ話をつけておくなどすると代謝計画をスムーズに進められる可能性も高まるでしょう。

3. 人員配置に計画性が求められる5つの理由

人員配置は組織規模で非常に重要なものであるため、それに対する計画も同様に重要です。人員配置に計画性が必要なのか、十分に理解してから計画を立てましょう。

3-1. 事業計画の達成に大きく関与するため

人員配置では会社の人的資源をどのように配分するかが決められますが、その配分が間違っていれば事業計画が達成できない可能性もあります。

人的資源は使い方次第で成果が大きく変わるものであるため、行き当たりばったりで計画を立てたり運用していたりしては、決してよい成果は残せないでしょう。

今期はもちろん来期以降も継続的に事業計画を達成するために、人員配置は将来を見据えて計画的に行われなければなりません。

3-2. 組織の生産性向上やよい雰囲気づくりに関わるため

適材適所に人員配置をすることで、同等のスキルや技術を持った人同士や、補い合える関係ができやすく、サポートをお互いにしやすい人材が集まります。

それによって組織の生産性は向上し、それにより業績も上がっていく可能性が高いです。

生産性の高い組織では情報交換やコミュニケーションが自然と発生するようになり、全体の雰囲気もよくなっていきます。

良好な人間関係やよい労働環境、雰囲気を作るためにも人員配置計画はとても重要なのです。

3-3. 優秀な人材や後継者を育てるため

配置されたポジションや部署によって、仕事で習熟できる・伸ばせるスキルは異なります。

人員配置では組織の生産性を向上させて事業計画の達成を目指すことが重視されますが、社員一人ひとりを成長させるという観点も、それと同じぐらい重要です。

業務に精通している優秀な人材や、各部署ひいては会社全体を引っ張っていくリーダー・後継者を育てるためには、候補となる人材に必要な経験を積ませなければなりません。

上に立つ人間にはいろいろな能力が求められるため、ひとつのポジションにずっと就かせるのではなく、必要な能力を身に付けるために複数のポジションに就かせることが重要です。

そのため、将来の組織や会社のことも踏まえた計画的な人員配置が、必要不可欠といえます。

3-4. 社員のモチベーションを高めるため

人員配置は社員自身にとっても非常に重要なものであり、自分のスキルや適性・将来のキャリアパスに合った配属だと感じると、モチベーションが高まります。

モチベーションが高まるとエンゲージメントも高まり、離職率を低下させることにつながります。これは転職・離職といった選択肢が一般的なものになっている昨今においては、非常に重要な意味を持ちます。

場合によっては将来を見据えて、一見すると社員の意に沿わないような人員配置になる可能性もあるかもしれません。

そのようなときは人員配置の意味や趣旨を社員自身にしっかりと説明して理解してもらうことで、モチベーションやエンゲージメントを低下させないようにすることが重要です。

3-5. 人件費を中心にコスト削減が可能なため

適材適所の人員配置ができれば、生産性があがるというお話をこれまでしてきました。

生産性が上がり、業務効率も改善できればタイムパフォーマンスも改善し、残業や休日出勤を減らすことができるでしょう。

また、期間雇用やパート・アルバイトの人数を減らすことも不可能ではないため、人件費を中心としたコストカットができるという点からも計画的な人員配置が求められています。

4. 人員配置を計画的におこなうための5つのポイント

人員配置にはいろいろな要素が絡み合ってくるため、収まりのよい形にまとめるのは非常に骨が折れるものです。

人員配置を計画的に進めるためのポイントを押さえて、スムーズに進められるように準備しましょう。

4-1. 目的を明確にしておく

人員配置はそれ自体が目的なのではなく、あくまでも事業計画を達成するための人事的な手段のひとつです。

そのため、どのような目的を達成したいかが明確でなければ、人員配置を計画的におこなうことはできません。

前期よりも売上10%アップ、主力商品の市場シェア1位への返り咲き、新商品開発のペースを促進など、目的を明確な形で設定することを心がけましょう。

4-2. 短期的な視点と中長期的な視点の両方を持つ

会社は今期のみ事業計画を達成すればよいのではなく、今後も達成し続けることを求められます。

そのため、人員配置では今期の事業計画を達成するためという短期的な視点と同時に、将来を見据えた人材育成をするためという中長期的な視点も欠かせません。

リーダー候補となる人材に経験を積んでもらうために、その人が本来得意とする業務ではない業務を担ってもらうとすると、今期の生産性が多少下がることは免れないでしょう。

事業計画達成のための理想的な人員配置と、将来を見据えた布石となる人員配置のバランスをうまく取ることが重要なポイントです。

4-3. 現在の組織図と人材データを可視化する

人員配置をおこなうためには、どこの組織・部門にどのような能力を持った人材がどれぐらい必要かを、把握しておく必要があります。

また、同時に社内人材のデータも把握しておかなければ、異動や採用などを効率的におこなうことは難しいでしょう。

人員配置は全社横断的に実施されるものであるため、一部の人間だけが組織図や人材データを把握している状態では、最適な人員配置をすることはできません。

組織図および人材データを可視化して管理して、全体最適な人員配置を可能にすることを目指しましょう。

4-4. 社員にしっかりとしたヒアリングをする

人員配置では社員のスキルや能力を考慮する必要がありますが、社員の適性や希望に沿うことも同じぐらい重要です。

ただ、スキルや能力と比べると社員本人の適性や希望というものは、なかなか外から判断しづらいものです。そのため、それぞれの社員にしっかりとヒアリングをしたうえで、会社の方針はしっかりキープしつつ、社員が最大限納得する形で人員配置をするようにしましょう。

実際に希望どおりの配属となるかどうかは別にしても、しっかりと自分たちの意見を聞いてくれるという姿勢は、社員のエンゲージメントを維持・向上するという観点で重要です。

4-5. 効果の測定・検証を行える体制を構築しておく

人員配置による効果は、すぐ出るわけではなかったり目に見えにくかったりすることも多々あります。

そのような中で今後も計画的な人員配置を継続的におこなうためには、効果の測定や検証ができる体制を構築しておくことが重要です。

よかれと思ってした人員配置が結果的に逆効果になってしまうこともあれば、予期していなかった効果を生み出す場合もあります。

そのようなケースでの要因を抽出して分析することで、今後の人員配置に生かすことができるでしょう。

4-6. 配置後のフォローやフィードバックをしっかりとする

人員の異動が発生すると、新しい環境に対する不安やストレスを抱える従業員が発生することや、前述したように人員配置が逆効果になっているケースも少なくありません。

そのような状況は放置するとモチベーションの低下や離職につながってしまうこともあります。

そうした問題を防ぐには、配置後のフォローやフィードバックが欠かせません。経営者や人事担当者の立場からはわかりにくい部分も多いため、アンケートや相談できるシステムを作っておくと安心です。

5. 人員配置の計画をしっかりとたてて人的資源を有効活用しよう

人員配置は人事的・戦略的マネジメントの一環であり、いくつかのステップを踏みながら実施していく必要があります。

事業達成に大きく関与して社員の育成にも関わるものだからこそ、計画的におこなわれるべきですが、そのためにはいくつかのポイントを押さえておかなければなりません。

短期的視点と中長期的視点の両方を持つ、効果の測定・検証を行える体制を構築しておくことなどを心がけて、計画的な人員配置をしましょう。