目標管理ツールはさまざまな会社で導入されつつあるツールのひとつです。注目が高まりつつある一方で、詳しい内容についてはまだ広まっていないという側面もあります。

本記事では目標管理ツールについて、導入するメリットや選び方のポイントなど詳しく解説します。

目標管理ツールの導入を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてください。

1. 目標管理ツールとは？

目標管理ツールとは、社内や部門で設定した目標に対して「社員がどのように取り組んでいるか」「現時点でどれくらいの進捗なのか」などを確認するためのツールです。

Excelを使って管理する場合、社員が目標管理シートを作成したのちに提出となるため、タイムリーに確認することは難しいでしょう。

目標管理ツールなら、進捗や達成状況がわかりやすく可視化されるため、より効率化することが可能です。

目標管理をおこなううえで大切なのは、目標管理の手法に関する知識です。目標管理には、2つの手法があるため、それぞれ紹介します。

1-1. MBO

MBOとは、Management By Objectivesの略語で目標管理という意味があります。日本の多くの企業ではこの方法を導入しており、個人で目標設定をおこない、その進捗に応じて適切な評価が受けられるという点が特徴的です。

人事評価を目的に用いられるケースが多く、判断の基準が明確であるため、評価がしやすいという点がメリットです。一般的には目標を100%達成したか否かで評価されるため、成果が中途半端な場合は評価を受けづらいです。

1-2. OKR

OKRとは、Objectives and Key Resultsの略語で目標と主要な成果という意味があります。組織全体で目標を達成した後に、個人の目標を逆算して決めていくという手法です。個人の目標は、あくまでも組織の目標を達成するために合理的な内容になっていなくてはいけません。

OKRはフィードバックの間隔が3ヵ月と短く、よりよい結果を目指すために都度内容を変更していく点が特徴です。個人としては60％〜70％程度の達成度が求められ、それによって組織の目標が達成できているかどうかがポイントです。

大手企業の採用されている手法のひとつであり、組織が目指しているゴールを社員に周知しやすいというメリットがあります。

2. 目標管理ツールを導入するメリット

目標管理ツールを導入する際には、さまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのかをみていきましょう。

2-1. 業務効率が上がる

目標管理ツールを使用することで、社員の目標や評価を一元で管理することが可能です。従来のExcelを使った管理の場合は、評価シートを配布してから回収するまでに時間がかかるうえに、社員数が増えるにつれてその手間は大きくなっていきます。

目標管理ツールを使用すれば、未記入の社員に対してアラートを出してすぐに記載するように促したり、回収作業にかかる手間がなくなったりと、さまざまな面で業務効率化が期待できます。

2-2. 社員のモチベーション向上

目標管理ツールを導入することで、社員の目標に対する進捗を適切に把握できるようになります。その結果、目標達成に対して悩んでいる社員に適切なフォローをおこなえるようになります。

常に社員のモチベーションを維持できるのは大きなメリットといえるでしょう。

2-3. 客観的に評価を確認できる

目標管理ツールを導入すると、社員がどのような評価を受けているのかが客観的にわかるようになります。正当な評価を受けているか、誰かの一存で不当な扱いをされていないかなど、上層部が気づかぬところで起こりがちな問題を事前に防ぐことが可能です。

2-4. 社員が自己管理できるようになる

目標管理ツールを導入すれば社員が自己管理できるようになります。目標管理ツールによって目標が可視化されます。その結果、従業員はどのような業務をいつまでに終えればいいのかを判断しやすく、自主的に行動できるようになるでしょう。

2-5. 組織のコミュニケーションが活発になる

一般的に目標管理ツールにはチャット機能をはじめとした、さまざまな機能が備わっています。そのため、目標管理ツールを導入すれば、目標を管理するだけでなくチャット機能によって組織のコミュニケーション活発化が期待できます。

2-6. 社内の団結力が向上する

目標管理ツールによってどのような目標に向かうのかが明確になります。そのため、社内の従業員が可視化された目標に対して、一丸となって取り組めるでしょう。その結果、社内の団結力が向上し雰囲気も良好になります。

3. 目標管理ツールを選ぶときのポイント

目標管理ツールは非常に便利な一方で、選び方次第では効果が発揮されづらい可能性もあります。どういった基準で目標管理ツールを選ぶのかを明確にしておくことは欠かせません。

3-1. 自社にあったツールを選定する

目標管理ツールは種類によって規模が大きく異なります。大規模な会社に適応したツールであれば、費用が高くより多くの機能が搭載されていたり、多くのデータを処理できたりします。

小規模なツールであれば、データの処理量が少ない代わりに費用はそれほど高くありません。自社に適したツールを使用することで、コストを抑えつつ高い効果を期待できます。

3-2. 導入する目的を明確にする

導入する目的は明確にしてください。目標管理ツールは、会社や個人の目標を達成するためのサポートをしてくれる存在です。現在のシステムにまったく不満がない場合は、導入の必要性はそれほど高くありません。

目標管理ツールの導入を検討しているということは、少なからず現在の管理システムに不満や改善点があるということです。どういった問題を解消するために目標管理ツールを導入するのかが明らかになっていれば、選ぶ際に迷うことも少なくなるでしょう。

目標管理ツールによって解決できる課題は異なるため、自社の抱えている問題に対応したものを選ぶことが大切です。

3-3. 無料トライアルを利用する

目標管理ツール導入時は無料トライアルを利用してみましょう。無料トライアルが設けられている目標管理ツールであれば、トライアル中に使用感を把握可能です。トライアル中に課題や問題点が洗い出せれば、課題や問題点を解消したうえで目標管理ツールを導入できます。

3-4. 既存ツールとの兼ね合い

目標管理ツールを導入する際は既存ツールとの兼ね合いを考慮しましょう。例えばスケジュール管理ツールと連携させられれば、予定やタスクの共有がしやすくなります。既存ツールと連携ができないと、データを改めて目標管理ツールに反映しないとならないといったようなコストが発生しかねません。

4. 目標管理ツールの導入手順

目標管理ツールの導入手順はMBOとOKRで異なります。それぞれどういった手順で導入を進めていけばよいのかについて確認していきましょう。

4-1. MBOの導入手順

MBOは以下の流れで導入が進んでいきます。

1. 目標の設定
2. 計画の設計
3. 進捗確認
4. フィードバック

まずは社員のスキルアップや評価を意識して目標設定をおこないます。次に目標達成までのプロセスから逆算して、適切な行動計画の設計をおこないます。

計画どおりに進んでいるか進捗の確認をおこなうことも大切です。定期的に進捗確認をおこない、目標達成に向けた意識が薄くなっていないかを見定めましょう。最後に目標を達成しているかどうかの評価をおこなってください。

評価をする前後にはフィードバックをおこなって社員のモチベーションを維持することも欠かせません。社員が自身の反省点や改善点に目を向けられるように工夫することが重要です。

4-2. OKRの導入手順

OKRは以下の流れで導入が進んでいきます。

1. OKRの設定
2. OKRを共有
3. 進捗確認

まずは企業全体のOKRを設定する必要があります。OKRは膨大になりすぎるのを防ぐために、1企業につきひとつ設定するのが理想です。事業所ごとに設定するのも効果的でしょう。設定できたらチーム、個人と細分化してOKRを設定していきます。

OKRは社内で共有し、完了までの期間を設定したら短期間で進捗状況を確認しましょう。こうすることで目標達成意識が薄れることは少なくなります。

5. 目標管理ツールは企業の成長のために欠かせない

目標管理ツールは、これからの企業が成長していくためには欠かせません。目標管理の工数が多くなっている、なかなか設定した目標を達成できないと悩んでいる企業の方は、ぜひ目標管理ツールの導入を検討してみてください。