法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）とは、従業員を雇う企業に対して作成が義務付けられている重要な帳簿です。帳簿を付けるのは企業にとって当然のことですが、繁忙期や担当者の退職などがあったりすると、作成が後回しになったり帳簿を付け忘れたりすることがあるかもしれません。

しかし、法定三帳簿の作成・保管に関しては、労働基準法による定めがあるので、作成をしていない場合はもちろん内容に不備があったり、保管を怠ったりした場合は罰則の対象となるため注意が必要です。

本記事では、法定三帳簿の概要や記載事項、保存期間などについて解説していきます。

目次
1. 法定三帳簿とは
2. 法定三帳簿の保存期間は5年
3. 法定三帳簿を作成・保管しない場合の罰則
4. 法定三帳簿に関する注意点
5. 法定三帳簿を作成して労務管理の土台を整備しよう

「月末の勤怠締め、もっとラクにならないかな…」 とお考えの方へ

人事労務担当者の実務の中で、勤怠管理は残業や深夜労働・有休消化など給与計算に直結するため、正確な管理が求められる一方で、計算が複雑でミスや抜け漏れが発生しやすい業務です。
さらに、働き方が多様化したことで管理すべき情報も多く、管理方法と集計にお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。そんな担当者の方には、集計を自動化できる勤怠システムの導入がおすすめです。

◆解決できること

• 打刻漏れや勤務状況をリアルタイムで確認可能、複雑な労働時間の集計を自動化
• 有給休暇の残日数を従業員自身でいつでも確認可能、台帳の管理が不要に
• PCやスマホ・タブレットなど選べる打刻方法で、直行直帰やリモートワークにも対応

システムを利用したペーパーレス化に興味のある方は、ぜひこちらから資料をダウンロードの上、工数削減にお役立てください。

無料でダウンロードする 無料でダウンロードする

1. 法定三帳簿とは

法定三帳簿とは、法律に基づき作成と保存の義務がある以下の3つの帳簿を指します。

• 労働者名簿
• 賃金台帳
• 出勤簿

事業の大小に関係なく、従業員が一人でもいる場合には法定三帳簿を揃えなければなりません。

労働基準監督署から提出を求められることもあるので、日頃から記録しておくことが求められます。また、作成や保存を怠ると、罰則が科される場合があるため注意が必要です。

ここでは、それぞれの帳簿について詳しく解説します。

1-1. 労働者名簿

労働者名簿とは、労働者ごとの個人情報や仕事に関する情報などを記した帳簿のことを指します。労働者名簿は、労働基準法第107条に基づき作成が義務付けられている名簿です。

必須記載事項は、以下の項目となります。

• 労働者の氏名
• 生年月日
• 履歴
• 性別
• 住所
• 従事する業務の種類
• 雇入年月日
• 退職や死亡年月日、その理由や原因

労働者ごとに名簿を作成しなければならないため、正社員だけでなくパートやアルバイトの分も作成が必要です。ただし、例外として日雇い労働者は、名簿作成の取り扱い対象ではありません。

なお「社員名簿」など違う名称で管理していても、記載事項が揃っていれば労働者名簿として取り扱われます。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

1-2. 賃金台帳

賃金台帳とは、労働者ごとの給与や労働時間などを記載した帳簿のことです。賃金台帳は、労働基準法第108条で備え置くことが義務付けられています。

記載項目は、下記の項目となっています。

• 氏名
• 性別
• 賃金計算期間
• 労働日数
• 労働時間数
• 時間外労働の労働時間数
• 休日労働の労働時間数
• 深夜労働の労働時間数
• 基本給や手当などの種類とその額
• 控除項目とその金額

従業員の雇用があれば作成が必須であり、正社員やアルバイトなど雇用形態に関係なく全員分を作成します。また、日雇い労働者も対象となっており、労働者名簿とは対象範囲が異なる点に注意しましょう。

賃金台帳は給与明細と混同されることがありますが、役割が異なります。給与明細は従業員に税金や控除額を通知する書類で、賃金台帳は賃金額やその計算根拠となる労働時間を記録する帳簿です。フォーマットや必要となる記載事項にも違いがあるため、しっかり区別しましょう。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

1-3. 出勤簿

出勤簿とは、従業員の労働時間を記録するための帳簿です。出勤簿に関しては、労働基準法における明確な規定はありません。

ただし、第109条には労務管理に関する重要な書類の保存義務が定められています。厚生労働省のガイドラインには、「重要書類の中に出勤簿が含まれる」と記載があります。そのため、出勤簿は作成が必要な書類として、法定三帳簿の一つに数えられています。

出勤簿に記載すべき項目は次の通りです。

• 出勤簿やタイムレコーダーなどの記録
• 使用者が自分で始業・終業時刻を記録した書類
• 残業命令書およびその報告書
• 労働者が記録した労働時間報告書など

出勤簿は雇用している従業員全員分を作成しなければなりません。労働者名簿とは異なり、日雇い労働者も対象です。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

参考：労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

2. 法定三帳簿の保存期間は5年

法定三帳簿の保存期間は法律で5年間（当分の間は3年間）と定められています。

2020年の法改正により、保存期間が3年から5年に変更されていますが、経過措置により2025年1月までは3年でも問題ありません。ただし、現在は経過措置が終了したため、5年間保存する運用を始める必要があります。

また、保存期間の起算日が帳簿ごとに定められているため、確認しておきましょう。

保存方法としては紙での管理はもちろん、ExcelなどWebで管理しても問題ありません。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

3. 法定三帳簿を作成・保管しない場合の罰則

法定三帳簿を備え置かない場合のリスクは以下4つです。

• 労働基準違反となり罰則が適用される可能性がある
• 労働基準監督署による指導・是正勧告の対象となる
• 助成金申請ができない
• 会社の状況把握ができない

それぞれ詳しく解説します。

3-1. 労働基準監督署による指導・是正勧告の対象となる

法定三帳簿を作成・保管を怠った場合は、労働基準監督署による指導や是正勧告の対象となります。

行政指導がおこなわれたとしても、法的拘束力はありません。しかし、一度指導や是正勧告を受けると、改善が確認されるまで対応が続きます。また、指導を無視して対応しなかった場合は、刑事処分に発展する可能性もあるため注意が必要です。

是正勧告を受けた場合、その年度の帳簿だけを作成すれば良いというわけではありません。法定三帳簿というのは、過去分も遡って作成が必要なため、相当な手間や負担がかかるでしょう。こうした事態を避けるためにも、日頃から適切に整備しておくことが重要です。

3-2. 助成金申請ができない

助成金申請をおこなう際に法定三帳簿が整っていない場合、申請ができず不支給となるリスクがあります。

助成金というのは、適正な労務管理がおこなわれていることが申請条件になっているケースが多いです。そのため、助成金の種類によっては、申請時に法定三帳簿の提出を求められる可能性があるのです。

必要なときに助成金が申請できず、さらに帳簿をゼロから作成しなければならない状況になると、担当者には大きな負担がかかってしまいます。場合によっては申請期限に間に合わない可能性もあるので、日頃から適切に整備しておくことが重要です。

3-3. 罰金が課せられる可能性がある

法定三帳簿の作成・保管を怠ったり、不備があったりすると罰則が科される場合があるため注意しましょう。労働基準法第120条には、労働者名簿や賃金台帳の作成・保管義務に違反した場合は「30万円以下の罰金」と明記されています。

労働者名簿と賃金台帳の作成・保管義務違反は、単なる不備では済まず「犯罪」にあたり、刑事罰の対象となるため担当者の方は適当な処理をしないようにしてください。

ちなみに、出勤簿には作成・保管義務はありませんが、労務管理において重要な書類に分類されているので、罰則がないとしてもしっかり作成・保管しておくことが望ましいでしょう。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

4. 法定三帳簿に関する注意点

法定三帳簿に関する注意点は、以下の3つが挙げられます。

• • 役員でも対象となる場合がある
  • 事業場ごとに備え置かなければならない
  • 労働基準監督署による臨検がおこなわれることがある

ここでは、これらの注意点について解説します。

4-1. 役員でも対象となる場合がある

労働基準法においては、「役員」は原則として「労働者」には該当しません。そのため、社員台帳の作成をする必要はないとされています。

ただし、役員であっても企業と労働契約を結び、従業員として業務をおこない、賃金が支払われている場合は例外的に「労働者」となります。「労働者」は社員台帳を作成・保管を義務付けられているため、対象となる役員の社員台帳がない場合は是正勧告がおこなわれる可能性があるので注意してください。

対象となるかどうかは、名目上の役職ではなく、その職務内容など実態が判断基準となります。そのため、役員でも作成対象に含まれる場合がある点を押さえておきましょう。

4-2. 事業場ごとに備え置かなければならない

法定三帳簿は、事業場ごとに備え置かなければなりません。複数の事業場がある場合、会社全体で1つだけ作成をしても不備と指摘されるため注意してください。

事業場とは、企業が労働者を雇用し事業活動をおこなう、以下のような場所を指します。

• 支社
• 工場
• 店舗事務所
• 営業所

法定三帳簿の作成・保管は、事業場に労務管理担当者がいるかどうかは関係ありません。例えば、店長（社員）とアルバイト・パートしかいない事業場であっても作成する必要があります。その場合は、本社の労務管理担当者が作成をしましょう。最適な勤務状況や労務管理をおこなうためにも、各事業場で帳簿をきちんと整備することが重要です。

4-3. 労働基準監督署による臨検がおこなわれることがある

労働基準監督署は、労働基準法や労働安全衛生法が遵守されているかどうかを確認するため、「臨検」をおこなうことがあります。臨検というのは、聞き取り調査や作成・保管が義務付けられている書類のチェックなどをして、法令違反がないかを確認する作業です。

臨検は、基本的には事業者に対して事前通知がなされます。ただし、絶対に事前通知が来るというわけではありません。悪質な労働基準法違反が疑われる場合や、何回も是正勧告がおこなわれている場合は抜き打ちで臨検がおこなわれるケースがあります。

原則として、労働基準監督署の臨検を断ることはできないため、違反をしないのはもちろん是正勧告があった場合は速やかに法定三帳簿の作成をおこないましょう。

5. 法定三帳簿を作成して労務管理の土台を整備しよう

法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）は労働基準法に基づき、事業場ごとに作成し備え置くことが義務づけられている帳簿です。「任意」ではなく「義務」となっているため、未作成の場合は罰則や指導の対象となる可能性があるので注意が必要です。

法定三帳簿の作成は大変かもしれませんが、正確な記録を残すことで、労働者の勤務状況や賃金の支払い状況の把握が可能になります。勤務状況や賃金支払い状況を正しく把握すれば、労務管理の見直しや改善点の発見に役立てることができるので、法定三帳簿をしっかり整備して労務管理の土台を築きましょう。

「月末の勤怠締め、もっとラクにならないかな…」 とお考えの方へ

人事労務担当者の実務の中で、勤怠管理は残業や深夜労働・有休消化など給与計算に直結するため、正確な管理が求められる一方で、計算が複雑でミスや抜け漏れが発生しやすい業務です。
さらに、働き方が多様化したことで管理すべき情報も多く、管理方法と集計にお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。そんな担当者の方には、集計を自動化できる勤怠システムの導入がおすすめです。

◆解決できること

• 打刻漏れや勤務状況をリアルタイムで確認可能、複雑な労働時間の集計を自動化
• 有給休暇の残日数を従業員自身でいつでも確認可能、台帳の管理が不要に
• PCやスマホ・タブレットなど選べる打刻方法で、直行直帰やリモートワークにも対応

システムを利用したペーパーレス化に興味のある方は、ぜひこちらから資料をダウンロードの上、工数削減にお役立てください。

無料でダウンロードする 無料でダウンロードする