源泉徴収票に保管期間はある?管理方法について詳しく紹介 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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源泉徴収票に保管期間はある?管理方法について詳しく紹介

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企業は発行した源泉徴収票をどれだけの期間、保管しておく必要があるのでしょうか。
本記事では、源泉徴収票に保管期間があるのか、年末調整に関する書類の保管期間や管理方法について詳しく解説していきます。

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1.  源泉徴収票の保管期間は定められていない

ビックリマーク

源泉徴収票の保管期間は法令によって定められていません。その代わり、年末調整の計算根拠として、以下のような書類の保管が求められています。[注1]
(1) 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
(2) 従たる給与についての扶養控除等(異動)申告書
(3) 給与所得者の配偶者控除等申告書(平成29年分以前は「給与所得者の配偶者特別控除申告書」)
(4) 給与所得者の基礎控除申告書(令和2年分以降)
(5) 給与所得者の保険料控除申告書
(6) 所得金額調整控除申告書(令和2年分以降)
(7) 退職所得の受給に関する申告書
(8) 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
(9) 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書
[注1] 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間|国税庁

2. 年末調整に関わる書類保管期間は7年

数字の7

企業などの源泉徴収義務者は、年末調整を行ったことを書類を保管する義務があります。税法上は、源泉徴収票の保管期間は7年と定められています。
注意したいのは、どのタイミングを起点として7年と考えるかです。書類の提出期限に当たる翌年1月31日の翌日を起点とします。年末調整に関わる書類はこの日から7年間にわたって保管し、その後破棄などの対処を行います。
退職した従業員の書類に関しても、在籍する従業員のものと同様、7年間にわたって社内に保管しておきましょう。
年末調整に関わる書類は税務署の求めに応じてすぐに書類を提出できるようにしましょう。
企業は、扶養控除等申告書等をはじめとした重要書類を法律に従って適切に管理することが重要です。

3. 年末調整に関わる書類の保管方法

キャビネットに保管されている書類

企業は毎年、従業員(給与所得者)から必要な書類を受け取った上で、年末調整を行う必要があります。
源泉徴収義務者(企業)が保存すべき年末調整に関わる書類は、提出期限の属する年、すなわち年末調整を実施した年の翌年1月1日の翌日から7年間にわたっての保存が義務づけられています。[注1]
その間、税務署から要請があった場合は速やかに書類を提出しなければならないため、きちんと保管・管理しておくことが大切です。
年末調整に関わる書類の保管方法は大きく分けて2つあります。
[注1]「給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間」|国税庁

3-1. 紙で保管する方法

年末調整に関わる書類を紙として保管する場合は、まず申告書ごとに分類し、さらに年度ごとに仕分けします。
仕分けした書類はフォルダーやファイルなどにまとめて収納し、キャビネットなどに立てて保管しましょう。
横にして積み上げるように収納すると、下層にあるフォルダーやファイルを取り出しにくくなるので要注意です。
従業員の数が少ない企業なら、2015年~2020年まで、など一定の年数ごとにまとめてファイリングしてもかまいませんが、従業員が多い場合は「2019年」「2020年」など、年度ごとに保管するのがおすすめです。
フォルダーやファイルの背表紙には、何年のどんな書類が保管されているのかを記載したシールやラベルを貼り、いちいち取り出さなくても中身がわかるようにしておくと便利です。

3-2. データで保管する方法

年末調整に関わる書類は複数ある上、7年間と長期にわたって保管しなければならないため、すべてを紙で保管するとなると手間と時間、そして十分な保管スペースを要します。
そのため、近年は年末調整に関わる書類を電子データとして保存する企業が増えてきています。
書類を電子データ化して保存した場合、ファイリングの手間がなくなり、目当ての書類もキーワード検索すればすぐに閲覧できるようになります。
物理的な保存スペースも不要になるため、保管場所に困ることもありません。
書類の電子化には、紙の書類をスキャニングして保存する方法と、最初からパソコンで作成してそのまま保存する方法の2種類がありますが、後者の方が書類の作成・手間を省けるのでより効率的です。

4. 年末調整に関わる書類を保管するときの注意点

注意

年末調整に関わる書類を保管する際、特に気をつけたいのが個人情報の取り扱いです。
たとえば給与所得者の扶養控除等(異動)申告書には、従業員本人だけでなく、控除対象扶養親族の氏名、青年月日、個人番号(マイナンバー)、住所といった重要な個人情報が記載されています。

特にマイナンバーについては、マイナンバー法第12条により、マイナンバーの漏えい、滅失または毀損の防止等のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じることが義務づけられています。[注2]
具体的には、マイナンバーを含む個人情報(特定個人情報)を取り扱う組織体制の整備、担当者の教育・監督、担当者以外の者が特定個人情報を閲覧できないようにするための物理的な措置などを実施する必要があります。
これらの措置を怠った場合、マイナンバー法に違反しているとみなされる可能性がありますので、あらかじめ適切な措置を講じることが大切です。
[注2]「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」|e-Gov法令検索

5. 必要な書類を必要に応じてすぐに準備できるようきちんと保管

重要な個所

企業は年末調整に関わる書類を7年間にわたって適切に保存する義務があります。
書類はただ取っておけば良いというわけではなく、税務署から要請された場合には速やかに当該資料を提出しなければなりません。
必要な書類を必要に応じてすぐに準備できるよう、きちんと区分してファイリングまたは電子データ化することを心がけましょう。

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【監修者】タツモトミカ

【監修者】タツモトミカ

大学(経済学部)卒業後、国内大手アパレル会社に入社。 その後、簿記2級を取得し地元の会計事務所へ入所。 現在は、関西の大手税理士法人に勤務。

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