帳簿を作成する理由や各種の特徴・違いをやさしく解説 | jinjerBlog

帳簿を作成する理由や各種の特徴・違いをやさしく解説

帳簿

帳簿は、株式会社であれば会社法で作成と保管が義務づけられています。会社の経営において必要不可欠ともいえる帳簿は、日々の取引を把握したり会社の経営状態がすぐにわかるようにすることが目的です。
本記事では帳簿の特徴や必要性・メリット、種類や補助簿の種類、さらに帳簿の手間を削減する方法を紹介します。

会計の基本は勘定科目と仕訳!
86個の勘定科目と仕訳例をまとめて解説!

「経理担当になってまだ日が浅く、会計知識をしっかりつけたい!」
「会計の基礎知識である勘定科目や仕訳がそもそもわからない」
「毎回ネットや本で調べていると時間がかかって困る」

などなど会計の理解を深める際に前提の基礎知識となる勘定科目や仕訳がよくわからない方もいらっしゃるでしょう。

そこで当サイトでは、勘定科目や仕訳に関する基本知識と各科目ごとの仕訳例を網羅的にまとめた資料を無料で配布しております。 会計の理解を深めたい方には必須の知識となりますので、ぜひご覧ください。
そこで当サイトでは、勘定科目や仕訳に関する基本知識と各科目ごとの仕訳例を網羅的にまとめた資料を無料で配布しております。

勘定科目と仕訳

資料ダウンロード

1. 帳簿とは?

はてな

帳簿とは、事業において日々のお金の流れ・取引内容などを細かく記録し、事業全体の状況や会社の資産を明確にするための書類です。
会社法では、株式会社の帳簿作成・保存は義務とされています。また帳簿は決算期末から10年間は保存しなくてはなりません。

2. 帳簿をつける必要性・メリット

メリット

帳簿は当たり前のように作成するもの、会社にとって義務だから、という理由で作成している会社は多いでしょう。しかし、帳簿は会社の経営状態が把握できたり、これからどのような経営をしていくべきかを考えるための情報を与えてくれたりします。
日々における複雑なお金の動きも帳簿で確認できるでしょう。

例えば、取引先である金融機関に自社の経営状態を説明しなくてはならない場合、帳簿がないと説明は困難です。
帳簿があれば、見せるだけで会社の経営状態を簡単に説明することができます。

さらに、月ごとの売り上げの推移や前年度の同時期との比較なども帳簿のおかげで簡単に行えます。
その結果、どのような商品が売れているのかがわかれば、営業利益率や売上高経常利益率などもわかるため、経営に反映ができるでしょう。

また、手元資金がどれぐらいあるのかといった会社経営に重要な財政状態の把握も可能です。四半期ごとの売り上げ把握や新事業を始める場合の判断材料になる場合もあります。決算書だけではわからなかった財政上の問題点も、帳簿で正確に把握できるのです。

3. 帳簿の種類

重要

帳簿は、大きく分けると下記2つの種類があります。
1.主要簿
2.補助簿
ここからはそれぞれの特徴をご説明します。

3-1. 主要簿

主要簿とは、社内の取引すべてを記録していて、決算書を作成するために用いる重要な帳簿です。複式簿記の場合は必ず作成しなければならないと定められています。
主要簿には3つの帳簿があります。
1. 日記帳
日付順で日々の取引内容を記録する帳簿
2. 仕訳帳
日々の仕訳を日付順で記録、借方・貸方に振り分けて金額を記入する帳簿
3. 総勘定元帳
仕訳帳に記載した内容を売上や仕入などの勘定科目ごとに記入する帳簿

3-2. 補助簿

補助簿は、現金出納帳・仕入帳・売上帳などたくさんの種類があります。決算書の作成は主要簿だけで行えますが、補助簿があるとより詳しく日々の取引内容が把握できます。

例えば、全体の売上ではなく得意先別の売上が知りたいという場合、補助簿に得意先元帳を作っていればすぐにわかるでしょう。もし補助簿を用意していない場合、総勘定元帳を基に該当する取引を判断する必要があります。

以下が主な補助簿の種類です。事業内容・業種によって必要な補助簿は異なります。

補助簿の種類

3-3. 補助簿の特徴

上記で補助簿の種類を紹介しましたが、より具体的な補助簿の特徴をいくつか見ていきます。

1.現金出納帳
現金の入出金がいつあったか、残高がいくらなのかを把握するための補助簿です。現金管理は非常に重要なので、補助簿とはいえ企業では必須の帳簿となっています。

2.預金出納帳
預金の入出金を記録するための補助簿です。現金と同様に預金入出金は重要なので、独立した帳簿を作成しましょう。

3.仕入帳
仕入帳は、仕入れを行った際に記録します。仕入れの個数や単価、仕入れ先など主要簿には記載されない内容を記録するため、仕入れたものを管理するうえで重要です。

4.売上帳
商品などを販売した場合に記録します。販売個数や単価、どんな商品がどこに売れているかといった売上帳独自の情報もあるため、主要簿と同じぐらい重要です。

4. 帳簿作成時の注意点

注意

帳簿の作成をする際は、気を付けなければならない点がいくつかあります。
注意点をご紹介していきます。

4-1. 帳簿の作成は原則として間違えてはいけない

帳簿を作成する際は記載漏れ・仕訳間違いがないように十分気を付けてください。年度によって項目が変わってしまうとわからなくなるため、作成方法も統一しましょう。

4-2. 保存期間と保存書類を確認

帳簿の保存期間もしっかりと守る必要があります。電子取引のデータも同様に保存が必要ですが、取引データを紙に印刷している場合は、その紙を保存していれば電子取引データはなくてもかまいません。
保存する帳簿の種類は、総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳・売上帳・仕入帳などです。帳簿と一緒に取引に関する書類である棚卸表や貸借対照表、損益計算書や契約書・領収書なども含まれます。
保存は原則として紙ですが、初めからパソコンで帳簿や書類を作成している場合は、一定の条件を満たしている場合に限ってサーバ・CDなどの電子データでの保存が許されています。

所轄税務署長に申請書を出し、承認を受ける必要があるので注意してください。

5. 帳簿の手間を削減する方法

減少

帳簿は主要簿・補助簿とさまざまな帳簿があり、毎日の業務に加えてさらに帳簿付けまで行うとなると、手間がかかります。
できる限り手間を省いて楽に帳簿をつけたい場合は会計ソフトを利用しましょう。
会計ソフトを導入することで取引を入力するだけで、自動で複数の帳簿に転記されます。帳簿ごとに記録する必要はありません。導入にコストはかかるかもしれませんが、その後の手間が省けることを考えれば、十分に回収できるはずです。
結果として今まで帳簿作成をしていた担当者の時間が空き、その他の業務を任せられるようになれば業務の効率化もアップします。
さまざまな会計ソフトが販売されているため、会社にとって必要な帳簿に合わせて会計ソフトを選びましょう。

6. 帳簿は経営状態をチェックに欠かせない存在

書類を管理する女性

帳簿は会社の経営に欠かすことができません。決算をするためだけでなく、会社の経営状態をチェックするために必要不可欠です。
帳簿には主要簿と補助簿があります。
補助簿と聞くとそれほど重要ではない帳簿というイメージがありますが、実は主要簿と並ぶくらい重要な補助簿もあります。
帳簿は義務だからと記録するのではなく、帳簿を有効活用して会社の経営に役立ててください。
会社にとって必要な帳簿の種類は異なります。経営をしっかりと把握するためにどんな帳簿が必要なのかをしっかりと確認し、手間を削減して作成できる体制を整えましょう。

会計の基本は勘定科目と仕訳!
86個の勘定科目と仕訳例をまとめて解説!

「経理担当になってまだ日が浅く、会計知識をしっかりつけたい!」
「会計の基礎知識である勘定科目や仕訳がそもそもわからない」
「毎回ネットや本で調べていると時間がかかって困る」

などなど会計の理解を深める際に前提の基礎知識となる勘定科目や仕訳がよくわからない方もいらっしゃるでしょう。

そこで当サイトでは、勘定科目や仕訳に関する基本知識と各科目ごとの仕訳例を網羅的にまとめた資料を無料で配布しております。 会計の理解を深めたい方には必須の知識となりますので、ぜひご覧ください。
そこで当サイトでは、勘定科目や仕訳に関する基本知識と各科目ごとの仕訳例を網羅的にまとめた資料を無料で配布しております。

勘定科目と仕訳

資料ダウンロード