法人が取り扱う帳簿書類は適切な方法で所定の年数まで保存しなければなりません。

帳簿書類の保存を疎かにしてしまうと、ペナルティが発生する恐れがあります。

この記事では法人が取り扱う帳簿書類の保存期間や適切な保存方法について解説します。

1. 法人の帳簿書類の保存期間は7年

帳簿書類について法人は確定申告書の提出期限から7年間保存しなければいけないと法律で定められています。
ここでの帳簿とは、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などです。

書類とは帳簿を作成する際に使用したものになるので、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などが該当します。

これらを保存しなければいけない理由は、法人税が正しく納付されているかを確かめることにあります。
帳簿は数字の入力を手作業でおこなっているケースも多く、ミスをゼロにすることはできません。

意図的でなくても、誤った内容で確定申告をしてしまうケースはあります。

税務署は会社がどれくらいの税金を納めているかを把握し、内容に不審な点があった際には、税務調査をおこない正しく税金が納付されているかを確認しなくてはいけません。
その際にチェックされるのが帳簿書類です。

つまり、帳簿書類は会社が正しく法人税を納付していることを証明するために欠かせない書類ということです。
保存期間内に破棄してしまうと、帳簿を破棄したのか、それとも最初から作成していなかったのかを判断できません。

税務署側からすれば、虚偽の申告をしている可能性があると思われてしまいます。

全ての会社に税務調査が入るわけではありませんが、税務調査が入った際に税金額が正しいかを税務署が判断できるように法律で保存期間が定められています。

参考：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間

関連記事：帳簿を作成する理由や各種の特徴・違いをやさしく解説

1-1. 10年保存しておくのがおすすめ

法人の帳簿書類は原則7年の保存が義務付けられています。しかし、欠損金の繰越控除を受けるためには領収書を10年保存する必要があります。欠損金の繰越控除とは赤字の分を翌事業年度に繰り越せる仕組みです。同様に会社法では次のような書類を10年保存することを義務付けています。

• 会計帳簿や事業に関する重要な資料
• 計算書類や附属明細書

例えば決算書や総勘定元帳は10年の保存が必要です。

このように7年ではなく10年の保存が必要なケースもあるため、一括して10年保存しておくと安心でしょう。

なお、個人事業主の場合、書類によって7年もしくは5年の保存が義務付けられています。法人は個人事業主の保存期間と混同しないようにしましょう。

2. 帳簿書類の適切な保存方法

帳簿書類の保存方法についてですが、大きく2つあります。
1つは書類として保存する方法、もう1つは電子データで保存する方法です。

ここでは帳簿書類の適切な保存方法と、保存方法を定めている「電子帳簿保存法」について解説します。

2-1. 電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、仕訳帳や請求書などの国税関係帳簿・書類を電子化する方法を定めた法律です。

今までは、国税関連の書類は紙で保存することが一般的でした。しかし、デジタル化が進むにつれて電子データ保存を希望する企業が増えていったのです。

しかし、これらの電子保存を容易に認めてしまうと、データの書き換えなどの不正が横行しかねません。

電子データの「真実性」と「可視性」を担保して、改ざんなどの不正行為を防止するために、電子帳簿保存法が制定されたのです。

2-2. 電子帳簿保存法の改正と電子データ保存の義務化

1998年に制定された電子帳簿保存法は、技術の進歩や事業者の実情に合わせて改正されてきました。

直近での大きな変更点の一つに、電子データ保存の義務化が挙げられます。

今までは電子データで作成した帳簿を印刷して保存をすることが可能でした。
例えば、取引先から請求書がデータで送られてきた際に、それを印刷して保存すれば税務上問題なかったのです。

極端な話をすれば、電子データで作成されたすべての関連書類を印刷することで、すべて紙媒体で保存することも可能でした。
しかし法改正により、2024年1月1日より電子取引における領収書や請求書などは電子データとして保存することが義務付けられています。

参考：国税庁｜ 電子帳簿保存法が改正されました

3. 書類保存・電子保存のメリットやデメリット

最後に書類での保存と電子データでの保存のメリット、デメリットについて解説します。
電子データでの保存にもデメリットはあります。

しかし、法律で電子データで保存することが定められている内容に関しては、デメリットがあっても対応をしなくてはいけません。
保存方法別の特徴を理解し、保存の際に問題が起こらないように注意をしてください。

3-1. 書類で保存するメリット

書類で保存するメリットは、システムの導入に費用がかからないことです。
会社のすべてのデータを電子で保存しようとすると、多くのルールを制定しなくてはいけません。

外部からの電子データを保存するツールだけではなく、他のシステムの導入の検討も必要です。
電子データでの保存は、システムさえ導入すれば簡単に利用できますが、システムを導入するまでに時間と費用がかかってしまいます。

そのコストを削減できるのが、書類での保存のメリットです。

3-2. 書類で保存するデメリット

書類で保存をすると、保存場所が必要です。
ファイルを保管しておく棚や倉庫が必要になります。

これらに収納できる書類の数には上限があるので、物理的に保存ができない書類ができてしまうかもしれません。
そうなると空いているスペースに書類を保存することになり、結果として会社内が煩雑となってしまいます。

これが書類での保存のデメリットです。

3-3. 電子データで保存するメリット

電子データで保存をすると保管コストがかかりません。
また、データを相手に送付する必要がある場合、輸送コストも発生しません。

さらに書類での保存と比べると、紛失や滅失などのリスクを減らすことも可能です。
さらに電子データの場合は、社員に閲覧されたくないデータに関してロックをかけることができます。

情報管理をする際に、電子データは便利です。
また、ファイル名を入力するだけで検索ができるため、目当ての情報を得ることも簡単です。

3-4. 電子データで保存するデメリット

システム上にデータを保存しているため、トラブルが起こってすべてのデータが抹消された際に、重要なデータが紛失してしまう可能性があります。
そのため、常にバックアップを取得しなければいけません。

電子データでもデータが消えてしまうリスクはゼロではありません。

4. 法人の帳簿は保存期間を守って保存しよう

電子データでの保存が一部の請求書等に関して義務付けられたことで、すべての会社が電子データでの保存に対応したシステムを導入しなければならなくなりました。法改正されてから日が浅いため、対応できていない会社があるかもしれません。

データの数が増えてくると、電子データへの移行に時間がかかってしまう恐れがあります。そのため、早めに電子データで保存できる仕組みを整えておくのがおすすめです。