営業部や運営部などの部署では、出張業務が発生することがあります。交通費や宿泊費、食事代など、出張には多くの費用が発生しますが、これらの費用はどのように精算すればよいのでしょうか。

出張業務が多くない企業では、費用が発生するたびに処理方法を迷ってしまう経理担当者もいるかもしれません。

そこで今回は、出張費に含まれる費用や会計処理の方法について解説していきます。

1.出張費とは

出張費とは、単体の勘定科目ではなく『出張に伴う費用の総称』を指します。社員が遠隔地でおこなう業務のためにかかる費用のことで、移動にかかる交通費はもちろん、宿泊費やガソリン代、駐車料金なども「出張費」に含まれます。

似ている名称に「出張手当」というものがありますが、「手当（日当）」であっても出張によって支給する費用なので、「出張費」となることを覚えておきましょう。

1-1.出張費と旅費交通費の違い

出張費と似た名称には、『旅費交通費』という言葉があります。

出張費が『出張に伴う費用の総称』であるのに対して、旅費交通費は『通勤・出張に伴う費用を経費処理するための、勘定科目の名称』を指しています。

どちらも『出張で発生する費用』という意味で使用できますが、会計処理上では『旅費交通費』を使用するため注意しましょう。

2.出張費に含まれる費用

出張費に含まれる一般的な費用は以下のとおりです。

• 交通費
• 宿泊費
• 出張手当（日当）

では、費用の詳細を確認していきましょう。
※業務とは関係のない、観光目的の費用は計上できないので、注意してください。

2-1.交通費

自宅、または所属しているオフィスから出張先までの交通費です。起点が自宅になるのか、オフィスになるのかは、会社の規定や出張スケジュールにより判断する必要があります。

また、タクシーや新幹線を使う場合は、利用条件が定められていることもあるかもしれません。そのため、経費精算の際には、移動手段と金額が適正であるかを確認してください。

また、通勤定期代を支給している場合は、移動経路に定期区間の有無を確認する必要があります。

2-2.宿泊費

宿泊費は、出張先のホテル費用です。会社の出張規定で定められている金額内であれば、精算できます。会社によっては上限金額を定めていない場合もありますが、1泊10万円など高額な宿泊費は、出張費として認められないのが一般的です。

経費精算時に無用なトラブルを避けるためにも、事前に規定で定めておくことをおすすめします。

また、ルームサービスやチェックアウト時間の延長、夕・朝食などは宿泊費に含まれません。そのため、利用する場合は領収書を分けてもらうように依頼しましょう。

2-3.出張手当（日当）

出張に伴う雑費の精算を目的として、出張手当（日当）を支払う場合があります。支払いの有無や金額に関しては、会社で決めることが可能な費用です。

企業によって出張手当や日当、そのほか別の名称がついている場合がありますが、『出張における負担額を賄うもの』として支給する費用は、出張費に含めることができます。

2-4.出張費が高額になる場合

出張費は、出張先や期間によって数十万円もかかる可能性があります。海外出張の場合や出張回数が多い社員にとって、出張費は負担が大きく感じるでしょう。

このような負担を軽減するには、事前に仮払金を出張者に支給して、後日差額を精算する方法があります。また、会社の規定に則ったうえで、法人カードを用いて事前に決済しておく、というのも有効な方法です。

出張費が高額になる場合は、精算の手間もかかりますし領収書を紛失したときのリスクも大きいので、仮払いか法人カードで対応するようにしましょう。

3.宿泊費や出張手当（日当）の相場

宿泊費や出張手当（日当）は会社の規定により支給額が異なりますが、相場よりも大幅に高額な場合、経費として認められない可能性があります。すでに従業員が立て替えてから「支払えない」となると、トラブルになってしまうので、前もって支給額を決めておくのがベストです。

ここでは、それぞれの経費の相場を紹介するのでチェックしておきましょう。

3-1.宿泊費の相場

宿泊費の相場は、出張者の役職や出張先によって異なります。当然ですが、役職付きの場合は少し高めに設定されますが、それでも限度があります。

国内と海外出張の相場を下記の表にまとめているので、確認しましょう。

役職	国内　宿泊費相場	海外　宿泊費相場
一般社員	8,000～9,000円	10,000～14,000円
部長クラス	9,000～10,000円	12,000～15,000円
社長・役員クラス	12,000～16,000円	16,000～18,000円

3-2.出張手当（日当）の相場

出張手当（日当）は、食事など交通費や宿泊以外にかかる費用なので、出張者の役職や出張先はもちろん、業務内容によっても相場は異なります。また、会社によっては手当自体がない、社長や役員クラスには支給しないところもあるなど規程にはばらつきがありますが、ここでは国内と海外出張の相場を下記の表にまとめているので確認しましょう。

役職	国内の出張手当	海外の出張手当
一般社員	2,000～2,500円	4,500～5,000円
部長クラス	2,500～3,000円	5,500～6,000円

 

3-3.出張費の上限額を社員によって変えてよいのか

宿泊費や出張手当（日当）を経費にするためには、金額の妥当性と公平性が認められる必要があります。そのため、部署や従業員ごとに上限額を設定することは原則認められないでしょう。ただし、一般社員と部長などの役職で区切ることは問題ありません。

3-4.国家公務員等の出張規定

総理大臣を含めた国家公務員の宿泊費や出張手当（日当）は法律で決まっています。この費用を超えるものは、出張規定で定められた範囲内だとしても、認められない可能性が高いです。ぜひ参考にしてみてください。

国家公務員等の旅費に関する法律 別表第一　内国旅行の旅費

区分		日当（一日につき）	宿泊料（一夜につき）		食卓料（一夜につき）
			甲地方	乙地方
内閣総理大臣等	内閣総理大臣及び最高裁判所長官	三、八〇〇円	一九、一〇〇円	一七、二〇〇円	三、八〇〇円
	その他の者	三、三〇〇円	一六、五〇〇円	一四、九〇〇円	三、三〇〇円
指定職の職務にある者		三、〇〇〇円	一四、八〇〇円	一三、三〇〇円	三、〇〇〇円
七級以上の職務にある者		二、六〇〇円	一三、一〇〇円	一一、八〇〇円	二、六〇〇円
六級以下三級以上の職務にある者		二、二〇〇円	一〇、九〇〇円	九、八〇〇円	二、二〇〇円
二級以下の職務にある者		一、七〇〇円	八、七〇〇円	七、八〇〇円	一、七〇〇円

備考

宿泊料の欄中甲地方とは、東京都、大阪市、名古屋市、横浜市、京都市及び神戸市のうち財務省令で定める地域その他これらに準ずる地域で財務省令で定めるものをいい、乙地方とは、その他の地域をいう。固定宿泊施設に宿泊しない場合には、乙地方に宿泊したものとみなす。

引用：国家公務員等の旅費に関する法律｜e-gov 法令検索

4.出張費は非課税になる？

基本的に、出張費というのは「実費精算」になる項目が多いので、通常の経費と同様に非課税になります。

例えば、従業員が立て替えた旅費は、経費精算をしてから支給される「実費精算」なので課税対象ではありません。実費精算は企業にとって売上を確保するための必要なコストなので、非課税で問題ありません。また、出張手当（日当）は実費精算をしませんが、ルールにもとづいた支給額であれば非課税となります。

ただし、規程よりも高額な手当や不要な経費を計上した場合、税務調査によって課税になることがあるので注意しましょう。例えば、新幹線を使った出張の場合、自由席であれば非課税ですが、業務に関係ないグリーン車を使うと課税されるケースがあります。他にも、高額な宿泊代や施設利用費なども課税対象になる可能性がありますし、常識外の高額な出張費は調査が入るので、あらかじめ規程を決めておくことが求められるのです。

5.仕訳する際の勘定科目

冒頭に記載したとおり、出張費は『旅費交通費』という勘定科目を使って仕訳します。旅費交通費や出張手当（日当）などの勘定科目は、経費として計上できるため間違えないように気をつけましょう。

ここでは、具体的な仕訳方法を解説していきます。

5-1. 出張後の実費精算をする場合

出張後に経費精算の内容をもとに宿泊費を精算する方法です。

出張者より申請された出張費用5万円を現金で支給した場合は、下記のように仕訳します。

 

借方		貸方
勘定科目	金額	勘定科目	金額
旅費交通費	50,000円	現金	50,000円

 

5-2. 事前に仮払金を支給して、後日差額精算をする場合

事前に仮払金を支給して、出張後に差額を精算する場合はどのように精算すればよいでしょうか。

事前に仮払金5万円を支給、出張後に仮払金の余り1万円が返金された場合は、下記のように仕訳します。

①仮払金5万円を支給したとき

借方		貸方
勘定科目	金額	勘定科目	金額
仮払金	50,000円	現金	50,000円

②出張後に仮払金の余り1万円が返金されたとき

借方		貸方
勘定科目	金額	勘定科目	金額
旅費交通費	40,000円	仮払金	50,000円
現金	10,000円	ー	ー

 

6.領収書がない場合の精算方法

出張というのは荷物がたくさんありますし、移動も多いため、出張者が領収書やレシートを紛失してしまうことがあるかもしれません。また、電車・バスの利用では、領収書が発行されない場合もあります。

どうしても領収書が見つからない、もしくは領収書がない場合は出金伝票で対応しましょう。また、クレジットカードの利用明細や確認メールは、必要項目が記載されていれば領収書の代わりにできる場合があります。

ただし、どの書類を領収書の代わりと認めるのかは経理規定に則って判断しなければなりません。法律上は認められていても、規定に反する場合はそのまま処理しないように注意しましょう。

7.出張費は規定にのっとって正しく処理をしよう

この記事では、出張費に含まれる費用や会計処理の方法について解説しました。

出張費には交通費や宿泊費、出張手当（日当）が含まれますが、業務外の交通費や宿泊費は経費として計上できないので、不要な費用が含まれていないか注意してください。

また、事前に規定を定めていないと、経費として処理できないような高額な領収書を提出される可能性もあります。経費精算の申請時にトラブルにならないよう、事前に規定を整備して出張費を正しく処理できる環境を整えておきましょう。