発注した物品、お金などを無事に受け取ったときには、受け渡しの証明のために受領者側が受領証を発行するのが一般的です。受領証のやり取りは必須ではありませんが、後のトラブルを防ぐためにもぜひ発行しておきましょう。

本記事では受領証に記載すべき項目について詳しく紹介します。また、受領証と領収書の違い、作成時の注意点についても解説していきます。

1. 受領証とは商品やお金を受領したことを証明する書類のこと

受領証は商品やサービス、お金を受け取った側が、提供した側に対して発行する証明書類のことです。受領証を発行することで、納品物が確かに届いたことを相手先に証明することができます。

商品や金銭のやり取りをするにあたっては、まれに不達などの問題が起きることもあります。そのため無事に商品や金銭を受け取ったときには、納品されたことを受注者が示す必要があります。

1-1. 受領証は取り引きの正式な証拠になる

多くの場合、商品やお金を受け取ったタイミングですぐに受領証を発行します。受領証には納品が確かにあったことを証明するという大きな役割があるとともに、取り引きの円滑化や、相手との信頼関係の維持にも役立ちます。

受領証は取り引きの証拠となるため、一定期間保管しておくことが大切です。取り引きの後にトラブルが起きた場合には、受領証を証拠として使うことが可能となるためです。

取り引きの上では、受領証を必ず発行しなければならないというルールはありません。商品やお金を受け取った際に、メールやチャットツール、電話などで到着した旨を連絡するのみに留めるケースもあります。

しかし、こういった連絡のみで済ませてしまうと、後にトラブルが起きたときに取り引きを証明しにくくなることがあるので注意が必要です。受領証を取り交わせば、取り引きの正式な証拠を残すことができます。

取り引きをする際には、受領証を発行するか否かなどのルールを事前に相互で取り決めておきましょう。このとき、紙の書類を発行するのか、電子データで受領証を交わすのかといった点についても協議しておくとなお良いです。取り引きの方法をルール化しておくことで、相手との信頼関係が高まりやすくなります。

2. 受領証と領収書の違い

受領証と領収書はいずれも、何かを受け取ったことを証明するために発行する書類です。しかし、取り引きのフェーズや内容によって発行すべき書類の種類は異なります。ここからは、領収書と受領証の違いについてみていきましょう。

2-1. 領収書とは

領収書は、提供した商品やサービスに対して代金を受け取ったときに発行する書類です。金銭を受領したことを証明するのが領収書の大きな役割です。領収書は企業が経費の計上をする際に欠かせない書類です。受取金額が5万円を超えるときには収入印紙の貼付が必要となるなど一定のルールもあります。

領収書と似た効力を発揮する書類として、買い物の際に受け取るレシートが挙げられます。レシートに宛名や発行日、支払った金額、明細などが記載されていれば、税法上は領収書と同じ証明書類として扱えます。また、銀行振込で代金の支払いをしたときには、振込控えを領収書の代わりとして扱うこともあります。

2-2. 受領証とは

領収書は、受注者が代金として金銭を受け取ったことを証明する書類です。これに対して受領証は、商品やサービスを受け取ったことを証明するために発行されます。

受領証には、商品やお金の納品が完了したことを正式に証明するという役割があります。受け取った商品やお金の内容を記載して書類として発行することで、取引状況を可視化させることが可能です。

受領書は発注者から受注者に対して発行され、領収書は受注者から発注者に対して発行されるという違いがあります。受領証と領収書の内容は似通っているものの、誰が書類を発行するかという点が大きく異なります。

3. 受領証に記載すべき項目

受領証の書式に明確な決まりはありません。しかし、必要な項目に漏れがあった場合、受領証を発行した意味が薄れてしまいます。受領証には、納品書に記載されているものをベースにし、必要な情報を過不足なく盛り込む必要があります。

• 受領証の発行日
• 受領日
• 取引先の名称
• 発行元の名称と住所
• 受領した品物の名前
• 単価や数量、合計金額
• 但し書き

取り引きの内容によって記載事項は異なります。金額を記載すべきでないケースもあるので、状況に応じて柔軟に判断しましょう。また、見積りや発注の時点での金額と、実際の納品の際にかかった金額が異なるケースもあるかもしれません。複数回にわたって商品を受け取り、合計金額が把握しにくくなってしまうこともあると思います。

こういった場合に備え、取り引きの金額は仔細に記録しておきましょう。金額の計算が複雑化したときには、見積書番号や納品書番号を付記したり、見積書や納品書のコピーを添付したりと工夫しておくべきです。

4. 受領証を作成するときの注意点

受領証を発行する際には、相手に失礼がないよう十分配慮する必要があります。また、迅速に受領証を作成することも大切なポイントです。

ここからは、受領証作成時のポイントを紹介します。

4-1. 受領証の敬称に気をつける

受領証には取引相手の社名や担当者名を記載することになります。こういった項目を記載するときには敬称が正しいかをチェックしておきましょう。受領証を返送する処理の際には、相手が記載した敬称を二重線で消す対応が必要となります。

4-2. 受領証はできるだけ早く発行する

受注者側は、受領証の内容をチェックして請求書を発行します。受領証の発行が遅れてしまうと請求のタイミングも遅くなってしまい、取り引きに支障が生じるおそれがあります。スムーズな取り引きのためにも、商品を受け取ったときにはできるだけ早く受領証を発行しましょう。

4-3. 受領証の電子化を検討する

受領証の保管に関する法律上のルールはとくにありません。しかし、多くの企業では取り引きの内容を証明するために、一定期間にわたって受領証を保管しています。

日々多くの取り引きをする企業では、受領証の量も膨大になってしまいます。書類の量が増えると、必要な書類をすぐに探し出すことも難しくなります。

そのため近年では、受領証などの書類を電子化する企業も増えてきました。受け取った紙の受領証をPDFデータにして保管するという方法ももちろんありますが、お互いに取り引きを電子化すればより効率が高まります。

受領証の発行側がPDFファイルで書類を送付すれば、相手に負担がかかりにくくなり、取り引きの内容を一元管理できるという大きなメリットもあります。業務効率化のためにも、書類のやり取りの電子化をぜひ検討してみましょう。

5. 正しく受領書を発行してスムーズな取り引きをしよう

受領証は発注者が商品やサービス、お金を受け取ったときに、受注者に向けて発行する書類です。受領証を発行すればお互いのやり取りが完了したことや確かに取り引きがあったことを証明できます。

受領証には発行義務がありませんが、発行すれば取り引きが円滑に進みやすくなり、相手との信頼関係も高まります。スムーズな取り引きのためにも、受領証に関するルールを十分に確認し、正しく対応しましょう。