会社で仕事をするうえで、とくに営業社員の方などは経費を使う機会が頻繁にありますが、利用した経費は必ず経費処理されなければなりません。

経費処理をする際は、決められた流れに沿っておこなう必要がありますし、適切な手続きを踏まなければ経費として認められない可能性もあります。

本記事では、経費処理とは何かということや実際に経費処理をおこなう際の具体的なステップ、経費処理をする際の注意点などについて解説します。

1. 経費処理とは経費精算に必要な書類を作成・保管すること

企業が経費を利用する際には、請求書・領収書・納品書などのさまざまな書類が必要になりますが、そういった書類を作成・保管するのが経費処理です。

企業の規模にもよりますが、経費処理はほぼ毎日のように発生するので、会計ソフトなどを利用して効率的におこなうことが重要です。

経費処理をおこなうのは経理担当者であることが多いですが、実際に経費を利用した営業社員などから書類が提出されなければ、経理担当者は実務をおこなうことができません。

月末などにまとめて提出すると経理担当者の負担が増えるので、経費を利用したら速やかに処理すべきと言えます。

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2. 経費になるもの・経費にならないものの見分けが重要

経費処理をする以前の話ではありますが、お金を使う際に「これが経費になるのかならないのか」を正しく判断することは非常に重要です。

以下では、経費になるものと経費にならないものについて、それぞれ説明します。

2-1. 経費になるもの

経費になるかどうかは、「売上につながる費用かどうか」で判断できます。

備品を購入するための費用、出張のための交通費、業界の最新事情を知るためのセミナーへの参加費など、これらはすべて売上につながると判断できるので、経費として処理できます。

クライアントとの打ち合わせの後、夕食を一緒に食べた際の費用なども経費として判断されることが多いですが、利用した店の形態や金額などによっては経費として判断されないこともあります。

接待費は税務署のチェックも厳しい傾向にあるので、接待費を経費処理する場合は特に注意しておいたほうがよいでしょう。

2-2. 経費にならないもの

経費になるのが「売上につながる費用」なのであれば、経費にならないのは当然「売上につながらない費用」であると言えます。

私生活で利用するものを購入するための費用、友人との飲み会代などは当然経費としては認められません。

また、事業をおこなっていると法人税や事業税などを支払わなければなりませんが、これらの税金も経費処理することはできません。

3. 経費処理を実践する際の4つのステップ

仕事をする中で経費を利用する機会は多いですが、営業社員の場合は出張に行く際などに交通費や宿泊費を経費として利用します。

出張に関わる経費処理をおこなうステップは会社によって多少異なるものの、概ね以下のようになっています。

1.出張申請書を作成する

2.出張から帰社したら出張精算書を作成する

3.出張精算書を上司に提出して承認を得る

4.出張精算書を経理担当に提出する

それぞれのステップについて、説明いたします。

3-1. 出張申請書を作成する

出張前には出張申請書を作成して、上司から許可をもらわなければなりません。

出張申請書は出張の根拠となる書類であり、出張先や出張期間・移動手段・宿泊場所などを記載する必要があります。

その後、出張申請書をもとにして口座振り込みなどで仮払金が支払われます。

3-2. 出張から帰社したら出張精算書を作成する

出張が終わったら、出張精算書を作成します。

支払い金額や支払い内容・接待交際費を含む場合は相手方の氏名などを記載する必要があり、必要に応じて領収書も添付しなければなりません。

3-3. 出張精算書を上司に提出して承認を得る

出張精算書を上司に提出して承認を得ることで、正式な書類として認められます。

忙しい上司の手を煩わせることの内容に、形式上の不備がないことを確認したうえで提出することを心がけましょう。

3-4. 出張精算書を経理担当に提出する

上司の承認を得たら、出張精算書を経理担当に提出しましょう。

とくに問題がなければ、出張の経費処理の流れはこれで終わりです。

なお、出張申請書では1万円かかるとして申請していた費用が実際は2万円かかったなど、仮払金以上の出費があった場合は、後日不足分が支払われます。

4. 経費処理をする際の3つの注意点

経理担当者は膨大な数の経費処理を行わなければならないため仕事のスピードが求められますが、同時に正確さも求められます。

経費処理をする際には、以下に挙げるようなことには十分注意しておかなければなりません。

・金額や日付を間違えないようにする

・勘定科目を間違えないようにする

・経費の金額が妥当かどうかチェックする

それぞれについて、説明いたします。

4-1. 金額や日付を間違えないようにする

経費処理でもっとも重要なことは、もちろん金額です。

金額を間違えて経費を処理してしまうと修正しなければならなくなるので、無駄手間以外の何物でもありません。

また、経費を利用した日付に関しても正確に記録する必要があります。

税務署のチェックの際に日付に齟齬が生じていると、その点を追及されてしまうこともあります。

領収書の日付をダブルチェックするなどして、正確な日付を記録することを心がけましょう。

4-2. 勘定科目を間違えないようにする

経費として扱う以上は、「何のためのお金か」を示す勘定科目は非常に重要です。

旅費交通費や接待交際費などは、ほかの経費と混同しにくいので大丈夫だと思いますが、仮払金と前払金、売掛金と未収入金などは非常に混同しやすいです。

似た勘定科目のいずれを用いても大丈夫な場合もありますが、会社によって勘定科目の取り扱いのルールが異なるので、その点には十分注意しておきましょう。

とくに会計ソフトを利用して経費処理をおこなっていると、ソフトが勘定科目を推測してくれる場合もありますが、その推測が間違っていることもあります。

勘定科目の推測は便利な機能ではありますが、最終的には経理担当者がきちんと確認することが基本です。

4-3. 経費の金額が妥当かどうかチェックする

領収書の数字を改ざん・水増しして提出し、実際に支払った金額との差額を自分のものにしようとする不届き者の社員がいないとは限りません。

経費の内容とその金額が妥当であるかについては、しっかりと確認したうえで経費処理するようにしましょう。

悪意があるわけではなく、ちょっとしたミスで金額を間違えてしまっているようなケースもありますが、そのようなケースでも結局のところ経費処理は二度手間になってしまいます。

経費申告は正確に・正直にということを、すべての社員に徹底させることも重要です。

5. まとめ

経費処理は、会社の経費を正しく利用するうえで欠かせない手続きです。

備品を購入する際、出張に行く際、接待を行う際などそれぞれのケースでの手続きにしたがって、適切に経費処理をおこないましょう。

日付や金額を間違えてしまうと修正しなければならず二度手間なので、正確におこなうことが重要です。