電子帳簿保存法における請求書のPDF化は、「発行する側」と「請求を受ける側」の違いを意識すると理解しやすくなります。

具体的には、PDFの請求書を発行する分には、何の制約もなくできますが、請求を受けたPDFファイルをデータで保管するには、所轄税務署の承認が必要になります。

両者の違いやメリット、デメリットを分かりやすくまとめていますので、最後まで是非、読んでみてください。

※電子帳簿保存法に沿って請求書を電子化するために押さえておく必要のある注意点や要件についても別途解説しておりますので、興味のある方はご覧ください。

1. 電子帳簿保存法における請求書の電子化

請求書のPDF化は、紙の書類を減らすのに大きな貢献をしてくれます。「紙の書類でなくても大丈夫なの？」と思う方もいますが、基本的には、問題なく有効な書類として扱えます。

1-1. 請求書の2つの電子化パターン

請求書の電子化には以下の場合が考えられます。

① 請求書の発行

請求書の発行における電子化は、請求書をシステム上で発行し、電子文書あるいは電子化文書で請求先に送付することです。

一般的に電子文書はPCで作成した文書のことを言います。また、電子化文書は紙の文書をスキャナで取り込み、ファイルに変換したもののことを言います。

② 請求書の保存

請求書の保存における電子化は、送付・受領した請求書のデータを電子保存することです。

2. 請求書の電子保存における可否

ここでは請求書の電子化における基礎知識をケースごとにご紹介いたします。

2-1. 請求書をPDFファイルで相手に送付する場合

① PDFファイルでの送付は可能

エクセルやワードでPDFファイルの請求書を作成して、取引先に交付するのは問題ありません。

作成したPDFファイルでの保管も認められているので、ペーパーレスにできます。

② PDFの請求書に印鑑はなくても良い

紙の請求書とは異なり、PDFの請求書に印鑑を押印するのは、難易度が高い作業と言えます。

事前に印影の画像ファイルを作成しておけばいいですが、綺麗に仕上げるのは容易ではありません。

しかし、日本の法律では、請求書に印鑑を押印しないといけない、というルールはありません。

印鑑が押印されていれば、偽造しにくくなるメリットがありますが、絶対になければいけないものではないということです。

取引先によっては、印鑑がないといけないという思い込みを持っている場合もありますが、丁寧に説明しておけば、問題ないことがほとんどです。

2-2. 請求書をPDFファイルで受け取る場合

① 受領した側は原則紙での保存が必要

PDFファイルの請求書に問題があるとしたら、ファイルを受け取った側です。原則として、紙に出力した状態での保管が求められているからです。

PDFファイルのまま保管したい場合は、電子商取引法に基づいて所轄税務署に承認の申請をおこなわないといけないのです。

請求書を作成した側のメリットが大きくなりますが、ペーパーレスに一歩近づける仕組みになっていると言えます。

※2020年の電子帳簿保存の改正により、施行後に作成・受領した書類は税務署長への事前申請・承認がなくとも電子保存できるようになりました。

② 請求書の電子保存にはタイムスタンプか事務処理規定が必要

取引先から受け取ったPDFファイルの請求書をデータで保管する場合に、電子帳簿保存法の申請が必要と説明しましたが、データの改ざんを防ぐためのタイムスタンプあるいは事務処理規定が必要になります。

タイムスタンプは、電子データに固有のIDと日付データを付与して、特定の日付以降、データが一切変更されていないことを証明するものです。

タイムスタンプの付与は非常に厳格で、自社で勝手に付けられるものではありません。

専門の業者にタイムスタンプの付与を依頼することになりますので、一定の費用がかかります。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは何かをわかりやすく解説した記事もありますので、別途ご覧頂けると理解が深まると思います。

3. 請求書の電子化に対応するための法律

請求書の電子保存に必要な法律を理解して、不安のない電子保存を進めましょう。

ここでは、請求書の電子化に必要な法律を解説します。

3-1. 電子帳簿保存法

請求書の電子化のためには、まずは電子帳簿保存法への対応が必要になります。電子帳簿保存法は、帳簿類の電子化を推進するための制度です。

電子化したい書類に併せて以下の申請書を電子化する3カ月前までには税務署に提出しましょう。

※2021年の電子帳簿保存法改正により、税務署長への事前承認制度が廃止されました。
よって2022年の施行より申請が不要となります。

① 「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書」

これは会社のパソコンで作成した仕訳帳や総勘定元帳などを電子データで保存することを認めてもらうための申請書です。

帳簿であればすべて電子データで保存することが可能ですが、範囲を決めて承認を申請することも可能です。

② 「国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請」

1つ目の申請書が、帳簿の電子保存に関係する申請だったのに対し、こちらは国税関係の書類を電子保存するための申請です。

決算に関する書類、注文書、契約書、請求書、領収書などを電子データで保存することを認めてもらう申請となります。

ただし、この申請で認められるのは、自社が発行した書類であり、取引先が発行した書類は対象とならないことに注意しましょう。

③ 「国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請」

これは取引先が発行した請求書や納品書、領収書などの国税関係の書類をスキャンしたデータで保存する許可を求める申請です。

スキャナだけでなく、デジカメやスマートフォンで撮影したデータでの保存も可能となります。

ただしこの方法が認められるためには、解像度や色調に条件があるので注意しましょう。

3-2. e-文書法

e-文書法は、PDFファイルだけでなく取引先から送られてきた請求書をスキャンして画像データで保存することを可能にする法律です。

現在ではスマートフォンで撮影した画像も要件を満たせば認められています。

4. 請求書を電子保存するための要件

請求書の電子化に対応するためには、以下の要件をクリアすることが必要です。

4-1. 電子データの保存要件（真実性・可視性の確保）

電子帳簿保存法上の電子データの保存要件として、「真実性の確保」が求められています。要件は以下の3点です。

 ① 訂正・削除履歴の確保（帳簿）

帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。
（1）帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正または削除をおこなった場合には、これらの事実及び内容を確認することができること
（2）帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

② 相互関連性の確保（帳簿）

帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと。

③ 関係書類等の備付け

帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等（システム概要書・仕様書・操作説明書・処理マニュアル等）の備付けをおこなうこと

また、電子帳簿保存法上の電子データの保存要件として、「可視性の確保」が求められています。要件は以下の2点です。

④ 見読可能性の確保

帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと。

⑤ 検索機能の確保

帳簿に係る電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと。

（1）取引年月日、勘定科目、取引金額その他その帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
（2）日付または金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
（3）2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

4-2. スキャナデータの保存要件（真実性・可視性の確保）

紙の文書をスキャナでデータ化した際の保存要件として、「真実性の確保」が求められています。要件は以下の7点です。

 ① 入力期間の制限

受領後概ね7営業日を目安に入力をおこなうこと。業務の処理に係る通常期間を経過した後に速やかに入力する場合は、最長2カ月＋7営業日以内に入力をおこなうこと

② 一定水準以上の解像度及びカラー画像での読み取り

解像度が200dpi以上で、24ビットカラー以上でのカラー画像での読み取りであること

③ タイムスタンプの付与

受領者が署名の上、概ね3営業日以内にタイムスタンプを付して読み取ること

④ 読み取り情報の保存

読み取った際の解像度やファイルサイズの情報を保存すること

⑤ バージョン管理

訂正または削除をおこなった場合には、その事実と内容を確認できるシステムを使用すること

⑥ 入力者情報等の確認

スキャン処理をおこなう担当者とその監修者に関する情報を確認できるようにしておくこと

⑦ 適正事務処理要件

受領から入力までの事務処理において規定を定め、処理ごとに別の担当者を置き、概ね5年のうちに全ての事業所において定期的に検査をおこなって、不備がある場合には原因究明及び改善をおこなう体制を整えること

また、紙の文書をスキャナでデータ化した際の保存要件として、「可視性の確保」が求められています。要件は以下の4点です。

⑧ 帳簿との相互関連性の確保

スキャナデータと帳簿の記録事項の間の関連性を確認できるようにしておくこと

⑨ 見読可能装置の備付け

法令の要件を満たすディスプレイ・プリンタを備え付け、鮮明に、速やかに出力できるようにしておくこと

⑩ システム関連書類の備付け

システム関係書類（システム概要書・仕様書・操作説明書・事務処理マニュアル等）の備付けをおこなうこと

⑪ 検索機能の確保

取引日、取引金額などの項目から保存データを検索できる機能が備わっていること

電子帳簿保存法上の電子データの保存要件（国税庁）
電子帳簿等とスキャナ保存（財務省）

5. 電子帳簿保存法における請求書のPDF化は導入のメリットが大きい

大塚商会の調査によると、ビジネスパーソンは、年間150時間も「探す」という行為をしているそうです。

実際、過去の請求について取引先から問い合わせを受けたら、紙の請求書を簡単には見つけられない、という経理担当者もいるはずです。

PDFファイルで管理できるようになれば、すぐに請求書が見つかるので、経理担当者の負担も大幅に減らせるようになります。