接待交際費の仕訳の正しい書き方3つのポイントと注意点を解説
更新日: 2024.3.8
公開日: 2020.11.9
jinjer Blog 編集部
クライアントと会食を行った場合や、取引先へお中元を贈った場合、その費用は接待交際費として処理するのが一般的です。ただ、仕訳の書き方について悩むケースも多いでしょう。
そこでこの記事では、接待交際費として仕訳をする際の正しい書き方や注意点について解説します。
仕訳方法を知っておくことで、正確な決算書を作成できるだけでなく、節税にもつながりますので、ぜひチェックしてみてください。
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「利用された経費が接待交際費か会議費のどちらに計上されるかわからない」
「申請きているケースが複雑で、明確にどの勘定科目かわからない」
「この費用って接待交際費になるの？」
などなど接待交際費の仕訳に関してお悩みの方もいらっしゃるのはないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは「正しく仕訳しよう！中小企業のための接待交際費チェックBOOK」という資料をご用意しました。 こちらの資料では従業員が利用した経費の金額や利用した状況をふまえて、どの勘定科目になるかをチェックしたり、そもそもの接待交際費の概要もしっかり解説しておりますので、ぜひご活用ください。資料は以下から無料でダウンロードいただけます。
1. 接待交際費の仕訳をする際の正しい書き方3つのポイント
ここでは、接待交際費の仕訳の正しい書き方について解説します。正しく仕訳を行わなければ、収入や支出を正確に把握できないだけでなく、支払うべき税金を正しく算出できません。
具体例を挙げながら解説しますので、間違った仕訳をしないよう、しっかりと確認しておきましょう。
1-1．借方科目と貸方科目に分けて記載する
複式簿記においては、左側に借方科目、右側に貸方科目を記載します。
ある支出を接待交際費として仕訳する場合は、借方科目に接待交際費と記入するのが基本です。たとえば、料亭でクライアントと会食を行い、その飲食代2万円を現金で支払った場合、帳簿には以下のように記載します。
|
借方科目 |
金額 | 貸方科目 | 金額 |
| 接待交際費 | 2万 | 現金 |
2万 |
同様に、取引先へお中元を贈り、その代金5,000円を現金で支払うケースを考えてみましょう。先ほどと同様、帳簿には次のように記載します。
|
借方科目 |
金額 | 貸方科目 | 金額 |
| 接待交際費 | 5,000 | 現金 |
5,000 |
1-2．接待交際費と福利厚生費などは分けて記載する
1回の支払いであっても、接待交際費とその他の費用は分けて記載することが重要です。
たとえば、クライアント企業の社員3名、自社の社員5名で旅行におこなった場合を考えてみましょう。
クライアント企業の社員分15万円、自社の社員分25万円分を普通預金から支払った場合は、以下のように記載します。
|
借方科目 |
金額 | 貸方科目 | 金額 |
| 接待交際費 | 15万 | 普通預金 | 40万 |
| 福利厚生費 |
25万 |
クライアント企業のために支払った15万円は接待交際費、自社の社員のために支払った25万円は福利厚生費に当たるため、2行に分けて記載します。
ただし、借方科目と貸方科目それぞれの合計金額は同じ数値になっているか、確認しておくことが重要です。
1-3．振替処理をする場合はそれぞれの勘定科目を記載する
一度仕訳をした後で間違いに気付いた場合は、振替処理をしなければなりません。
たとえば、ある会食の費用5万円を接待交際費として計上していたものの、参加人数が12人であったことが判明したケースを考えてみましょう。
この場合、1人当たりの費用が5,000円以下であるため、接待交際費ではなく会議費として計上するほうが適切です。
帳簿には以下のように記載して、振替処理をおこないましょう。
|
借方科目 |
金額 | 貸方科目 | 金額 |
| 会議費 | 5万 | 接待交際費 |
5万 |
接待交際費は振替をされる側であるため、貸方科目のほうへ記載します。摘要欄には科目振替などと記入しておくと、わかりやすいでしょう。
2. 接待交際費の仕訳を書く際の2つの注意点
接待交際費として仕訳を行う際には、領収書を保管しておくことや、できるだけ接待交際費以外の勘定科目にすることが大切です。それぞれのポイントについて確認しておきましょう。
2-1．必要事項を記載した領収書を保管しておく
支出を経費として計上するためには、領収書を保管しておくのが基本です。
もちろん、接待交際費についても例外ではありません。
仕訳をするだけでは、その費用が事業に関するものであったのか、どのような目的で使われたのかを証明できないため、領収書はしっかりと保管しておきましょう。
日付や金額、店名だけではなく、参加者の名前や人数などを記載しておくことも大切です。
2-2．できる限り接待交際費以外の勘定科目に仕訳する
接待交際費として経費計上できる額には、企業の規模に応じて一定の上限が定められているため、できるだけ接待交際費以外の勘定科目としたほうが節税につながります。
たとえば、1人当たりの費用が5,000円以下である飲食代は会議費とする、旅行の費用を福利厚生費や研修費とできないか検討するなど、うまく工夫しながら仕訳をおこなうことが重要です。
利用された経費がもっと複雑なケースで、「この経費が会議費なのか接待交際費なのかわからない」「福利厚生費や研修費として計上できるか難しく、判断できない」というケースもあるでしょう。
そのような方にむけて利用状況や金額に応じて勘定科目を判断できるチェックブックをご用意しております。
まだ仕訳に関して不安がある方はこの資料と照らしあわせて、判断していくことをおすすめします。資料はこちらから無料でダウンロードできますので、ぜひご覧ください。
3. 仕訳をおこなう前に接待交際費に該当するか慎重に判断しよう！
今回は、接待交際費の仕訳をする際の正しい書き方や注意点について解説しました。正しい仕訳方法を知っておくことで、正確な決算書を作成できるだけなく、節税にもつながります。接待交際費ではなく、会議費や研修費、福利厚生費などとして計上できるケースもあるため、仕訳をする前に慎重に判断するようにしましょう。
関連記事：接待交際費とは？経費処理で押さえるべき4つのポイント
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