出張や遠方への移動で利用することの多い高速道路。ETCを利用して料金を支払った場合は領収書が発行されないため、経費精算や仕訳で悩んでしまうこともあるかもしれません。本記事では、ETCを利用した際の勘定項目や仕訳方法、必要書類などを紹介します。

1. ETCを利用した際の仕訳・勘定科目

ETCの利用料金は基本的に「旅費交通費」の勘定項目で仕訳をおこないます。ガソリン代や自動車保険料と合わせて「車両費」としても処理できますが取引内容ごとに消費税区分が異なるため仕訳をする際、混同しないように注意しましょう。

ここでは「旅費交通費」として仕訳をする際の例を紹介します。

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1-1. 高速道路利用時の仕訳

高速道路を利用した際の仕訳は次のとおりです。

＜例＞ 目的地までの高速料金としてETCシステムで1,000円決済された

借方		貸方
科目	金額	科目	金額
旅費交通費	1,000	未払金	1,000

ETCシステムによって高速料金を支払う場合は、基本的に後払いとなっています。高速道路を利用した日に料金は引き落とされないため、貸方は未払金と記入して仕訳するのが基本です。

1-2. 引き落とし時の仕訳

次に引き落とし時の仕訳の例についてみていきましょう。

＜例＞ 上記で決済されたETCシステムの高速料金1,000円が会社の口座から引き落とされた

借方		貸方
科目	金額	科目	金額
未払金	1,000	普通預金	1,000

未払金を借方に記載することで残っていた未払金を失くし、貸方に普通預金を記載することで、会社の口座残高が1,000円減ったことを示しています。したがってETCシステムによる支払いの場合は、基本的に決済日と支払日の2回仕訳が必要です。

2. 領収書の代わりに利用明細書を使うのが通例

経費の計上には基本的に領収書の提出と保管が必要になります。高速道路を利用した際、料金所の一般レーンを通過して現金払いをした場合は、領収書を受け取ることができます。ただし、ETCカードで受けられる割引が適用できないため、料金はETCカードで支払う場合より高くなります。

経費を節約するためにはETCカードの利用がおすすめですが、ETCカードを利用して料金を支払うと、ノンストップで料金所を通過してしまうため領収書をもらうことができません。そこで領収書の代わりに使われるのが「ETC利用明細書」です。

利用明細書には、高速道路を利用した日時や金額、通過したインターが記載されています。また、PDF形式であれば複数の利用を同時に出力できるため、一定期間の利用明細をまとめて取得したい場合にもこちらが便利です。

3. 利用明細書の発行方法

ETCの利用明細書を発行する方法は3つあります。

3-1. ETC利用照会サービスを利用する

ETC利用照会サービスは、インターネット上でETC利用明細を確認できるサービスです。各道路事業者が運営しています。利用するためには登録（年会費無料）が必要ですが、一度登録すれば過去の利用証明書や明細が確認できます。また、利用証明書や明細をPDF、CSVファイルで出力、印刷、保存できるので、ETCを頻繁に利用する場合はETC利用照会サービスに登録するのが効率的です。

登録に必要な情報

• ETCカード番号
• メールアドレス
• 過去の利用年月日
• 車両番号
• 車載器管理番号

※車両番号・車載器管理番号は、過去の利用年月日に利用されたものが必要です。

3-2. ETC利用履歴発行プリンターを利用する

高速道路の主要なパーキングエリアやサービスエリアにはETC利用明細書を紙で発行できるプリンターが設置されています。利用履歴をリアルタイムで確認するのに便利ですが、立ち寄ったサービスエリア、パーキングエリアから出口を通過するまでの走行分は、通行料金が確定していないためETC利用明細書を出力できないことに注意しましょう。

印刷手順の一例

1. ETC利用履歴発行プリンターに、ETCカードを差し込む（ICチップがついている方を上向きにする）
2. プリンターについている「進」ボタンや「戻」ボタンで、印刷するデータを表示させる
3. データが表示されたら「印」ボタンを押して印刷開始する

ETC利用履歴発行プリンターが設置されているサービスエリア、パーキングエリアは、各道路事業者の公式サイトでご確認ください。

東日本高速道路株式会社

中日本高速道路株式会社

西日本高速道路株式会社

首都高速道路株式会社

阪神高速道路株式会社

本州四国連絡高速道路株式会社

3-3. クレジットカード会社から明細書を発行してもらう

クレジット機能付きのETCカードを利用した場合は、カード会社から発行される利用明細書にETC通行料金も記載されます。特別な手続きをすることなく履歴を確認できることがメリットですが、高速道路の利用から利用明細書が届くまでに1～2ヵ月かかるうえ、一部のカード会社を除きETC利用料金のみの明細を発行できないことがデメリットです。

4. レンタカーでETCを使用した場合に必要な情報

レンタカーでETCを使用した場合も「ETC利用照会サービス」で、利用明細書を発行することが可能です。利用明細を取得する際は、以下の情報が必要です。

• ETC料金を支払った際に、車についていた車載機の管理番号
• 車両番号の下4桁
• ETCカードの番号
• ETCカードの利用日

 

上記の情報がすべてわかれば、ETC利用照会で明細書を取得することが可能です。「車載機の管理番号」と「車両番号の下4桁」は、レンタカー会社に確認すると教えてもらえます。

ただし、問い合わせたらその場ですぐに教えてもらえるとは限りません。利用した車両が出払っていて確認できない場合もあるため、余裕をもって問い合わせるのがよいでしょう。

5. 個人のETCカードで支払った料金の立替精算方法

個人所有のETCカードを使った場合は、従業員がETC料金分を一時的に立て替える必要があります。また、法人カードを利用したときと比べて、仕訳の回数が増えてしまうため、経理担当者にとっても負担となるでしょう。経理担当者の負担を減らし、業務を効率化させるためには法人カードを利用するのがおすすめです。

ETCカードの料金を立替精算で処理する場合には以下のことを意識するといいでしょう。

関連記事：コーポレートカードの特徴とは？法人カードにおける特徴やメリットについて

5-1. 立替精算の締め日を明確にしておく

立替精算を実施する際は、毎月の締め日を明確にしておくことが大事です。締め日が明確でないと、立替精算の書類がなかなか集まらず、催促に手間がかかる場合があります。とくに立替精算を提出する従業員が多い企業の場合は、より一層意識することが重要です。

5-2. 提出日を守らない従業員には催促する

提出日を守らない従業員には個別で催促した方がいいでしょう。繰り返し催促しても改善が見られない場合は、該当者の上長に指導を促すなど、組織全体でルールを守る意識づけができると理想的です。

5-3. 上長の承認を得ているか確認する

従業員が提出した立替経費の中には、プライベートで使った金額が混ざっているかもしれません。それを防ぐためにも、立替精算書に上長の印鑑があることを確認しましょう。既定のチェック工程を正しく実行することは経費精算の不正やミスを防ぐための基本です。

6. ルールを正確に周知して効率化しよう

ETCの経費精算ルールは会社ごとに異なります。従業員からの相談に正確に答えられるよう、ルールにあやふやな点がないか扱いを確認しておきましょう。ETCの利用明細書の手配には時間がかかるケースもあるので、必要書類や期限のルールを日頃から周知しておくことも大切です。