出張申請は出張届とも呼ばれるもので、出張を承認するための手続きに必要な書類です。基本的には、出張に行く従業員が提出しますが、会社によっては上司が部下に出張を命じる際に使われることもあります。

出張には、実際に出張に行く従業員や所属部署だけでなく、経費精算をおこなう経理部や労働時間を管理する人事部なども関わってくるので、情報を共有するためにも出張申請が必要になります。今までフォーマットが無かった会社でも、今後、社内で出張の機会が増えることが予想される場合、「出張申請の導入を検討したい」と考えている担当者の方も多いのではないでしょうか。

この記事では、出張申請の概要や必要性、ワークフローの一例、記載項目などについてわかりやすく解説していきます。

目次
1. 出張申請とは出張の承認を与えるための手続き
2. 出張申請の必要性
3. 出張申請書のワークフロー
4. 出張申請書の記載項目
5. 出張申請ワークフローを効率化する方法
6. 出張申請を取り入れて業務を効率化しよう

1. 出張申請とは出張の承認を与えるための手続き

出張申請とは、従業員が出張に行く際に承認を与えるための手続きです。一人の従業員が出張をすると、それに伴い経費を精算したり、仮払いをおこなったりすることがあります。また、タイムカードの管理をおこなう労務部や人事部も、出張に行っていることを把握しなければなりません。

口頭での通達でも良いのでは、と思うかもしれませんが、このような伝達法では漏れが生じる可能性があります。出張に関する情報は、どの部署でも同じ内容を共有しておく必要があるため、「出張申請」は必要不可欠な書類といえるのです。

出張申請のフォーマットには法的な規定はありません。そのため、導入している企業は、それぞれにオリジナルのフォーマットを活用しています。ただし、必要な項目が抜けていると、経費精算や労働時間の管理をスムーズにおこなえなくなるので、漏れがないように設定をしましょう。

また、提出期限にも決まりはありませんが、期限を決めておかないと処理が遅れる可能性もあるので、「出張の三日前まで」など期限を決めておくことも重要です。

1-1. 出張報告書との違い

出張申請と似た書類に「出張報告書」があります。

これらの書類は、簡単にいうと「出張前に提出するもの」と「出張後に提出するもの」という違いになるのですが、提出目的も異なります。出張申請は「出張に行く承認を得るため」に提出しますが、出張報告書は「業務内容や成果を報告するため」に提出するという大きな違いがあるのです。

申請項目や報告項目に関して法的な決まりはないため、自社で必要な項目を盛り込むという点に違いはありません。また、書類の導入に関しても決まりがないので、必要がなければ出張報告書を作成しなくても問題ありません。ただし、出張の成果によって業務が増える部署がある場合は、出張申請と同じく関連部署にも必要な情報をスムーズに共有できるよう、フォーマットを作成しておくことが望ましいでしょう。

2. 出張申請の必要性

出張申請は、法令で必要性が定められていません。しかし、以下の理由から多くの企業が出張申請を導入しています。

1. 無駄なコストが減らせる
2. 不要な出張を防止できる
3. 証拠書類として使える

ここでは、上記3つの観点から、出張申請の必要性を解説します。

2-1. 無駄なコストが減らせる

出張申請を導入している企業の多くは、無駄なコストを減らすことを目的としています。

出張にかかる経費は、ある程度までであれば従業員に一任されています。そのため、従業員が経費を重視していないと、交通移動費や接待交際費などに無駄が出てしまう可能性があります。

しかし、出張申請があれば出張にかかる経費の目安を記載できるので、ある程度の見積もりを立てて管理することが可能です。また、事前に必要な予算を確保できるだけでなく、余分な費用を計上できないというメリットも得られます。特に、出張経費が高額になる場合は先に予算を組める状況だと安心です。

2-2. 不要な出張の防止

出張申請には、不正な出張を防止するという目的もあります。出張申請で出張の具体的な内容を確認することで、出張の必要性を見極められるためです。「不正な出張」というのは、不要な出張や実際に行かずに費用だけ要求する出張、水増し請求などが挙げられます。

出張申請があれば、多くの部署で情報共有ができるので、関連部署からの確認がおこなわれることも少なくありません。上司にだけ報告するのであれば不正もしやすくなりますが、書類提出となると、出張と偽り経費を個人利用するのは難しくなります。

さらに、出張の後日に不審な点がある場合、申請書を見なおすことで不正発覚につながるでしょう。出張では多額の経費を使うので、従業員の出張が多い企業であれば必要性は高いといえるでしょう。

2-3. 証拠書類として使える

出張申請書は、税務調査の際に経費の証拠書類にする必要性のために導入している企業も少なくありません。

出張旅費は原則として非課税となっているため、税務調査の対象なることが多い項目です。税務調査で出張旅費を調べる際に、出張が会社による正式な業務命令であることの確認がおこなわれます。業務命令がないと判断された場合、例え新幹線やビジネスホテルの領収書があるとしても、経費として認められません。

しかし、出張申請書が提出されており、後日に領収書や利用明細書、出張報告書などの書類が提出されていれば、これらの書類は「実際に出張に行った」という証拠になります。そのため、税務署に対しても臆することなく対応できるでしょう。

特に出張の機会が多い企業で出張申請を導入すると、税務調査のリスク低減につながるでしょう。

3. 出張申請書のワークフロー

ここでは、基本的な出張申請ワークフローの一例を以下の5ステップで紹介します。

1. 出張申請書を作成
2. 出張申請書の提出・仮払いの申請
3. 出張費の精算
4. 出張報告書の作成

出張申請のワークフローは企業により異なり、自社に適した仕組みを作ることが大切です。自社で導入する際の参考にしてください。

3-1. 出張申請書を作成

出張が決定した場合、従業員が出張申請書を作成します。社内で利用されている出張申請書に、必要項目を記入しましょう。

出張申請書の具体的な記載項目は後ほど紹介しています。

3-2. 出張申請書の提出・仮払いの申請

従業員が作成した出張申請書を、上長に提出します。出張の必要性を確認し、承認するためです。

企業によっては、申請書の提出時に旅費を仮払いするケースもあります。特に出張費用が高額になる場合は、従業員の負担が大きくなります。従業員の立て替え負担を軽減するためにも、事前の仮払いも導入を検討しておくといいでしょう。

仮払いをおこなう場合、出張申請とあわせて仮払い申請をしてもらうことが望ましいです。

3-3. 出張費の精算

従業員が出張から戻ったら、出張において発生した支払いを精算します。申請書に記載している費用以外の支払いも含めて、精算しましょう。

なお、領収書がなければ経費としての精算が難しくなります。そのため、出張時における支払いでは、必ず領収書を受け取るように従業員に周知しておく必要があります。

また、出張から精算まで期間があくと、経理処理に負担が生じるため、精算期限を設けることが大切です。出張をした従業員は、精算期限までに精算を済ませるようにします。

3-4. 出張報告書の作成

最後に出張報告書を作成してもらいます。出張報告書には、出張の目的や成果、今後の対応などを記載してもらうようにしましょう。社内の情報共有に役立つ書類です。

作成後は、出張申請書と同様に上長が受領しましょう。多くの企業では、出張申請・領収書（明細書）・出張報告書がセットになっています。

4. 出張申請書の記載項目

出張申請書の主な項目は以下のとおりです。

• 申請年月日
• 申請者の所属・氏名・押印
• 出張の目的・目的地
• 出張の期間
• 目的地までの移動手段・宿泊先
• 出張費用
• 同行者
• 出張先での業務内容
• 出張中の連絡先
• 承認欄

出張申請書の形式や記載項目にはとくに決まりがありません。上記の出張申請書における基本的な項目をもとに、自社の出張申請書を用意しましょう。

例えば、承認欄は社内で承認が必要な人数に応じて増減する必要があります。また、記入しやすさだけでなく経理処理のしやすさも考慮することが大切です。

Web上に無料でダウンロードできる出張申請書のテンプレートもあります。出張申請書を一から作ると手間や時間がかかるため、うまく活用するといいでしょう。

5. 出張申請ワークフローを効率化する方法

出張申請におけるワークフローを効率化する方法の例は以下の3つです。

1. 出張申請・承認ワークフローシステムを活用する
2. 承認者や人数を見なおす
3. ミスや停滞が発生しやすいプロセスをなくす

出張申請とその処理に余計な時間を使わないためにも、ぜひ参考にしてみてください。

5-1. 出張申請・承認ワークフローシステムを活用する

出張申請・承認ワークフローシステムを活用することで、申請にかかる手間や時間を大きく削減できます。

出張申請・承認ワークフローシステムとは、コンピューターシステムに出張申請・承認のワークフローを組み込み、自動化したものです。

スマホやパソコンから申請・承認の手続きができ、記入項目も自動入力が可能です。システム上で申請・承認を完結できるため、紙の書類の印刷や提出、押印などの手間がかかりません。

簡単でスピーディーに申請・承認でき、ワークフローの効率化に役立ちます。システムにより搭載されている機能が異なるため、自社に適したものを選びましょう。

関連記事：ワークフローシステムとは？導入メリットや注意点、比較ポイントを紹介

5-2. 承認者や人数を検討する

出張申請のワークフローを効率化する方法として、承認者や人数の再検討があります。承認者を複数人設ける場合、人数の分だけワークフローが増えて煩雑になるためです。

承認者を必要な人だけにすることで、ワークフローをスリム化でき、効率化につながります。3人以上の承認者を想定している場合は、本当に必要か見なおすことがおすすめです。

現状の体制で適切な承認者や人数を検討し、効率的なワークフローを目指しましょう。

5-3. ミスや停滞が発生しやすいプロセスをなくす

出張申請ワークフローにおいてミスや停滞が発生しやすいプロセスをなくすことも、効率化につながります。ミスや停滞が多いと、そのぶん確認やリマインドの手間や時間がかかるためです。

例えば、紙の申請書類を採用する場合、承認者が忙しいとなかなか書類を渡せないことや、押印を得られず経理に回せないことが予想されます。

そういった場合、前述のワークフローシステムを導入して、オンライン上で申請・承認ができるとスムーズです。従業員は承認者が多忙でもいつでも申請書を提出できる上に、承認者はどこにいてもスキマ時間で承認できます。

どのようなプロセスでミスや停滞が起きやすいかは、実際に出張申請を導入して運用してからわかるケースも多いため、運用する中で社内の状況に応じて改善することが大切です。

6. 出張申請を取り入れて業務を効率化しよう

出張申請には作成義務がないので、年間を通してほとんど出張がないという企業であれば不要といえる書類です。書類の管理をする担当者の方からすると、これ以上書類を増やしたくないかもしれません。

しかし、出張が多い会社はもちろん出張が少ない会社の場合、後日の経費処理や確認作業に時間がかかってしまうリスクがあります。また、出張申請は無駄なコストを削減したり、不正対策につながったり、税務調査の際に役立つなどさまざまなメリットがあります。確認作業も申請書を見るだけで完了することもあるので、業務の効率化にも役立ってくれます。

出張申請を導入していない場合、ワークフローができていないことで、ミスしやすい環境ができている可能性もあるので要注意です。出張申請を導入すれば、それに伴って効率よく業務を進められるワークフローが出来上がるでしょう。