出張申請とは、従業員が出張に行く際に承認を与えるための手続きです。今後、社内で出張の機会が増えることが予想され、「出張申請の導入を検討したい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、出張申請の概要や必要性、ワークフローの一例についてわかりやすく解説します。

最後まで読むと、出張申請の理解が深まり、導入に向けた行動を起こせます。出張申請について詳しく知りたい方は、ぜひご一読ください。

目次
1. 出張申請とは出張の承認を与えるための手続き
2. 出張申請の必要性
3. 出張申請書のワークフロー例
4. 出張申請書の記載項目
5. 出張申請ワークフローを効率化する3つの方法

1. 出張申請とは出張の承認を与えるための手続き

出張申請とは、従業員が出張に行く際に承認を与えるための手続きです。出張の必要性を確認し、経費精算を円滑にする役割があります。

出張申請の際に使用される出張申請書には、とくに決まった様式がありません。申請フローや提出期限も会社ごとに設定します。社内の状況に応じて設定し、取り入れましょう。

2. 出張申請の必要性

出張申請は、法令で必要性が定められていません。しかし、以下の理由から多くの企業が出張申請を導入しています。

1. 無駄なコストが減らせる
2. 不要な出張を防止できる
3. 証拠書類として使える

ここでは、上記3つの観点から出張申請の必要性を解説します。

2-1. 無駄なコストが減らせる

出張申請を導入することで、無駄なコストを減らしやすくなります。出張にかかる経費の目安を記載でき、ある程度の見積もりを立てて管理できるためです。

事前にある程度の予算を確保できるだけでなく、余分な費用を計上できないことが利点といえるでしょう。出張経費が高額になる場合、先に予算を組める状況だと安心です。

2-2. 不要な出張の防止

出張申請には不正な出張を防止する役割もあります。出張申請で出張の具体的な内容を確認することで、出張の必要性を見極められるためです。

不正な出張として、不要な出張や実際に行かずに費用だけ要求する出張などがあります。出張と偽り経費を個人利用するような不正を防げます。

さらに、出張の後日に不審な点がある場合、申請書を見なおすことで不正発覚につながるでしょう。従業員の出張が企業であれば、必要性は高いです。

2-3. 証拠書類として使える

出張申請書は、税務調査の際に経費の証拠書類となります。

出張旅費は原則として非課税になるため、税務調査の対象になりやすいです。出張費用であることを証明する証拠書類として、出張申請書や領収書があります。

出張の機会が多い企業では出張申請を導入すると、税務調査のリスク低減につながるでしょう。

3. 出張申請書のワークフロー例

ここでは基本的な出張申請ワークフローの一例を以下の5ステップで紹介します。

1. 出張申請書を作成
2. 出張申請書の提出・仮払いの申請
3. 出張費の精算
4. 出張報告書の作成

出張申請のワークフローは企業により異なり、自社に適した仕組みを作ることが大切です。自社で導入する際の参考にしてください。

3-1. 出張申請書を作成

出張が決定した場合、従業員が出張申請書を作成します。社内で利用されている出張申請書に必要項目を記入しましょう。

出張申請書の具体的な記載項目は後ほど紹介しています。

3-2. 出張申請書の提出・仮払いの申請

従業員が作成した出張申請書を上長に提出します。出張の必要性を確認し、承認するためです。

企業によっては、申請書の提出時に旅費を仮払いするケースもあります。とくに出張費用が高額になる場合は、従業員の負担が大きいです。従業員の立て替え負担を軽減するためにも、事前の仮払いも導入を検討しておくといいでしょう。

仮払いをおこなう場合、出張申請とあわせて仮払い申請をしてもらうことが望ましいです。

3-3. 出張費の精算

従業員が出張から戻ったら、出張において発生した支払いを精算します。申請書に記載している費用以外の支払いも含めて、精算しましょう。

なお、出張時における支払いでは、必ず領収書を受け取るように従業員に周知しておく必要があります。領収書がなければ経費としての精算が難しくなるためです。

出張から精算まで期間があくと、経理処理に負担が生じるため、精算期限を設けることが大切です。出張をした従業員は、精算期限までに精算を済ませるようにします。

3-4. 出張報告書の作成

最後に出張報告書を作成してもらいます。出張報告書には、出張の目的や成果、今後の対応などを記載してもらうようにしましょう。社内の情報共有に役立つ書類です。

作成後は、出張申請書と同様に上長が受領しましょう。多くの企業では、出張申請・領収書（明細書）・出張報告書がセットになっています。

4. 出張申請書の記載項目

出張申請書の主な項目は以下のとおりです。

• 申請年月日
• 申請者の所属・氏名・押印
• 出張の目的・目的地
• 出張の期間
• 目的地までの移動手段・宿泊先
• 出張費用
• 同行者
• 出張先での業務内容
• 出張中の連絡先
• 承認欄

出張申請書の形式や記載項目にはとくに決まりがありません。上記の出張申請書における基本的な項目をもとに、自社の出張申請書を用意しましょう。

たとえば、承認欄は社内で承認が必要な人数に応じて増減する必要があります。また、記入しやすさだけでなく経理処理のしやすさも考慮することが大切です。

Web上に無料でダウンロードできる出張申請書のテンプレートもあります。出張申請書を一から作ると手間や時間がかかるため、うまく活用するといいでしょう。

5. 出張申請ワークフローを効率化する3つの方法

出張申請におけるワークフローを効率化する方法の例は以下の3つです。

1. 出張申請・承認ワークフローシステムを活用する
2. 承認者や人数を見なおす
3. ミスや停滞が発生しやすいプロセスをなくす

出張申請とその処理に余計な時間を使わないためにも、ぜひ参考にしてみてください。

5-1. 出張申請・承認ワークフローシステムを活用する

出張申請・承認ワークフローシステムを活用することで、申請にかかる手間や時間を大きく削減できます。

出張申請・承認ワークフローシステムとは、コンピューターシステムに出張申請・承認のワークフローを組み込み、自動化したものです。

スマホやパソコンから申請・承認の手続きができ、記入項目も自動入力が可能です。システム上で申請・承認を完結できるため、紙の書類の印刷や提出、押印などの手間がかかりません。

簡単でスピーディーに申請・承認でき、ワークフローの効率化に役立ちます。システムにより搭載されている機能が異なるため、自社に適したものを選びましょう。

5-2. 承認者や人数を検討する

出張申請のワークフローを効率化する方法として、承認者や人数の再検討があります。承認者を複数人設ける場合、人数の分だけワークフローが増えて煩雑になるためです。

承認者を必要な人だけにすることで、ワークフローをスリム化でき、効率化につながります。3人以上の承認者を想定している場合は、本当に必要か見なおすことがおすすめです。

現状の体制で適切な承認者や人数を検討し、効率的なワークフローを目指しましょう。

5-3. ミスや停滞が発生しやすいプロセスをなくす

出張申請ワークフローにおいてミスや停滞が発生しやすいプロセスをなくすことも、効率化につながります。ミスや停滞が多いと、そのぶん確認やリマインドの手間や時間がかかるためです。

たとえば、紙の申請書類を採用する場合、承認者が忙しいとなかなか書類を渡せないことや、押印を得られず経理に回せないことが予想されます。

そういった場合、前述のワークフローシステムを導入して、オンライン上で申請・承認ができるとスムーズです。従業員は承認者が多忙でもいつでも申請書を提出できる上に、承認者はどこにいてもスキマ時間で承認できます。

どのようなプロセスでミスや停滞が起きやすいかは、実際に出張申請を導入して運用してからわかるケースも多いでしょう。運用する中で社内の状況に応じて改善することが大切です。