「労務監査って、具体的に何をチェックすればいいの？」

「実施するタイミングや注意点がよくわからない」

このような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

労務監査は、企業が労働関係法令を遵守しているかを確認するための重要な取り組みです。従業員とのトラブルを未然に防ぐだけでなく、社内の労務管理体制を整えることで、働きやすい環境づくりにもつながります。ただし、監査をおこなう際には、項目の漏れや確認方法に注意が必要です。

本記事では、労務監査をスムーズに実施するためのチェックリストや、監査の適切なタイミングなどを詳しく解説します。労務リスクを回避するためにも、ぜひ最後までご覧ください。

1. 労務監査のチェックリスト項目一覧

労務監査の主なチェックリスト項目一覧は、以下の通りです。

1. 就業規則の作成
2. 労働条件の通知・明示
3. 賃金の計算など
4. 労働時間管理
5. 年次有給休暇
6. ハラスメント対策
7. 安全衛生管理
8. 懲戒・解雇
9. 社会保険・労働保険

詳しく見ていきましょう。

1-1. 就業規則の作成

労務監査において、就業規則の作成と実際の運用が適切におこなわれているかの確認が大切な項目です。就業規則は労務管理の基盤となるものであり、法令で定められた義務でもあります。

正社員・契約社員など、雇用形態に応じた就業規則を個別に整備し、勤務実態に即した内容になっているか確認しましょう。

1-2. 労働条件の通知・明示

労働条件の通知・明示は、採用時の基本であり、労務監査では必ず確認されるポイントです。

労働基準法では、雇用契約を結ぶ際に労働条件を明確に示すことが法律上義務付けられています。

「労働条件通知書兼雇用契約書」の形式で文書を交付すれば、雇用契約の内容を相互に確認する証拠として役立つでしょう。

1-3. 賃金の計算など

賃金計算の適正さは労務監査で重要なポイントであり、残業代の計算ミスや未払いがないか確認されます。

賃金の計算は残業代や各種控除を含むため、複雑になりがちです。正しく計算するには、各種法律をふまえたうえで、丁寧な処理が必要です。

時間管理と賃金計算の整合性をしっかり確認し、未払いリスクを防止しましょう。

1-4. 労働時間管理

労働時間管理は、企業が法令を遵守し、労務リスクを防ぐために欠かせない項目です。

労働安全衛生法の改正により、労働時間の把握はタイムカードやPCの使用時間など、客観的な記録方法が必須となりました。

また、IPO審査においても、労働時間の正確な管理は必須条件とされており、多くの企業が勤怠管理システムを導入しています。

1-5. 年次有給休暇

企業は従業員に対して、法律で定められた年次有給休暇の取得を確実に促す義務があります。

従業員の健康管理や働きやすい環境づくりのために非常に重要な施策です。管理監督者や有期雇用者も対象となるため、全ての従業員の取得状況を適切に管理しなければなりません。

1-6. ハラスメント対策

職場でのハラスメントを防止するためには、明確な方針の策定と全社員への周知が不可欠です。

セクシャルハラスメントやパワーハラスメントなどが社会問題化しているため、企業として厳格な対策を講じる必要があります。

IPO準備企業をはじめ全ての企業は、対策をチェックリストに組み込み、運用することが重要です。

1-7. 安全衛生管理

従業員の安全と健康を守るために、企業は法律に基づいた安全衛生管理体制を整えることが不可欠です。

労働環境の安全確保と健康管理は、企業の責任であり、安全衛生委員会の設置が義務づけられています。

定期的な安全衛生教育や職場巡視によってリスクを早期に発見し、改善する取り組みも重要です。

1-8. 懲戒・解雇

企業は懲戒処分や解雇に関するルールを就業規則で明確に定め、従業員に周知徹底することが不可欠です。

懲戒処分や解雇は、従業員の生活に直結する重大な措置であるため、企業はルールを就業規則に明記し、日頃から周知しておく必要があります。

不当解雇は法律で禁止されており、適切な手続きを経て、公平に運用することが求められます。

1-9. 社会保険・労働保険

従業員を雇用する際には、社会保険と労働保険への適切な加入が企業の義務であり、加入漏れを防ぐことが重要です。

保険は従業員が病気やケガ、失業リスクに対して備えるための基本的な保障となり、加入義務を怠ると法令違反となります。

正社員だけでなく一定の条件を満たすパートタイマーやアルバイトも社会保険の対象です。

2. 労務監査のチェックリストが必要とされる理由

労務監査のチェックリストが必要な理由は、企業が労務リスクを適切に把握し、IPO準備や経営の健全化に役立てるためです。

IPOを目指す企業に対して主幹事証券会社から社労士など専門家による労務監査の実施が求められるケースが増加しています。

労務監査を受けると、労務管理上の不備や課題が明確になり、問題が発生する前に対策を講じられるでしょう。労務監査のチェックリストは、企業価値を守り、円滑なIPOの実現に重要です。

3. 労務監査のチェックリストを活用するタイミング

労務監査は、IPO準備の早い段階で実施することが理想的です。状況に応じて複数回の監査を活用すると、リスクを最小限に抑えられます。

法令は頻繁に改正されるため、タイムリーな監査が欠かせません。IPO申請の3期前（直前々々期）に一度労務監査をおこなうことで、余裕を持った対応が可能になります。

労務監査のチェックリストは、IPO準備や成長期の企業だけでなく、労務管理に不安を感じたタイミングで活用しましょう。

4. 労務監査が実施される際の流れ

労務監査の流れは以下の通りです。

1. 事前準備
2. 監査の実施
3. 監査報告

詳しく見ていきましょう。

4-1. 事前準備

労務監査を円滑に進めるためには、事前の準備が欠かせません。

監査の成否は準備段階で大きく左右されます。そのため、監査範囲の明確化や必要書類の準備、関係者の連携をしっかり整えておくことが重要です。

まず、社労士事務所の担当者と監査の対象範囲や実施期間について詳細に打ち合わせをおこないましょう。

労務監査に向けて事前に体制や資料を整えておくことで、監査が円滑に進み、問題点にも早期に対応しやすくなります。

4-2. 監査の実施

労務監査の実施段階では、書類確認と担当者へのヒアリングを通じて、実際の労務管理状況を多角的に調査することが大切です。

書面上の規程やデータだけでなく、現場の運用実態との整合性を確認することで、真の課題やリスクを把握できます。

まず、必要書類の精査をおこない、その後に人事労務担当者へのヒアリングを実施しましょう。

多角的な調査を丁寧におこなうことで、労務監査の精度が向上し、労務リスクの早期発見にもつながります。

4-3. 監査報告

労務監査の結果は詳細な報告書にまとめ、指摘事項をもとに具体的な改善策を立てることが重要です。

報告書には現状の労務環境における問題点や見直しが必要な部分が明確に示されています。改善の進捗を継続的にチェックする体制を整備することも、労務環境を健全に保つうえで欠かせません。

労務監査の報告をもとに、優先順位をつけた改善計画を策定し、着実に実行・管理していきましょう。

5. 労務監査のチェックリストに関する注意点

労務監査のチェックリストに関する注意点は以下の通りです。

1. 情報を明確化する
2. 従業員とコミュニケーションを図る

詳しく見ていきましょう。

5-1. 情報を明確化する

労務監査を有効に機能させるためには、必要な情報を明確にし、整理したうえで共有することが大切です。

監査対象となる情報が曖昧だったり不足していたりすると、監査が正確におこなえず、適切な評価や改善提案に結びつかなくなります。

就業規則や賃金台帳、出退勤記録などの労務関連書類は、監査前にあらかじめ整備しておきましょう。

5-2. 従業員とコミュニケーションを図る

労務監査を円滑かつ実りあるものにするためには、従業員とのコミュニケーションをしっかりと図ることが欠かせません。

従業員が監査の目的や内容を理解し、自らもそのプロセスに関与できると、より正確で実態に即した情報収集が可能です。

個別のヒアリングや面談を通じて、現場での実情や改善点を直接聞くと、形式的なデータだけでは見えない課題が浮かび上がります。

6. 労務監査の内容を把握して適切な労務管理をしよう

労務監査のチェックリストを活用すると、労務管理の現状を把握し、法令遵守を強化できます。適切なタイミングで監査を実施し、指摘された課題に対して計画的に改善を進めることが重要です。

また、情報の明確化や従業員とのコミュニケーションをしっかりおこなうと、監査の効果を高め、より良い職場環境づくりに繋がります。

今回紹介したポイントを参考に、労務監査をスムーズに進め、適切な労務管理体制の構築を目指しましょう。