労働基準法では、労働時間は1日8時間、1週間40時間までと定められており、この基準を超えると労働基準法違反とみなされてしまいます。

しかし、繁忙期と閑散期がある企業では、どうしても時期によって労働時間が1日8時間を超えてしまうことがあるでしょう。こういった企業に有効なのが、年単位や月単位で労働時間を調節する働き方である「変形労働時間制」です。

変形労働時間制は雇用者と労働者双方にとってメリットが豊富な制度ですが、導入時は労働基準監督署への届出が必要になります。この記事では、変形労働時間制の届出に必要な手順についてわかりやすく解説します。

1. 変形労働時間制の導入には届出が必要

変形労働時間制は企業が自由に導入していいものではなく、届出をおこなってから運用を開始する必要があります。まずは正しく手続きができるように、届出が必要な変形労働時間制の概要について詳しく見ていきましょう。

1-1. 届出が必要な変形労働時間制とは

変形労働時間制とは、週の平均労働時間を40時間におさめる代わりに、特定の日や週について法定労働時間を超えて労働がさせることができる制度のことです。

例えば、月初が閑散期で月末が繁忙期の企業で変形労働時間制を導入すると、月末の労働時間を増やす代わりに月初の労働時間を減らすことが可能となります。この場合、週の平均労働時間が40時間に収まっていれば、時間外労働と扱いません。

変形労働時間制は、期間によって4つの種類に分類されます。

• 1年単位の変形労働時間制
• 1ヵ月単位の変形労働時間制
• 1週間単位の変形労働時間制
• フレックスタイム制

企業で一般的に採用されるのは「1年単位の変形労働時間制」もしくは「1ヵ月単位の変形労働時間制」の2つです。労働者が30人未満の小売業や旅館、料理店や飲食店のみ、1週間単位の変形労働時間制が導入できます。

精算期間が1ヵ月以内のフレックスタイム制を導入するときは、届出が不要です。ただし、この場合であっても労使協定の作成は必要なので、注意しましょう。

関連記事：1年単位の変形労働時間制の定義やメリット・デメリット

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1-2. 届出せずに変形労働時間制を導入するリスク

届出せずに変形労働時間制を導入することは労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が課せられる危険性があります。

また、「コンプライアンス違反をした企業」だということが取引先や従業員に知られてしまえば、信頼の失墜にもつながります。罰金リスクを避けるのはもちろんのこと、企業の信頼を失なわないためにも、しっかりと届出ましょう。

1-3. 変形労働時間制のメリットとデメリット

変形労働時間制は企業と労働者双方にメリットをもたらす一方で、注意すべきデメリットもあります。メリットとしては、労働者の働き方が柔軟になり、企業は人件費の削減や業績の向上に寄与する可能性があります。しかし、デメリットとしては、不適切な運用がおこなわれた場合、法令違反となるリスクがあります。また、労働者が制度の運用方法を理解しきれずに混乱する可能性もあります。

2. 変形労働時間制の届出に必要なもの

この章では、「1年単位の変形労働時間制」と「1ヵ月単位の変形労働時間制」の届出に必要なものについて以下にまとめました。変形労働時間制を検討している企業は、スムーズに手続きができるようにあらかじめチェックしておきましょう。

◎1年単位の変形労働時間制

• 1年単位の変形労働時間制に関する協定届を提出する。
• 労使協定を締結する。
• 労働者代表の意見書を添付した就業規則を立案する。
• 期間中の労働日・労働時間がわかる勤務カレンダーを作成する。

◎1ヵ月単位の変形労働時間制

• 1ヵ月単位の変形労働時間制に関する協定届
• 必要事項について記載した労使協定もしくは就業規則
• 期間中の労働日・労働時間がわかる勤務カレンダー

1年単位の場合は労使協定と就業規則の両方が必要になりますが、1ヵ月単位の場合はどちらかのみで良い点がポイントです。規定に勤務カレンダーにつての言及がある場合は、カレンダーの提出も必要になります。

参考：1年単位の変形労働時間制導入の手引｜厚生労働省

参考：1ヵ月単位の変形労働時間制｜厚生労働省

2-1. 「変形労働時間制の導入を考える際の注意点」

変形労働時間制を導入する際には、事前の労使協議や適切な届出手続き、明確な就業規則の整備などが必要です。また、企業は従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握し、法定労働時間を超えないような運用を心がける必要があります。

3. 変形労働時間制の届出の書き方・流れ

ここからは、変形労働時間制の届出をするときの流れや必要書類の書き方について紹介します。実際に手続きを進めるときは、ぜひ参考にしてみてください。

3-1. 現在の労働状況を調査する

はじめに、自社における現在の労働状況を調査することが大切です。現状がわからないと、「制度を導入すべきかどうか」「対象期間や繁忙期はいつなのか」「変形期間中の労働時間はどれくらいが適切なのか」という情報の把握や決定ができないためです。

ここで調査した情報は届け出るときの書類に記載する必要があるため、必ず正確に調べておきましょう。

3-2. 対象者や労働時間を決定する

次に、制度の対象とする従業員の範囲や労働時間について具体的に決定していきます。調査内容を確認しながら、労働時間が超過している従業員や労働時間が超過しやすい時期、どのように調整すべきかなどを検討していきましょう。

3-3. 就業規則の見直し

変形労働時間制を採用すると、従業員の働き方が全く変わってしまうため、混乱を防ぐためにも就業規則の変更が必要となります。

就業規則では、以下のような内容を規定しましょう。

• 対象となる期間対象
• 対象となる労働者の範囲
• 変形期間の起算日
• 変形期間を平均し、労働時間が法定労働時間を超えない定め
• 変形期間中の各日および各週の労働時間
• 各労働日の始業・終業時刻

先述の通り、1ヵ月単位の変形労働時間制の場合は「就業規則」または「就業規則に準じたもの」に上記の内容を定めれば問題ありません。したがって、後述する労使協定の締結は不要です。

3-4. 労使協定の締結

年単位の変形労働時間制を導入するときは、労使協定に以下の項目を定める必要があります。

• 対象となる労働者
• 変形の対象となる期間
• 変形期間の起算日
• 特定期間
• 変形期間中の各日および各週の労働時間
• 労使協定の有効期限

前項で「1ヵ月単位の変形労働時間制は就業規則を見直せば問題ない」と紹介しましたが、就業規則の代わりに必要事項を労使協定に定めることも可能です。どちらでも制度の導入は可能なので、会社の判断で自由に決めてください。

ただし、労使協定だけへの記載の場合は、この制度のもとで働くことを義務づける効力はありません。就業規則に必要事項を記載することで、この制度のもとで労働することを義務づけることが可能となるため、両方もしくは就業規則への記載をおすすめします。

関連記事：変形労働時間制の労使協定に関する基礎知識を詳しく紹介

3-5. 「変形労働時間制に関する協定届」を作成して提出する

労働基準監督署長に変形労働時間制の届出をおこなう際は、厚生労働省が指定した「変形労働時間制に関する協定届」の提出が必要です。

フォーマットは厚生労働省のホームページから入手可能なので、印刷して提出用と控え用に1部ずつ用意しておきましょう。厚生労働省で公開されている記入例を参考に、書類を記入してください。

協定書が記入できたら、用意しておいた就業規則や労使協定、勤務カレンダーと一緒に所轄の労働基準監督署に提出します。労使協定には有効期限があるため、更新するときはその都度届け出る必要があります。

また、制度の導入によって残業や休日出勤が生じる場合は、36協定も一緒に届け出るようにしましょう。

参考：主要様式ダウンロードコーナー｜厚生労働省

参考：１箇月単位の変形労働時間制に関する協定届｜厚生労働省

参考：１年単位の変形労働時間制に関する協定届｜厚生労働省

3-6. 制度の周知と運用

ここまでの手続きが完了したら、あとは制度を運用するのみです。突然導入すると従業員が混乱してしまうため、制度の内容や導入の背景などをしっかりと説明し、理解を得ておく必要があります。

導入後は、あらかじめ定めておいた就業規則や労使協定を遵守して運用しましょう。とくに、変形労働時間制では残業と労働時間が区別されにくくなってしまうため、「適正な残業代が支払われない」という従業員からの不満につながります。
勤怠管理をしっかりとおこなわない、労働基準法に違反しないように運用することを心がけましょう。

4. 必要な書類や手続を理解して変形労働時間制を検討しましょう

繁忙期や閑散期に合わせて柔軟に労働時間を調整できる変形労働時間制は、企業にとっても従業員にとってもメリットが多い制度です。導入時はルールを定めて所定の届出をおこなう必要があるため、検討している企業は手続きの流れをしっかりと理解しておきましょう。

実際に制度を採用するときは、法令を遵守した適切な運用が欠かせません。とくに労働時間と残業の区別がつきにくくなるという課題があるため、勤怠システムを導入するなど、正確な勤務時間を把握するために工夫することをおすすめします。