人事・労務管理の現場の悩みの種の一つが、有給休暇の当日申請や事後申請です。急病・忌引きなどの場合はともかく、当日に従業員が突然欠勤してしまう場合、業務がうまく回らなくなる可能性があります。

こうした事態を防ぐために、有給休暇の事前申請を義務づけることは可能なのでしょうか。また、当日申請や事後申請には、会社としてどのようなルールを設けるのがベストなのでしょうか。

本記事では、有給休暇の事前申請を義務づける方法から、有給申請のルール、就業規則に定めたルールを周知する方法まで、労働基準法に基づき解説します。

関連記事：年次有給休暇とは？付与日数や取得義務化など法律をまとめて解説

1. 有給休暇の事前申請は義務付けできる！労働基準法上は事前申請が原則

年次有給休暇の事前申請を制度化・義務付けることは可能なのでしょうか。労働基準法を紐解くと、有給休暇は事前申請が原則であることがわかります。つまり、年次有給休暇の事前申請制は制度化・義務付けが可能です。詳しく解説します。

まず、労働基準法第39条第5項には次の規定が存在します。

【労働基準法第39条第5項】
使用者は、前各項による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。ただし、請求された時季に有給休暇を与えることが正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる。
引用：e-Gov法令検索｜労働基準法

有給休暇は、本来「労働者の請求する時季」に応じて与えられるものです。つまり、あらかじめ時季を指定し、〇月〇日に取得したいと申し出ることで、労働者は有給休暇を取得できます。これを「時季指定権」といいます。

一方、使用者は「事業の正常な運営を妨げる場合」があれば、労働者の指定した時季ではなく、別の時期に有給休暇を取得させることができます。これを「時季変更権」といいます。

事前申請ではなく事後申請がなされた場合、従業員はすでに休暇をとってしまっているため、使用者は事前に「事業の正常な運営を妨げる場合」の検討および判断ができません。つまり、時季変更権を行使することができないということになります。そのため、使用者が時季変更権を行使して「事業の正常な運営を妨げる場合」かどうか判断できるようにするために、有給休暇は「事前申請」が原則といえるのです。

この他にも有給については付与の要件や日数について労働基準法で定めています。労働基準法に定められた有給のルールを網羅的に確認しておきたい方は、以下の記事をご覧ください。

▶有給休暇の労働基準法における定義｜付与日数や取得義務化など法律を解説

1-1. 有給休暇の事前申請を制度化するためには

有給休暇の事前申請を制度化する場合、就業規則に記載するのが一般的です。

事後申請に期限を設ける場合は、労働者にとって不利益とならぬよう、合理的な範囲で行う必要があります。就業規則の申請期限を過ぎたからといって、有休の取得を拒むことはできないため注意が必要です。

また、急病や忌引などやむを得ない事情がある場合、慣例上事後申請を認める企業も多いでしょう。そうした例外についても就業規則で明文化するとトラブルを防止できます。

2. 有給休暇の申請ルールで決めるべきこと

有給休暇の事前申請を制度化するには、申請のルールや取得方法を就業規則に記載する必要があります。

有給休暇の申請ルールを作成する際は、「取得日数」「申請方法」「申請期限」「取得期限」についてルールを定めると良いでしょう。一つずつ解説していきます。

2-1. 申請方法

有給休暇の申請を何によって、誰に行うかを定めましょう。有給休暇の申請方法は①口頭②チャット・メール③申請書提出の3つが考えられますが、有給休暇管理簿に有給取得した日付を記録する必要があるため、口頭は避けた方が良いでしょう。

チャットやメール、申請書で有給取得を申請する場合は、有給休暇を取得する日や時間（時間単位の取得を認めている場合）を必ず申告させるようにし、誰に申請するかまでを決めましょう。

2-2. 申請期限

有給休暇を取得する何日前までに申請すればよいか、申請期限を決めます。
法的には具体的に日数は定められておらず、会社ごとに規則を設けます。

もし従業員が希望している有給取得日が繁忙期と重なっている場合、代わりの人材確保や業務量配分調整などを行わなければなりません。そのことを考慮すると前日の申請では調整が難しいかもしれません。
逆に、使用者側が前もって業務の調整を行いたいからといって一ヵ月前までの申請とした場合、従業員は有給休暇を使いにくくなってしまいます。どうしても業務調整が難しい場合を除き、合理的な理由がない限り有休の取得妨害とみなされ違法になってしまう場合もあります。

このようなことを踏まえて、一般的には取得日の3日～1週間前までとしていることが多いようです。

2-3. 当日申請・事後申請の扱い

申請期限と一緒に考えておきたいのが、当日申請と事後申請の扱いです。

有給休暇は事前申請が前提ですが、当日申請と事後申請を認めても違法ではありません。ただし、従業員とのトラブルを避けるため、きちんとルールを設けて就業規則に記載しておくことをおすすめします。

当日申請については、いつまでに、誰に、どのような方法で申請するのかを決めておきましょう。事後申請も基本は当日申請と同様ですが、どのような場合に事後申請を認めるかを決めておくと良いでしょう。

2-4. 時季変更を行う場合

どのような場合に時季変更を行う可能性があるかを具体的にしておくことをおすすめします。

労働基準法では「事業の正当な運営を妨げる場合」としていますが、より具体的に「繁忙期・決算期である〇月」「退職者がでており、一時的に業務がひっ迫している場合」など、時季変更を行うことのある状況を示しておきましょう。

2-5. 【注意】有給申請時に理由は必要ない

有給休暇は労働者の心身のリフレッシュを目的に労働基準法で取得が定められている休暇です。有給休暇を取得することは労働者の権利であるため、企業はいかなる理由であっても労働者から請求された有給取得を拒むことはできません。

したがって、有給休暇を取得する際に理由を申告させる必要はありません。もし申告させるとしても、その理由によって有給取得を拒むことはできないため、注意しましょう。

有給休暇は取得だけでなく、適切な方法で申請してもらわなければ、従業員とのトラブルになりかねません。当サイトでは、有給休暇の申請ルールを整えたいという人事担当者様に向けて、本記事の内容をわかりやすくまとめた資料を無料で配布しております。気になった方は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

3. 有給休暇のルールを変更した場合、従業員に周知する義務がある

有給休暇に関するルールは、就業規則に記載しておくことをおすすめします。

就業規則を変更する場合は、労働基準法第106条により、従業員に周知をおこなうことが求められます。これを就業規則の周知義務といいます。

従業員に周知する具体的な方法は、労働基準法施行規則第52条において規定されています。

【就業規則の周知義務】労働基準法施行規則第52条
一　常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、又は掲げる方法とする
二　書面を労働者に交付すること
三　磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる物に記録し、かつ、各作業場に労働者が当該記録の内容を常時確認できる機器を設置すること
引用：e-Gov｜労働基準法施行規則（昭和二十二年厚生省令第二十三号）

上記を踏まえて、ポスターや張り紙での掲示や書面での交付をおこない、業務に使うコンピューターやタブレットなどで、いつでも就業規則を閲覧できる状態にしておきましょう。

判例上、周知徹底をおこなっていない就業規則は効力を持たず、従業員を拘束することはできません。余計なトラブルを避けるためにも、有給休暇の管理に関するルールを設ける場合は必ず従業員に周知しましょう。また、自社のルールを新しく作る場合には、法律的に問題がないか確認しておくようにしましょう。

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4. 有給休暇の当日申請・事後申請への企業の2つの対応

有給休暇の当日申請・事後申請に対し、企業としてどのような対応がベターなのでしょうか。当日申請であれば、時季変更権の行使が可能です。

事後申請については、就業規則でルールを取り決め、個別対応をおこないましょう。

4-1. 当日申請なら「時季変更権」の行使が可能

従業員が勤務当日に有給休暇を申請した場合、時季変更権を行使して、当日申請を却下することが認められています。ただし、時季変更権を行使できる条件は、労働基準法上、事業の正常な運営を妨げる場合に限られます。

これは、極めて限定的な状況であり、単なる人手不足などでは認められず、同時期に大量の労働者が有給休暇を申請したケースが想定されます。

当日申請が可能かどうかや、可能な場合はいつまでに、どのような方法で申請すべきかをルール化して就業規則に記載しておくとよいでしょう。

4-2. 就業規則で事後申請についてのルールを定めておく

労働基準法上、原則的に有給休暇の事後申請はできませんが、急病・忌引などやむを得ない状況も存在します。そのため、企業の裁量によって、事後申請を部分的に認めることができます。

ただし、どこまで許可するかの線引きが必要です。就業規則に事後申請についてのルールを記載しておくと安心です。たとえば、病欠の場合は病院の診断書、忌引の場合は会葬礼状の写しを提出してもらうといったルールを明文化して、従業員に周知徹底をおこないましょう。

関連記事：有給休暇の義務化で就業規則を変更する場合に注意すべき2つのポイント

5. 有給休暇の事前申請は義務づけ可能！就業規則に記載して周知徹底を

今回は、有給休暇の事前申請を制度化する方法や、当日申請・事後申請への対処法を解説しました。労働基準法上、有給休暇の事前申請を義務づけることは可能です。

有給休暇のルールは就業規則に記載し、労働基準法施行規則に基づき周知徹底をおこないましょう。有給休暇の当日申請については、業務に大きな支障が出る場合に限り、時季変更権の行使が可能です。

事後申請については、あらかじめ事後申請が認められる条件を就業規則に記載して、トラブルを未然に防ぎましょう。

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