賃金台帳は、労働者名簿や出勤簿とともに作成と保存が義務付けられている書類です。企業は、賃金台帳を適切に管理し、労働基準監督署から求められたときなどに提出しなければなりません。

この記事では、賃金台帳の提出が求められる場面や、提出に関する注意点について解説します。賃金台帳の提出方法を詳しく知りたい方は、ぜひチェックしてみてください。

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賃金台帳とは？基本的な作成方法と知っておきたい法的ルール

1.賃金台帳の提出が必要な状況とは？3つの状況を解説

賃金台帳は、定期的に提出を求められるような書類ではありません。ただし、従業員を雇用している企業は、必要事項を記載した賃金台帳を作成し、求められた場合には提出する義務があります。賃金台帳を作成していなかったり、記載事項の漏れがあったりすると罰則の対象となるため注意が必要です。

賃金台帳の提出を求められる状況としては、労働基準監督署による臨検監督がおこなわれるとき、臨検監督における是正勧告に対応するとき、雇用保険に関する手続きをおこなうときなどが挙げられます。それぞれの状況について詳しく見ていきましょう。

1-1. 労働基準監督署による臨検監督がおこなわれるとき

臨検監督とは、労働基準監督署による企業に対する抜き打ち検査のことです。臨検監督では、従業員に対して適正な給与が支払われているか、過剰な残業や休日出勤がないか、といったポイントをチェックされます。賃金台帳には、従業員ごとの労働日数や労働時間、休日労働時間や給与などが記載されているため、臨検監督の要望があった場合は、提出をする義務があります。

賃金台帳に不備がある場合、30万円以下の罰金が科せられる可能性もあります。ただし悪質な場合を除き、いきなり罰則を与えられる可能性は低く、まずは是正勧告がおこなわれるでしょう。そのほか、36協定を締結せずに法定労働時間を超えて働かせるなど、劣悪な労務環境であることを指摘されると、是正勧告がおこなわれます。

1-2. 労働基準監督署による是正勧告に対応するとき

労働基準監督署から是正勧告を受けたら、速やかに対応しなければなりません。是正勧告に従わないと、実際に罰則を科せられてしまうでしょう。賃金台帳に関する不備を指摘された場合は、改善して再提出する必要があります。

賃金台帳には、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、休日労働時間数など、労働基準法施行規則（第54条）によって定められている事項を記載しなければなりません。
労働基準監督署に指摘された内容をふまえて、必要な内容を追記したり、書式を改善したりしましょう。賃金台帳の書式についての決まりはありませんが、厚生労働省のホームページからダウンロードできるものであれば、記載すべき項目が網羅されているため安心です。

参考：労働基準法施行規則 第54条｜e-Gov

1-3. 雇用保険や助成金に関する手続きをおこなうとき

雇用保険に関する手続きをおこなう際、賃金台帳の提出を求められるケースもあります。たとえば、従業員を雇用したとき、従業員を転勤させるとき、雇用する被保険者が介護休業を開始したときなどは、届出書と一緒に賃金台帳も提出しなければなりません。

各種の助成金を申請する際にも、賃金台帳が必要となる場合もあります。たとえば、雇用調整助成金を申請するときにも賃金台帳の提出が必要です。他の書類で代用できるケースもありますが、必要な事項が記載されていないと受け付けてもらえないため、しっかりと確認しておきましょう。

参考：手続き一覧表｜厚生労働省

1-4. 従業員からの要請があったときには見せるべき？

中には、「自身が今まで受け取った給与を月毎に確認したい」などの理由で賃金台帳を見せて欲しいと言われることもあるかもしれません。しかし、賃金台帳には個人情報も多く含まれているため、おいそれと見せるべきではないでしょう。また、会社として「賃金台帳を見せなければならない」といった義務はありません。

自身が今まで受け取った給与明細では対応できないのか等を確認しましょう。どうしても賃金台帳を開示しなければならない場合は、他の従業員の個人情報が含まれていないことを十分に確認した上で開示します。

普段は、給与計算の担当者など業務上必要となる人以外が開けないように、厳重に管理しなければなりません。

2.賃金台帳の提出方法に関して注意すべき3つのポイント

賃金台帳の提出に関しては、常に最新の状態にしておく、是正勧告を受けたときは是正報告書と一緒に提出する、保存期間を確認しておく、といったポイントに注意しましょう。この項目では、それぞれの注意点について詳しく解説します。

2-1. データ保存の場合はすぐに提出できる状態にしておく

前述のとおり、賃金台帳は定期的に提出すべき書類ではありませんが、労働基準監督署による臨検監督などで求められた場合には提出しなければなりません。賃金台帳の作成には時間がかかるため、こまめに情報を更新しておくことが大切です。基本的には給与支払いのタイミングで記載内容を更新し、求められたときにすぐ提出できるようにしておきましょう。

賃金台帳は、必要な項目が網羅されている、誤って消去されない、長期にわたって保存できる、といった要件を満たしていれば、データとして作成し、保存しても問題ありません。
ただし、必要に応じてパソコンの画面上に表示して確認できたり、印刷して提出できたりする状態にしておく必要があります。紙ベースで保存する場合と同様、いつでも提出できるよう常に最新の状態にしておきましょう。

参考：労働基準法に関するQ＆A｜厚生労働省

2-2. 是正勧告を受けたときは是正報告書と一緒に提出する

臨検監督において、労働基準監督署から是正勧告を受けたときは、賃金台帳を修正したうえで是正報告書と一緒に提出します。

まず最初に、是正勧告書の内容を確認しましょう。是正勧告書の違反事項の部分を見ると、「賃金台帳に記入すべき事項である休日・深夜労働時間数が記載されていない」などと書かれています。指摘事項を確認のうえ、賃金台帳を修正しましょう。項目の漏れを指摘された場合は、厚生労働省のホームページからダウンロードできる書式を見て確認するのがおすすめです。

賃金台帳の修正が完了したら、是正報告書を作成します。是正報告書の是正内容の部分には、「法定記載事項の漏れを修正して賃金台帳を調製しなおしました」などと記載しましょう。是正期日が決められている場合もあるため、遅れないように注意が必要です。

時間外労働時間が基準をオーバーしているような場合は、書類上の対応だけではなく、実質的な業務改善を進めなければなりません。賃金台帳には、従業員の労働状況を把握するという役割もあるため、作成の際に労働時間などをしっかりと確認し、必要に応じて働く環境を改善していきましょう。

2-3. 賃金台帳の保存期間に注意する

賃金台帳の保存期間は、令和2年4月の労働基準法改正によって5年に変更されました。ただし、当分の間は経過措置として3年間の保存でも問題ありません。保存期間は、賃金台帳に最後に記載した日から起算されるため注意しましょう。保存しておくべき賃金台帳を紛失すると労働基準法違反となるため、しっかりと管理しておき、いつでも提出できる状態にしておくことが大切です。

当サイトで無料配布している「賃金台帳のガイドブック」では、賃金台帳を作成する方法や作成しなかった場合のリスクなどの基礎情報はもちろん、賃金台帳以外の出勤簿や労働者名簿などの他の法定三帳簿の保存期間についても解説しております。自社の帳簿管理が正しいかどうかを確認する際の参考資料としても活用できます。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

関連記事：賃金台帳の保存期間や違反した際の罰則・保存方法を解説

3.賃金台帳がない場合の対応

賃金台帳がない場合、控えの給与明細で対応できる場合もありますが、賃金台帳に記載するべき項目を満たしていない場合が多いので注意が必要です。特に休日、時間外時間などの労働日数に関する記載がないケースが多いです。

そもそも、労働基準法施行規則第54条に記されている賃金台帳に記載するべき項目は以下の8つです。

　①氏名
　②性別
　③賃金計算期間
　④労働した日数
　⑤労働時間数
　⑥休日、時間外、深夜労働時間数
　⑦基本給、手当、その他の種類ごとの金額
　⑧賃金控除内容とその金額

これらの項目が記載されている台帳がない場合は、労働基準法違反になるため、早急に賃金台帳を作成する必要があります。

4.賃金台帳はいつでも提出できる状態にしておこう

今回は、賃金台帳の提出が求められる場面や、提出の際の注意点などについて解説しました。賃金台帳は定期的に提出する書類ではありませんが、臨検監督などで求められた場合には提出する必要があります。情報を記載するのはそれなりに時間がかかるため、こまめに更新して常に最新の状態をキープしておきましょう。記載すべき項目や保存期間についても法律で決められているため、是正勧告を受けないようにしっかりと把握しておくことが大切です。

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