従業員を雇い入れている企業は、賃金台帳を作成して保存することが義務づけられています。この台帳は労働基準監督署や年金事務所などの調査の際に必要なもので、作成を怠ると罰則が科されることもあるため注意が必要です。

この記事では、賃金台帳の作成方法と法的ルールについて説明します。正しい記載事項と保存方法を押さえて、従業員への給与の支払いを適切に管理しましょう。

1. 賃金台帳とは？

賃金台帳とは、労働基準法第108条で作成が義務づけられている帳簿で、従業員に支払った給与に関する事項を記載しておくものです。まずは、賃金台帳について、役割や対象者など概要を詳しく見ていきましょう。

1-1. 賃金台帳の役割

賃金台帳は、従業員への給与の支払情報を記録するもので、労働者の権利や労働条件を保護するための措置の一環として作られます。

給与の労働時間に対する支払い情報や、休暇、控除などの情報を正確かつ透明に記録し、法的要件を遵守するための根拠となります。また、給与支払いのトラブルがあった際の情報源や、経営における支出管理のデータとしても活用できます。

（賃金台帳）

第百八条　使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

引用：労働基準法第108条｜e-Gov法令検索

1-1-1. 賃金台帳は法定三帳簿のひとつ

法定三帳簿とは、労働基準法によって作成が義務付けられている3つの帳簿を指します。これには今回解説している「賃金台帳」をはじめ、従業員に関する情報を記載する「労働者名簿」、および「出勤簿」が含まれます。

これらの帳簿は、法律に基づいて作成・保存が求められ、企業は労働者を雇用した際に、必ず整備しておく必要があります。

1-2. 賃金台帳の記載対象者となる従業員（アルバイト）

賃金台帳を作成した際に記載対象となる人は、事業所で労働するすべての従業員です。

正社員や管理監督者はもちろんのこと、パートタイマーやアルバイト、日雇い労働者も対象となります。個人事業主の場合でも、従業員が1人でもいる場合は賃金台帳の作成が必要になります。

また、派遣社員も労働者に該当するため、賃金台帳の作成義務があります。ただし、派遣先でなく、派遣元に調製義務が生じるので注意しましょう。

1-2-1. 日雇い労働者

日雇い労働者は、賃金台帳の作成対象者に含まれますが、注意点として継続勤務が1ヵ月を超えない場合、「賃金計算期間」を記載する必要はありません。

短期的な雇用形態においても、適切な記録を保持し、法的要件を満たすことが求められます。正確な記載をおこなうことで、将来的なトラブルを防ぎ、労働者の権利保護につながります。

1-2-2. 管理監督者

管理監督者は、労働基準法第41条に基づき、特定の労働時間や休憩・休日の規定が適用されない重要な立場にあります。

このため、賃金台帳においては「労働時間数」「時間外労働」「休日労働」の時間数を記載する必要がありません。しかし、深夜手当の対象となる深夜労働時間数は必ず記載しなければなりません。

さらに、働き方改革関連法により、2019年から管理監督者に対しても「労働時間の状況」を把握する義務が課されています。したがって、労働時間が適用されない管理監督者についても、賃金台帳を通じて労働時間を把握するためには、タイムカードなどの客観的な記録と併せて管理することが求められます。

関連記事：賃金台帳はアルバイトでも必要なの？項目と書き方を解説

2. 賃金台帳に記載すべき必須項目と書き方

賃金台帳に記載する事項は、労働基準法施行規則第54条で以下のように定められています。

1. 氏名
2. 性別
3. 賃金計算期間
4. 労働日数
5. 労働時間数
6. 時間外・休日・深夜労働時間数
7. 基本給や手当の種類およびその額
8. 控除内容とその額

これらの項目は、賃金の透明性確保や従業員の権利保護のために重要であり、企業は法令に従って適切に記載する必要があります。

特に、労働時間や賃金に関する詳細な記録は、トラブル回避や税務調査においても役立ちます。誤りや漏れがないように記載することで、従業員および企業双方の信頼関係を築くことができます。それぞれの項目のポイントをまとめたので、詳しくみていきましょう。

参考：労働基準法施行規則｜e-Gov法令検索

2-1. 氏名・性別

従業員が特定できるよう、氏名だけではなく性別も記載しておきます。氏名の隣など、わかりやすい場所に性別を記載する欄を作成しておきましょう。

また、役職や社員番号を併記することも推奨されます。これにより、同姓同名の従業員がいる場合でも、混乱を避けることができ、記録の正確性が向上します。正確な情報は、今後の労務管理や各種手続きにおいて非常に重要となるため、しっかりとした記入を心がけましょう。

2-2. 賃金計算期間

例えば「2023年1月11日～2月10日」などと記載し、支払った給与がいつからいつまでの分なのかわかるようにします。この項目は正社員でもアルバイトでも記載する必要がありますが、例外として1ヵ月未満の日雇い労働者の場合は記載が不要です。

加えて、賃金計算期間は、労働基準法に基づき、企業が適切に給与を支給するための重要な情報です。このため、期間を明確に示すことで、透明性の確保や、後々のトラブルを避けることにもつながります。特に月末締めや特定の休日に合わせた給与支払いをおこなっている場合は、正確な計算期間を明記することで、倍払いの防止や、税務上の整合性を保つためにも重要な役割を果たします。

2-3. 労働日数・労働時間数

その期間中に労働した日数と時間数についても記載しておきます。タイムカードを見ながら記載すると、ミスが防げます。

また、労働時間数には、有給休暇を取得した日や休憩時間なども適切に管理したうえで、実際に働いた時間を正確に記録することが重要です。これにより、従業員の労働状況が把握しやすくなり、適正な賃金計算にもつながります。

さらに、労働時間の集計をおこなう際には、残業や休日出勤など特別な働き方に関する情報も別途明記することで、適正な賃金を確保するための基礎データとして活用できます。

2-4. 時間外・休日・深夜労働時間数

時間外労働（1日8時間、週40時間の法定労働時間を超えた労働）や休日労働（法定休日の労働）、深夜労働（原則22時～翌5時の労働）の時間数は、残業代や休日手当、深夜手当といった割増賃金を計算するときに必要な情報です。それぞれで割増率が異なるため、個別に時間を計算して記載しておかなければいけません。これにより、適切な賃金の算定をおこなうことが可能となります。

また、勤務シフトによっても働いた時間が変動するため、労働時間の記録は正確におこない、労働者が適正な手当を受け取れるように配慮することが求められます。このような記録は、万が一トラブルが発生した場合にも、証拠として活用できるので、注意深く管理しておくことが望ましいです。

関連記事：労働基準法第37条における割増賃金規定の正しい計算方法

2-5. 基本給や手当の種類およびその額

賃金台帳には、各手当の詳細を明確に記載することも大切です。手当には、職務手当、役職手当、成績手当など、企業ごとにさまざまな種類があるので、各手当の支給額を個別に記載することで、賃金体系の透明性を高めることができます。

また、法定最低賃金を下回ることがないよう、基本給や各種手当が適正であることを確認するために、必要に応じて過去のデータと比較することも効果的です。これにより、労働者の権利を守りつつ、企業側でも不正支給やトラブルのリスクを回避することができます。

2-6. 控除内容とその額

給与から差し引く社会保険料や税金などについて、その内容と金額を残しておきます。

会社が独自で控除している旅行積立金や社宅費、財形貯蓄などについても記載する義務があります。これにより、賃金の透明性を確保し、後々のコンプライアンス問題の防止にも役立ちます。

特に、控除項目が多様である場合には、従業員への説明責任にも配慮することが重要です。

関連記事：賃金台帳に必要な記載事項とは？それぞれの意味を詳しく解説

3. 賃金台帳の作成方法

賃金台帳の役割や記載事項がわかったら、実際に作成に入っていきましょう。賃金台帳には記載すべき項目が定められていますが、書式については明確に指定されていません（労働基準法施行規則第55条、第59条の2）。

そのため、法定項目さえ満たしていれば、どのような書式でも正式な賃金台帳として認められるのです。ここでは、賃金台帳の作成方法について詳しく紹介します。

3-1. 手書きで作成する

賃金台帳は記載事項を正しく守れば、手書きで作成しても問題ありません。紙に手書きで記入して作成すれば、簡単に賃金台帳を管理することができます。

しかし、手書きで賃金台帳を作成する場合、時間と手間がかかるうえ、ミスも発生しやすくなります。また、経年劣化、紛失・盗難のリスクもあります。賃金台帳の作成・管理を効率化したいのであれば、デジタルツールを活用するなど、他の方法も検討してみましょう。

3-2. エクセルで作成する

賃金台帳は、エクセルなどの表計算ソフトを使って管理することもできます。普段から業務で利用し、使い慣れているエクセルであれば、新たなコストをかけずに、賃金台帳を作成し、管理を効率化することが可能です。

また、インターネット上にある無料の賃金台帳テンプレートを活用すれば、作成の手間を削減できます。ただし、法律で定められた記載事項がきちんと網羅されているか確認することが大切です。

3-3. 厚生労働省のフォーマット・テンプレートを使う（無料）

厚生労働省は賃金台帳のフォーマット・テンプレートを無料で公開しています。常時労働者用と日雇い労働者用の2種類が用意されていて、法定項目もきちんと網羅されているので、安心して賃金台帳の作成に役立てられます。

厚生労働省の賃金台帳のフォーマット・テンプレートを用いる際は、主にダウンロードして印刷する方法と、内容をコピー・カスタマイズしてエクセルで管理する方法が考えられます。自社のニーズにあった方法で上手に活用しましょう。

参考：主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）｜厚生労働省

3-4. 会計ソフトを使う

賃金台帳は会計ソフトを使っても作成できます。会計ソフトの賃金台帳であれば、PDFファイルやCSVファイルなど、さまざまな形式で出力可能です。

また、会計ソフトで賃金台帳を作成すれば、経理業務や労務までまとめて管理ができるため、事務の効率化が期待できます。さらに、一部の会計ソフトでは、法令改正に自動対応しているものもあり、最新の法律に基づいた賃金台帳の管理が可能です。

3-5. 社労士など専門家に依頼する

賃金台帳の作成するやり方には、自社で作成する方法以外に、社労士などの専門家に依頼して作成する方法もあります。従業員数によって費用は異なりますが、社労士に依頼すれば1ヵ月あたり3～5万円程度で作成してもらうことができます。

作成をアウトソースすることには費用がかかりますが、従業員が多い場合は、自社で作成するよりも外注化したほうが時間的・人的コストの削減につながるケースもあります。まずは、自社に合った作成方法を選びましょう。

関連記事：賃金台帳の書き方やおすすめの書式・注意点から保管期間まで解説

4. 賃金台帳の保存期間と保管方法

賃金台帳は、労働基準法第108条によって作成が義務づけられている帳簿です。法的ルールに則って管理・保存しなければなりません。

前述のとおり、帳簿に記載する項目が指定されていることに加え、保管期間にもルールが設けられているので注意しましょう。

4-1. 5年間（当面の間は3年）の保存期間

賃金台帳は、先述したように法定項目の記載が義務づけられているほか、労働基準法第109条および労働基準法施行規則第56条により、原則最後に書き入れた日から起算して、5年間（当面の間は3年）保存することが法的ルールとして規定されています。なお、最後に書き入れをおこなった日よりも、当該記録に関わる賃金の支払期日が後にくる場合、その賃金の支払期日が起算日となります。

また、賃金台帳と源泉徴収簿を兼ねて管理しているケースもあるかもしれません。その場合、「その申告書等の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間」の保存が義務付けられます。つまり、5年間から7年間に保存期間が延びるので気を付けて管理しましょう。

参考：No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間｜国税庁

関連記事：賃金台帳の保存期間は5年！起算日や保存方法、違反した際の罰則を解説

4-2. 賃金台帳の保管方法

賃金台帳は支社や事業所ごとの保存が必要です。賃金台帳の具体的な保管方法に定めはありません。ただし、紙での保管、データでの保管どちらの場合であっても、いつでも提出できるようにしておくことが大切です。

賃金台帳は、労働基準監督署などの行政機関から提出を求められることがあります。その際にすぐ対応できるよう、日頃から整理・保管しておくことが重要です。データで保管している場合は、検索性も高く、迅速に提出しやすいでしょう。紙で保管している場合でも、年単位などで整理しておけば、スムーズに対応できます。

4-2-1. 賃金台帳を電子保存・保管する際の要件

賃金台帳は電子保存が認められています。賃金台帳を電子保存するには、次のような要件を満たす必要があります。

（1）法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること。
（2）労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること。
（3）誤って消去されないこと。
（4）長期にわたって保存できること。

引用：労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。｜厚生労働省

これに加えて、とくに賃金台帳と源泉徴収簿を兼用している書類を電子化している場合は、電子帳簿保存法の要件にも注意が必要です。保存形式や要件を満たしていないと、法的に認められない可能性があります。また、賃金台帳の保存方法や保存期間について不安がある場合は、社会保険労務士や税理士などの専門家に相談し、適切に管理することが大切です。

5. 賃金台帳に関する法的罰則とルール

続いて賃金台帳の作成、保管における具体的なルールやそれに対して不備があった際に、どのような罰則があるのか解説していきます。

5-1. 賃金台帳に不備があった場合の罰則

賃金台帳の法的ルールを遵守せず、法定項目の基準を満たしていない場合や、正しい期間保存していない場合は労働基準法違反となるため注意しましょう。労働基準監督署から是正監督書が交付されるほか、悪質な場合は同法120条に記載のあるとおり30万円以下の罰金が科されてしまう可能性があります。

なお、労働基準法で作成・保存が義務づけられた帳簿はほかにもあり、同法107条に規定されている労働者名簿や、108条に規定されている出勤簿などが挙げられます。これらの帳簿は総称して「法定三帳簿」とよばれ、従業員を雇い入れる企業は必ず備えつけておかなければいけません。

関連記事：労働基準法第109条規定の労働者名簿の正しい取り扱い方や保存について

5-2. 賃金台帳に提出義務はある？

賃金台帳について、一般的に法的な提出義務はありません。労働基準法などの労働関連法令では、賃金台帳の作成と保存が義務付けられていますが、その提出に関しては明確な要件はありません。

ただし、労働監督官庁や税務当局など、特定の機関からの要請や監査に対しては、賃金台帳の提出が求められる場合があります。これは、労働条件や給与に関する情報の確認や評価を目的としたものです。

また、労働組合や労働者本人からの要求に応じて、賃金台帳の開示や提供が求められることもあります。労働者の権利保護や労務管理の透明性を確保するためにも、正確かつ迅速に対応できるよう、日頃から適切に管理しておくことが重要です。

5-3. 賃金台帳は1社につき1冊必要？

同じ会社でも部門や事業内容が異なる場合、賃金台帳は事業場ごとに作成して保存する必要があります。労働基準法第108条に記されているように、例えば東京に本社があり大阪に支社があるような場合は、東京と大阪で1冊ずつ、1企業として2冊の賃金台帳を作成・管理しなければなりません。

なお、各事業場とは「労働者が使用者の指揮命令に従って労働をおこなう場所または施設」を指します。

当サイトでは「賃金台帳の作成ガイドブック」という資料を無料配布しており、本資料ではそもそも賃金台帳の基礎はもちろん、賃金台帳の作成方法や作成しなかった場合のリスク、また保存期間なども解説しております。本資料ひとつで賃金台帳に関しては網羅的に理解できる資料となっており、大変参考になるので興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

5-4. 賃金台帳がない場合はどうする？

賃金台帳がない場合は、まず法令の遵守を優先し、迅速に賃金台帳の作成に取り掛かる必要があります。

労働基準法に基づき、この台帳は企業にとって必須の記録なので、未作成の場合は法的なリスクを伴います。作成にあたっては、必要な記載項目を確認したうえで、電子形式での保存も可能であるため、便利なシステムやテンプレートを利用して効率よく進めましょう。早急に対策を講じることで、企業の信頼性を保ち、問題を未然に防ぐことができます。

関連記事：賃金台帳の提出方法を解説！賃金台帳がない場合の対応も紹介

6. 賃金台帳と給与明細の違い

賃金台帳と似たような項目を管理する書類に、給与明細があります。ここでは、賃金台帳と給与明細の違いや、賃金台帳を給与明細で代用できるのかについて詳しく紹介します。

6-1. 賃金台帳と給与明細は作成する目的が異なる

給与明細には、従業員の給与額や控除額、支給内容に特化した情報が記載されているため、従業員に対する具体的な給与通知の役割を果たします。一方で、賃金台帳は、法的に定められた項目を含むより包括的な記録であり、企業が労働者の賃金支払い状況を正確に管理するための重要なツールです。

従業員の労働状況を正確に把握するために賃金台帳は必要不可欠であり、企業の財務状況や労務管理の透明性を確保するうえでも重大な役割を果たしています。さらに、賃金台帳は法令によって保存が義務づけられており、労働基準監督署や税務当局の要求に応じて速やかに提出する用意が求められます。

これに対して、給与明細は法的義務としての保存が求められないため、企業にとってのリスク管理の観点からは異なる重要性を持っています。したがって、賃金台帳と給与明細は異なる目的と機能を持ち、労働者との信頼関係を築くためにどちらも適切に管理されるべきです。

6-2. 給与明細は賃金台帳の代わりになるのか？

給与明細は、賃金台帳の代わりになることはありません。給与明細と賃金台帳は、異なる目的と役割を持つ文書だからです。

賃金台帳は雇用主が保持する帳簿であり、労働者の給与や労働条件に関する情報を記録します。賃金台帳は法的な保存義務があり、国や地域の労働法や税法に基づき一定期間保存する必要があります。

一方、給与明細は、従業員が受け取った給与や手当、控除などの詳細な情報を示す文書です。通常、従業員に対して給与支払いと同時に提供され、給与明細には支払い日や支払い内容、源泉徴収税額などが記載されます。給与明細は従業員に対して給与の明確な説明を提供する役割を果たしますが、法的な保存義務を負う文書ではありません。

以下に賃金台帳と給与明細の違いをまとめているので、ここでしっかりと区別しておきましょう。

–	賃金台帳	給与明細
記載事項	労働基準法により法定項目が定められている	給与の金額や出勤日数など、当月の勤怠情報を記載する
保存義務	労働基準法により5年間（当面の間は3年）の保存が義務づけられている	給与支払いの際に発行するが、企業の保存義務はない
作成の目的	従業員への給与支払を管理するため	従業員に給与を通知するため

6-3. 給与明細は従業員に渡すことが義務付けられている

給与明細の保存は義務付けられていませんが、所得税法第231条により、給与を支払う際には従業員に明細を交付する義務があります。また、給与明細の電子化も認められており、専用システムなどを通じて電子的に交付することで、業務の効率化やペーパーレス化を進めることが可能です。電子交付を導入する場合は、従業員が内容をきちんと確認できる環境を整えることが重要です。

関連記事：給与明細とは？保管期間や注意点、記載項目までくわしく解説

7. 賃金台帳の作成から管理までを正しく理解しよう

賃金台帳とは、従業員を雇用する企業が必ず作成・保存しなくてはいけない帳簿のひとつです。従業員に対して支払った給与を正しく管理するための帳簿で、労働基準監督署や年金事務所などの調査で必要となるものなので、しっかりと備えつけておきましょう。

指定されたフォーマットはありませんが、法定項目を押さえて作成し、原則最後に書き入れた日から5年間（当面の間は3年）保存することがルールで定められています。賃金台帳の正しい取り扱いを理解し、適切に管理することを心がけてください。

関連記事：賃金台帳の写しが必要な場面や作成時の注意点を解説