給与明細とは?保管期間や注意点、記載項目までくわしく解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

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給与明細とは?保管期間や注意点、記載項目までくわしく解説 - ジンジャー(jinjer)| クラウド型人事労務システム

給与明細とは?保管期間や注意点、記載項目までくわしく解説

給与明細

労働に対して賃金の支払いをする際、発行され雇われる側に渡されるのが給与明細です。給与明細には、支払われた給与に関する情報が詳しく記載されています。給与明細は、従業員を雇う側、そして働く側の両方にとって重要な書類です。

今回は、給与明細について、発行の必要性や記載する項目を踏まえて詳しく紹介します。既に給与明細を手に取ったことがある人でも、改めて基本に振り返って正しく把握しましょう。

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システム導入による給与明細の電子化が効率化を実現!

毎月給料日近くになるとやってくる給与計算業務。
その中でも給与明細の発行と封入作業は、従業員の数が増えれば増えるだけ工数がかかり、根気が必要な業務になります。

また、給与明細の発行・交付が法律で決まっているにもかかわらず、従業員が持ち帰り忘れたり、出社しないため会社に残ったまま、というようなこともあるでしょう。

そこで本資料では、給与明細の複雑な作成ステップやその一連のフローをシステムの導入により、どのように効率化できるかなどを、実際の管理画面をお見せしながら解説しております。

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1. 給与明細とは?発行する理由や必要性を解説

給与明細

企業は、従業員に労働してもらうにあたり、給与(賃金)を支払わなければなりません。この時に支払われる金額は、雇用契約の内容と労働時間によって変動します。そのため、給与明細には、支給額と控除額、それらを補足する内容を記載する必要があります。

本章では、給与明細の定義や交付方法について解説します。

1-1. 給与明細とは?

給与明細とは、給与が支払われた際に、その金額について詳しく内容が記載された書類のことです。

確かな契約のもとで労働者による労働がおこなわれた場合、必ず対価として労働者に給与が支払われます。このとき、給与が適切に計算されて支払われていることを証明するための書類で、決まったフォーマットはありませんが、詳細な内訳を記載しなければ従業員が不信感を抱く可能性もあるでしょう。

1-2. 給与明細を発行する目的

給与明細の交付は、所得税法第231条の第1項で定められています。

第二百三十一条 居住者に対し国内において給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給与等、退職手当等又は公的年金等の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。

引用:所得税法|e-Gov法令検索

所得税法のなかに出てくる支払明細書とは、いわゆる給与明細のことです。

上記のように給与明細の交付は必須にもかかわらず、出勤日が先になるなど、諸事情により給与明細が渡せなくなってしまうことも考えられます。

現状の交付方法で問題が起きていないかを確認したうえで、適切なやり方を模索していきましょう。

関連記事:給与明細の電子化(ペーパーレス化)!導入手順やメリット、注意点を徹底解説
関連記事:給与明細の電子化に同意書が必要な理由や反対された場合の対応

1-3. 給与明細を交付する方法

給与明細を交付する方法は大きく3つあります。

  • 紙で交付する
  • CD-ROMなどの磁気媒体で交付する
  • Web上で交付する

給与明細は、従業員の同意を得ている場合に限り、専用のWebページや電子メールなどで交付することができます。この場合、紛失や交付漏れもなくせるのでおすすめです。

当サイトでは、給与計算システム「ジンジャー給与明細」の管理画面のキャプチャ画像をご覧いただきながら、給与明細の電子化で業務がどのように効率化できるのかを解説した資料を無料で配布しております。交付する際の手入力の作業や封入作業が手間に感じているご担当者様は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

2. 給与明細に記載する項目

チェックする様子

給与明細は、主に3つの項目によって成り立っています。
それぞれについて、細かく見ていきましょう。

2-1. 支給額

一般的に額面とも呼ばれているのが、この支給額です。たとえば、企業で正社員として働いている場合、基本給に加えて、残業代や住宅手当、通勤手当、役職手当といったようにさまざまな手当が設定されていることがあります。それらをすべて足しあわせたものが従業員への支給額です。

給与には、働いた日数も影響してきます。とくにアルバイトのような時間給の場合は、働いた日数によって給与が大きく変わってくるでしょう。支給額がその金額になった計算材料として、勤怠に関する情報も記載されています。

そのほか、たとえば遅刻や早退、欠勤は支給額が下がる要因です。これらは控除として扱われ、支給額に関する項目でマイナスとして表記されます。

2-2. 控除額

税金や保険料など、これらは控除額として支給額から差し引かれることになります。控除額には、主に以下のようなものが該当します。

  • 所得税
  • 住民税
  • 健康保険料
  • 厚生年金保険料
  • 介護保険料(40歳以上)
  • 雇用保険料

このほかにも、労働組合費や積立金、食事代、財形貯蓄、親睦会費など、企業によっては控除額について独自のルールを設けているケースもあります。

関連記事:給与明細における所得税の計算方法を分かりやすく解説

2-3. 差引支給額

一般的に手取り金額とも呼ばれるのが、差引支給額です。1の支給額から2の控除額を差し引きすることで、実際にその従業員の手元に入る給与が算出されます。この金額が差引支給額です。

なお、給与は通貨によって雇う側から働く側に直接かつ全額支払うようにと労働基準法の第24条によって定められています。[注2]

ですが、実際には、直接支給されることもありますが、働く側の銀行口座へ入金といった形で支払われることも多いでしょう。
これは、同じく労働基準法の第24条の但し書きによって認められているためです。

そのほか給与明細の作成に必要なものや記載項目を詳しく解説しておりますので、興味のある方は関連記事を是非ご覧ください。

関連記事:給与明細の作成方法とは?ツールやエクセルで作成を効率化!

[注2]労働基準法|e-Gov法令検索

3. 給与明細における天引きについて

天引き

給与が支払われる際、これから徴収されるであろう金額をあらかじめ差し引くことを天引きといいます。たとえば、借金をした際の利息が天引きに該当します。

給与明細の場合、税金や保険料などが天引きとして給与が支払われる前にあらかじめ差し引かれます。どういったものが天引きされるのか、細かく見てみましょう。

3-1. 健康保険料

怪我や病気に見舞われ、病院を受診する際に適用される保険制度が健康保険です。

健康保険が適用される場合、年齢によって負担額が少なくなります。6歳までは2割、70歳までが3割、75歳までが2割、それ以上が1割の負担です。

※70歳以上でも、一定以上の所得がある場合は3割負担になります。

3-2. 厚生年金保険料

日本にある年金制度は、大きく2つに分類できます。1つは、すべての国民が加入しなければならない国民年金制度です。20〜60歳の全国民が加入し、受け取る保険料は定額となります。

一方で、企業などに勤務している人が加入しなければならないのが、厚生年金です。年齢に関係なく、企業に属して働いている人は加入する必要があります。保険料は、給与に対して変動するので注意しましょう。

この厚生年金のために天引きされるのが、厚生年金保険料です。

3-3. 介護保険料

怪我や病気、加齢などによって介護サービスを必要とするときがいつの日か来るかもしれません。そのようなときに備えておくのが、介護保険料です。

介護保険料は、40歳を迎えてから支払う必要があります。

3-4. 雇用保険料

いつまでも元気に働き続けられればよいですが、そうとも限りません。職を失ったり、働けなくなったりしてしまうときもあるでしょう。そのような際に、必要な給付などを受け取るために必要なのが雇用保険です。

雇用保険料は、企業側と働く側の双方で一定の金額を負担します。

3-5. 所得税

給与の支払いによって現金を得る場合、国に対して所得税を支払わなければなりません。毎月の給与に対して所得税をもとめ、天引きしておくことを、源泉徴収といいます。企業に勤めている場合、毎月源泉徴収を行い、最終的に12月の段階で年末調整によって金額を確定します。

▼あわせて読みたい、給与明細における所得税の計算方法を分かりやすく解説の記事はこちら

3-6. 住民税

住民税とは、住民票のある都道府県や市区町村に対して支払う税金のことです。住民税は、前年度の給与をもとに算出され、支払う必要があります。そのため、新卒2年目から支払いが始まる人が多いです。

従業員に代わって企業が給与から住民税を天引きし、支払っておくことを住民税の特別徴収といいます。

4. 給与明細を発行する際の注意点

青いペンで明細と書く

給与明細を発行するにあたり、注意しなければならない点があります。

特に法令で定められているもので違反した場合、罰則を科される恐れがあるため、注意が必要です。

4-1. 本人に渡せない可能性がある

先述のとおり、給与明細は本人に交付する義務があります。しかし、シフトの兼ね合いなどで本人に手渡しできないこともあるでしょう。また、休憩室などに給与明細おいて、各人に持っていってもらう方法も、紛失や見落とし、他人の明細と見えてしまうなどの問題があります。確実に本人に交付するためには、手渡しや電子データでの交付をおこなうことが望ましいでしょう。

また、給与明細に限らず、人事情報を電子データでまとめて管理することで業務を効率化することも可能です。データが自動連携されるサービスを活用することで、勤怠情報や居住地、扶養家族の有無から毎月の給与算出が容易になるだけでなく、人材活用においても役立てることができます。

詳しくは下記の記事で紹介しているので、合わせてご確認ください。

関連記事:社員管理の電子化とは?電子化の手順や注意点を詳しく解説

4-2. 計算間違いがないか確認する

万が一、給与の計算間違いをしてしまった場合、会社だけでなく従業員にも迷惑をかけてしまいます。そのため、従業員の数がどんなに多くとも、給与の計算ミスをしてはいけません。

もし間違った額を支給してしまうと、従業員からの不信感につながるでしょう。また、給与の過払金があったときに、従業員が返還請求を拒否する可能性もあります。従業員とのトラブルは、会社の信用を落とすことにつながりかねません。

5.給与明細から分かる内容を正しく把握しておくこと

仕事に取り組む女性

基本的に、源泉徴収票や確定申告書、住民税額決定通知書などによって収入の証明がなされます。給与明細も、収入を証明できる重要な書類です。万が一、給料の未払いがあった場合、誤りを指摘するためにも使用されます。

そのほか、各控除額についても細かく記載されているため、たとえば年金記録の確認としても使用できます。受け取った側は、しっかりと保管しておくことが大切です。発行する側は、必要な情報を正しく記載するようにしましょう。

関連記事:給与支払報告書とは?その内容や提出方法・期限を解説

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その中でも給与明細の発行と封入作業は、従業員の数が増えれば増えるだけ工数がかかり、根気が必要な業務になります。

また、給与明細の発行・交付が法律で決まっているにもかかわらず、従業員が持ち帰り忘れたり、出社しないため会社に残ったまま、というようなこともあるでしょう。

そこで本資料では、給与明細の複雑な作成ステップやその一連のフローをシステムの導入により、どのように効率化できるかなどを、実際の管理画面をお見せしながら解説しております。

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MEGURO

MEGURO

HR NOTEのライター、総合求人サイトとシニア向け情報メディアの立ち上げを経て、現在はjinjer blogの運営に携わっています。 事業視点から、バックオフィスの重要性を啓蒙するコンテンツを作っています。 保有資格:ファイナンシャル・プランニング技能士(3級)

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